文件受控发行管理规定Word格式文档下载.doc
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1目的
1.1为了有效地控制公司质量环境管理体系文件,确保文件的正确使用,保证文件的有效性、适宜性、充分性,避免资料错误造成损失,特制定此制度。
2适用范围
2.1适用于公司体系运行所有文件。
3职责
3.1人力资源部负责对体系运行的文件进行编号、受控。
3.2与体系相关的部门负责文件制作、修改及签呈工作,完毕后交企划部确认受控发行。
4工作程序
4.1受控文件对象
4.1.1公司体系运行的所有文件。
4.2非受控文件对象
4.2.1公司外来文件及其他文件。
4.3文件受控发行内容
4.3.1相关部门依据《文件格式管理办法》拟制好相应文件,经企划部确认格式及标准无误后,由体系人员对文件进行受控,依照各部门所需文件的份数进行发行,并做好受控发行相关台账。
所有受控发行相关记录于《管理文件发放、回收登记表》或《技术文件发放、回收登记表》。
4.3.2人力资源部随时复查该部门文件是否为最新版本,文件是否为受控发行状态,针对丢失资料严重的部门,将严格按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》处理。
4.3.3生产现场使用的作业标准(如作业指导书,标准规范等)发放的份数不够用时,使用部门应及时向企划部提出申请,申请时需详细填写申请原因(如:
①原发放份数不够用,应在申请单上写明发放份数,现需增加份数;
②如果是丢失的资料,应在《文件补发申请单》上注明责任人及遗失原因方可申请,若发现申请部门填写的数据与人力资源部实发数据不符,则取消补发文件。
4.3.4各部门应指派专门负责人保管受控文件,凡是因负责人离职而交接不清丢失的文件,企划部将按《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。
4.3.4由人力资源部受控发行的文件各部门不得随意复印,必须使用盖章受控版本,若发现有使用复印件代替的,按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。
4.3.5所有管理文件内容由各拟制部门确定,由企划部统一标准化,文件的拟制、审核、批准由各拟制部门完成,文件发行工作由企划部体系人员负责。
4.3.6文件受控章盖在封面相应位置或封面正下方空白处,正文每页右下角加盖红色双圆圈,防止文件的随便复制。
修订记录
修订日期
变更内容
版本/次
修改人
批准人
总页数
2013.8.30
依公司最新组织架构文件归口部门变更由原来质量管理部变更为企划部
A/1
3
2015-9-22
依公司最新组织架构文件归口部门变更
A/2
3(共3页)
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- 关 键 词:
- 文件 受控 发行 管理 规定