物资管理制度.docx

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物资管理制度

物资管理制度

目  录

第一章  总则  2

第二章  人员职责  3

第三章  物资的分类及定义  4

第四章  物资的申购  5

第五章  库房物资管理  7

第六章  物资的调拨、借用、退料  9

第七章  物资的维修  10

第八章  物资的报废  11

第九章  罚则  12

第十章  附则  13

第十一章  相关表格  13

总 则

为了提高公司的经营管理水平，节约成本费用，加强物资管控力度及后勤保障服务工作，确保物资得到合理的管理和核算，特制定本管理程序。

术语与解释：

适用于公司使用、储存的各类材料、工具、用具、设备、办公设备、办公用品等所有物资的管理。

公司的各种物资主要是作为维持物业管理运作及公司管理需要，不允许员工利用公司的物资及设备资源进行私人用途。

所有物资采购、发放及其使用由行政部统一归口管理，各使用部门负责人负责监督与控制。

使用人领用后的物资实行“谁使用、谁负责”的原则，使用人对所领用的物资进行使用期间的管理。

本规定适用于物管公司所有采购物资的配置、使用及相关的管理工作。

行政部负责规范公司本部及各管理处物资的分类编号、验收、入库、保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项。

人员职责

各职能部门、管理处负责人职责

负责审核本部门材料物资请购计划消耗的必要性、消耗数量及需用时间。

负责本部门物资的统筹控制。

行政部后勤主管职责

负责各职能部门、管理处报送的《计划物资请购表》的审核流程。

负责编制当月《物资计划预算表》并按流程审批。

负责编制《计划与采购对比表》、《进出库存报表》及《季度旧物资库存表》。

负责OA急购物资材料及专项物资材料的采购催办。

协同物资采购人员确定各管理处指定采购点，并对定点采购的物资质量、价格清单、供货时间进行 核定。

初审物资采购价格和质量。

负责公司物资管理，平衡物资的调配。

负责监督、检查各管理处物资管理情况，并编制季度执行情况汇总。

负责每月底根据本月购买物资情况（分管理处及单项工程）编制物资购入统计表。

10、负责编制本管理处物资计划，当月物资收、发、库存表报财务。

11、负责每月向中标供货商提供物资需求计划。

12、负责中标供货商报帐申请。

管理处物资管理人员职责

负责编制本管理处物资计划。

当月物资收、发、库存表报财务。

负责管理处物资管理，监管物资使用情况。

负责本管理处库房物资的入库、发放及管理。

负责管理处指定采购点的衔接，并按物资计划要求安排定点采购。

核定定点采购的物资质量、价格。

负责本管理处物资购入和使用的控制，负责对发出物品使用情况的抽查和记录。

负责建立本管理处物资台账及每月库存物资的盘点。

负责编制急需物资材料及专项物资材料的请购表。

物资采购员职责

负责物资采购及控制所采购物资的时间、价格、质量。

负责与公司后勤主管对各管理处指定采购点的选定，并对定点采购的物资质量、价格清单、供货时间进行核定。

负责采购物资的报销。

行政部经理职责

负责公司物资管理和运作的整体调控，宏观组织对供应商的考查，组织落实各管理处定点采购商家及合作方式，提出合理化管理方案。

审核公司当月计划及专项请购物资消耗的必要性、数量及需用时间。

重点审核办公用品类、办公设施设备类物资的合理消耗。

工程部经理职责

负责审核单项工程和物资计划中工程材料类、工具类及工程设施设备类物资消耗的必用性和合理性。

第十四条 财务部职责

财务管理部会计负责物资的摊销、核算工作。

财务管理部负责人负责物资核算工作的监督。

会同行政部拟定物资的存货管理制度及流程，协助物资管理部门合理和安全的保管资产。

对物资存货的购买、变动、报废、出售进行审核。

审核公司各部门的盘点报告，提出适当的资产管理。

副总经理、总经理职责

副总经理:

负责复核各部门、各管理处当月物资计划、专项物资计划、单项工程物资计划。

总经理：

负责审批各部门、各管理处当月物资计划、专项物资计划、单项工程物资计划。

物资的分类及定义

物资的分类

物资分为7大类：

办公用品类、保洁绿化用品类、工程材料类、工具类、设施设备类、服装类、其他类及经营性物资（具体明细见附表）。

物资分类的定义：

1、办公用品类：

办公用品是指公司各部门日常办公所需的消耗性材料。

2、保洁绿化用品类：

按照物管公司经营特色，将所有保洁及绿化环境所需的物品、器具、洗剂药物等物资归于此类。

3、工程材料类：

本制度涉及的工程材料主要指物业管理中用于工程施工及维护的各种材料。

4、工具类:

是指公司用于工程、维修、安装过程中使用的所有工作器具。

5、设施设备类：

本制度所纳入物资管理范畴的设备是指用于物业公司管理经营、办公、工程施工、维修、安装而购买使用的各类设施设备。

6、服装类：

本类服装主要指物管公司经营管理所需要的工作人员定制服装。

7、其他类：

指物管公司运营所需，且不在以上分类中的物品。

物资的申购

物资计划管理。

对常用物资的月库存量遵照按量备货，按需采购的管理原则，尽量降低库存量，降低资金占用量，防止物资积压、闲置、损坏。

各职能部门、管理处必须在每月25日之前将下月《计划物资请购表》报送公司行政部后勤主管处，按流程审核，经行政部经理审核完成后，由公司行政部后勤主管汇总形成《物资计划预算表》，并按流程进行审批。

（见计划物资请购审批流程图）：

在填报《计划物资请购表》时，各职能部门（管理处）应根据下月工作任务情况及参考前期物资消耗水平,按材料物资分类和缓急程度，有预见性地、认真准确地制定出下月经营所需的物资材料用量，确保计划用量符合经营和工程维护需要。

《计划物资请购表》中涉及物资质地、型号、尺寸等请购物资的具体属性时，应在《计划物资请购表》中详细注明，服装类物资（按公司定编人数）每人二套（冬夏装各二套）的原则，并在个人台帐中核对领用记录后填报。

公司后勤主管及管理处物资管理人员应在《计划物资请购表》审批流程完成后的第二个工作日内查询《计划物资请购表》的批准情况（知晓有变动的物资材料数量或暂缓、暂不购的物资）。

各职能部门、管理处如因工作计划调整或突发状况需急购物资，应填写《急需物资请购表》进行审批。

审批流程图：

各职能部门、管理处如因交房、社区活动、公司活动等需购买专项物资的，应填写《专项物资请购表》进行审批。

审批流程图：

物资的采购

行政部采购人员采购物资时，应根据当月批准后的《物资计划预算表》，按物资规格型号及质量、时间要求，全面了解市场，货比三家以上，择优确定供应商。

各管理处物资的采购：

由各管理处遵循定点采购的原则在公司指定的采购点直接采购，并索取相应的发票及供货清单；部分采购点不能提供的物资（包括部分行政部指定物资）和设备类物资由行政部采购人员统一采购。

指定采购点的确定：

本着管理处就近的原则，可由管理处或行政部采购人员建议，由行政部采购人员了解比较物资价格后，推荐一至二家供应商，经后勤主管、行政部经理审定后，将推荐供应商资料、物品报价及长期合作协议报副总经理、总经理批准后确定。

采购点指定后，行政部采购人员要每月对采购点的物资质量、供货效率等进行检查监督，保证供应质量，建立主次要供应商信誉档案。

各管理处如遇突击抢修工程，库存无所需的物资时，如单批所需急购物资总价值在200元内的，可经管理处经理同意，立即安排采购，单批急购的物资总价值在200元以上的，须先通过电话经总经理同意后采购，当月急购物资总量不得超过计划物资的10%。

每月25日前统一报送当月《急需物资请购表》，经审批后交公司后勤主管处备案。

用于各种活动及专项内容需申购的物资，应由该项目负责人提出《专项物资请购表》，经部门（管理处）经理，行政部经理签字确认，副总经理审核，总经理批准后，安排专人购买。

原则上专项物资采购计划不得超过计划物资10%。

单项工程需申购的物资，应由该工程负责人提交OA《专顶物资请购表》，经工程部经理签字确认，副总经理审核，总经理批准后，安排专人购买。

对使用频率较高、使用量大的物资，由行政主办组织进行招投标，签订长期合作协议，中标供货商每月依据行政部提供的供货计划清单，按要求直接将货物送达指定地点，同时提交加盖公章填写规范的送货清单，交由物资管理人员立即验收入库。

购买物资的报销

采购人员根据《材料入库验收单》第二联和其他财务必备手续到财务管理部报销。

购买应急物资，采购人员事后应及时补办物资入库手续，并根据《材料入库验收单》第二联、正式发票和其他财务必备手续到财务管理部报销。

对于指定采购点购买的物资报销，管理处物资管理人员必须于当月25日前将所购物资的《材料入库验收单》第二联、发票、供货清单提交给行政部后勤主管，由行政部后勤主管按报销流程统一到财务管理部报帐。

4、对于中标供货商物资报销，中标供货商必须于当月30日或次月5日前持上月26日—当月25日所有《材料入库验收单》第二联及送货单凭据到公司财务部对帐，经双方确认无误后，供货商须提供正式发票，连同验收单第二联交行政部后勤主管统一到财务管理部报帐，按合同约定的结帐方式结清账务。

库房物资管理

物资入库管理

1、采购人员材料购回后，由物资管理人员验收入库，入库时按规定填写《材料入库验收单》。

验收单一式四联，第一联物资管理人员留底备查，第二联交采购员或中标供货商报帐，第三、四联交财务部做帐。

2、购买急需物资直接用于使用现场的，行政主办应在两天内按规定补办急购计划，补办《材料入库验收单》及领用手续。

_____________________________________________________________________________________________________________________工理面积、藿香正气液、止血贴、风油精、人丹、十滴水、警示牌___________________________________________________________________________________________________3、入库时须认真检查货物的质量、规格型号、单价、金额、数量是否正确，查验票据和实物是否相符。

对质量不合格的或与单据不符的材料物资，应拒绝验收入库。

经检查无误后立即出具《材料入库验收单》，验收单一式四联必须套开，不得单联填写，填写必须规范，数据必须准确无误，字迹必须清楚，不得涂改，采购人员、验收人员必须签字确认，如有错误，须将验收单四联同时作废，并重新开具。

库房日常管理

物资必须分类摆放，固定位置，贴挂标识，物资管理人员应随时清理库房物资，保持库房整洁、通风透气，做好防潮、防热、防盗等工作，保证物资处于完好可用状态。

易燃易爆材料物品以及容易相互发生化学反应的材料物品必须注意安全放置，分类存放。

物资管理人员根据《材料入库验收单》、《领料单》、《退料单》及《物资调拨单》负责及时建立及登记库房物资出入台帐。

物资管理人员每月25日自行盘点库存物资是否与帐、卡、物相符，如帐、卡、物不相符，应立即查找原因，采取措施，做好记录。

如属人为损坏的，应照价赔偿。

物资管理人员在物资领用后要随时掌握物资的使用情况。

每月25日为库存结算日，以上月26日（含26日）—当月25日（含25日）为时间段，物资管理人员，根据物资明细帐，分领用部门编制本月《进出库存报表》，由各管理处经理审核签字后，于当月27日前，以电子文档形式报公司行政部后勤主管和财务管理部各一份，同时将入库单第三、四联、领料单第二联、调拨单财务记账联整理归集送交财务管理部。

每季度最后一个月的27日提报《季度旧物资库存表》到行政部后勤主管处。

每月27日前物资管理人员提交当月借用物资出入台帐至行政部经理及后勤主管处。

公司后勤主管每季度抽查管理处库存物资