办公室管理规定Word格式.docx
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3.2言谈:
员工应自觉提高个人职业素养,与人交往使用礼貌用语,如:
麻烦你、请、谢谢。
不发布有损公司利益的负面或消极言论,公司倡导员工谈论正面、积极向上的话题,共同营造一个和谐、团结、高效的办公氛围。
3.3举止:
坐、立、行举止端正,不可东倒西歪,抱二郞腿等不雅动作。
3.4接待:
外来人员,前台文员要做好来访登记,未经通传的来客均安排在候客区等待,由前台文员负责通传,经接待人同意后方可引见
4.办公室仪容仪表规范
4.1着装:
服装干净整洁无污渍、无破损。
男生严禁穿着背心,女生严禁穿着袒胸露背装或是奇装怪服另类服装。
4.2头发:
女生头发梳理整齐,男生头发前不覆额,侧不遮耳,后不及领,面不留须,保持干净、整洁。
头发不染夸张怪异色彩,无异臭,无头屑。
4.3口齿:
上班前不吃含刺激性有异味的食物,保持口腔清新无异味。
4.4指甲:
随时保持双手干净清洁,指甲无污垢。
女生不涂夸张色彩甲油。
4.5鞋子:
不得穿着拖鞋、凉拖上班。
5.办公设备使用规范
5.1电脑:
爱护公司配备的电脑,合理使用。
外出及下午下班应及时将电脑关闭;
5.2.网络:
合理、有效使用公司网络宽带资源。
在上班时间不得上网浏览与工作无关的网页或下载资料,影响公司整体网速。
不得利用QQ进行与工作无关的聊天;
休息时间不得下载或在线观看影音视频资料,不得玩网络游戏,占用网络容量。
5.3.空调:
当气温超过32度时方可开启空调;
下班前10分钟关闭空调。
各部门区域内的空调由部门负责,各单独办公室由办公室使用人负责;
公共区域的空调均由人力行政部负责。
行政专员负责监督巡查各区域使用情况。
一般情况下室内空调温度保持在25度至27度。
5.4照明:
公共区域灯光由人力行政部负责,各部门区域灯光由部门自行负责。
区域由各部门将根据人员在岗情况酌情进行使用。
无人或人员较少的办公区域应及时关闭多余的照明电源。
5.5水笼头:
水笼头使用完毕后应将水笼头关紧方可离开,避免导致水资源浪费。
5.6打、复印机:
复印及打印作废的纸张不得随处乱扔,尽量二次利用;
打、复印完毕应及时将文件拿走,不能随意留在打印机上。
6.15S定义与目的
6.1.1整理
定义:
工作现场要区别要与不要的物品,只保留有用的物品,撤除不用的物品。
目的:
将空间腾出来活用。
6.1.2整顿
把要用的物品按规定摆放整齐定位、明确数量,并做好标识进行管理。
目的:
不浪费时间找东西。
6.1.3清扫
将不要的物品及时清除掉,保证工作现场无垃圾、无污秽。
清除脏污,保证工作现场干净、明亮。
6.1.4清洁
将整理、整顿、清扫执行到底,并形成制度化、规范化,维持其成果。
经过制度化来维持其成果。
6.1.5素养
定义:
培养良好的工作和生活习惯,严格遵守执行公司各项规章制度,按规定行事。
提升"
人的品质"
,成为对任何工作都讲究认真的人。
6.25S成员构成
6.2.1为保证公司办公室5S管理行之有效,由人力行政主管、行政专员特设5S推行小组和检查小组。
6.3职责与权利
6.3.15S推行小组:
负责牵头组织5S实施过程中的各项工作,如:
实施、检查、评比、督促及改进跟进等。
6.3.25S检查小组:
在行政专员的带领下按规定执行各区域内的5S检查及评比工作。
6.3.3各员工:
积极参与并执行5S管理,根据5S要求持续改进工作现场。
6.45S推行要领及规范
序号
项目
推行要领
规范要求
1
整理
(1)对工作现场进行全面检查;
(2)制定要与不要的判定;
(3)不要物品的清除;
(4)要物品的使用频率及用量;
(1)不再使用文件资料、办公用品废弃处理;
(2)不常使用的文件放入柜子,常使用文件放在文件架;
正在使用的文件按已处理、未处理、正在处理三类摆放,并有标识;
(3)各类物品、办公用品/设备/家具分类摆放整齐;
(4)办公桌面最低限度摆放整齐;
2
整顿
(1)落实整理工作;
(2)需要的物品明确摆放位置;
(3)摆放整齐、有条不紊;
(4)场所、物品标示清楚
(1)各类物品定位摆放、有标识
(2)文件资料放入相应文件夹,有标识、定位摆放;
(3)电脑线及其设备线源要捆绑扎起,不零乱;
(4)办公桌、抽屉、柜子摆放整齐有序,不杂乱;
(5)私人物品放入指定位置;
3
清扫
(1)明确清扫区域(室内、外)
(2)定期组织公司大扫除;
(3)每个角落清扫干净;
(1)将地面、墙面、天花板、门窗、办公桌清扫干净,破损处及时修理好;
(2)办公用品、设备擦拭干净
(3)办公室通风,光线充分;
(4)无怪臭异味;
4
清洁
(1)落实前3S工作;
(2)制定奖惩办法,加强执行;
(3)部门负责人经常带头巡察,带动全动重视5S管理;
(1)每天上下班各花5分钟做好5S自查工作;
(2)每天随时进行自我检查,互查,定期进行考评;
(3)对不符合的现象进行及时纠正;
(4)保持整理、整顿、清扫的结果;
5
素养
(1)制定和遵守公司各项规章制度;
(2)实施5S宣导、培训;
(1)衣着整洁得体,仪容整齐大方;
(2)言谈举止文明有礼,对人热情大方,工作精神饱满;
(3)爱护公司财物,自觉遵守公司制度;
(4)有团队精神,互相帮忙,积极参与5S活动;
(5)严禁公物私用;
(6)工作场所不追打嘻闹,不大声喧哗;
坐立端正;
(7)养成节约习惯,充分利用可再生资源;
(8)养成爱卫生的好习惯,主动维护、保持办公场所卫生环境;
6.5.物品摆放标准
6.5.1办公桌面:
桌面应随时保持清洁,无污渍。
桌面仅限摆放如下物品:
电脑、电话、文件架(栏)、笔筒、台历共5样;
个人物品不得超过3样,一般为水杯、小盆栽。
6.5.2座椅:
下班时应将座椅推入桌面下面归位。
6.5.3电源线:
座位上各类电源线应捆绑扎起,不能交叉零乱。
6.5.4抽屉:
第一层:
不常见的办公用品
第二层:
文件资料
第三层:
私人物品
7.1安全规定
7.1.1公司大门:
公司由指定人员负责每天开门,大门钥匙由人力行政部配制下发并进行登记,不得私下进行配锁。
7.1.2公司安全:
晚上下班后,由指定人员负责关门。
关门前应先检查门窗、水龙头、空调电脑是否关闭,其次将玻璃关闭上锁。
7.1.3加班安全:
因工作需要留在公司加班的人员,加班结束离开公司前,关门前应先检查门窗、水龙头、空调电脑是否关闭,其次将玻璃关闭上锁。
7.1.4部门值班:
各部门每天轮流安排一名员工值班。
其主要职责为:
时间
早上上班前10分钟
1、检查部门区域内公共卫生是否符合5S管理标准;
2、检查部门同事桌面物品摆放是否符合5S管理标准;
3、负责本部门区域的开窗透气;
中午下班后5分钟
1、关闭部门区域电灯;
2、检查座椅是否归位摆放;
午休
1、负责接听部门内来电;
2、上班前5分钟开启电灯;
下午下班前10分钟
1.关闭区域内空调;
下午下班后5分钟
2、检查空调是否已关闭;
3、检查座椅是否归位摆放;
4、检查区域内电脑是否已关机;
5、关闭窗户。
7.2个人卫生区域
7.2.1员工个人办公桌面、座椅、柜子、电脑、电话、文件架等个人办公物品;
7.2.2员工个人使用桌柜、墙柜的卫生由使用人自行负责擦拭、整理。
7.2.3纸篓垃圾达到容量三分二或有异味时应自行更换,将垃圾袋捆绑打结后扔到指定的位置。
7.2.4座位周边地面不得有纸屑、垃圾,应保持地面干净光洁。
7.3保洁员卫生区域
7.3.1公司大门外部区域、高层办公室、及其它公共区域;
7.3.2公用设备(空调、打复印机、传真机等)擦拭;
7.3.3公用立柜等;
7.3.4其它指定清洁区域
7.4电话使用
公司配备的办公电话主要用于对外业务联系,私人电话尽量少打,每次拨打或接听不得超过15分钟。
8.违反制度处罚规定
违反本制度任意一条规定,初犯扣绩效分1-5分,再犯扣10分,情节严重或屡次就范者在扣分同时给予直接经济处罚50—100元不等。
9.实施时间
本制度自6月1日起开始执行,各部门负责人与人力行部门共同负责监督执行。
本制度未涉及或未完善事项请咨询人力行政部。
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