文秘职业化训练材料分析及答案Word下载.docx
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如果说出真相,则有可能跳进自己挖的陷阱里去。
选e是一种正确的选择,当然,这也是一种无奈的选择。
的确,对于像于雪这样的女性来说,爱情的地位仅仅次于生命,特别是结婚关系到一生的幸福,如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫,你可以说它是一种欺骗,甚至是对爱情的背叛。
但是,这件事并不是件单纯的私事,因为于雪是在工作期间知道的,胡毅的调动也属于工作范围。
作为公司的秘书,在权衡工作与私情的时候,必须以工作为重,以公司的利益为重。
从这个角度来看,男秘书女秘书都一样,你不能用性别袒护自己。
也许有人会说胡毅只是个普通的职员,不像上层干部的人事调动那样,提前泄露消息可能会给公司造成不良后果,何必小题大作?
!
在现实生活中,无论哪家公司都不能容忍人事机密的泄露。
秘书,顾名思义,就是要严守秘密。
秘书的“秘”就是秘密的“秘”。
案例2:
老总的隐私
a、“前几天王总的老师过生日,马总要出差,让我帮他送了点礼物给他的老师。
b、“最近一个时期马总从未找过我,对马总的事我一点也不知道!
”c、“上个星期五下午,我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。
”d、“上个星期五下午,我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐,看她那打扮,肯定是哪个歌厅里的小姐。
”e、“对马总我似乎不太了解。
”
本题的最佳选择是c。
选a肯定是错误的。
的确,作为秘书在替上司办私事时,有责任替上司保密。
但是,当总裁问起这件事时,他代表的是整个公司的利益,这件私事也再是单纯的私事了,所以,作为秘书,于雪不能替马总隐瞒了,必须向公司的最高领导人说明事情的真相。
选b与选a一样,甚至有过之而无不及。
选d也犯了秘书工作的大忌。
作为秘书必须如实地向领导反映情况,既不能掐头去尾,也不能添枝加叶。
收礼人也许是歌厅里的小姐,但你不能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。
选e也是一种逃避责任不实事求是的做法。
选c之所以正确,其理由很简单,那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。
在一般的情况下,作为职业秘书的操守,对于上司的隐私,看到了的要当作没看见,听到了的等于没听见;
只有这样,上司才能真正放心让你协助他的工作。
正是因为马总信任于雪,才会让她去帮他办私事。
从这个意义上来说,于雪有义务为马总保密。
但是,在现代企业中,上司与秘书的关系本质上是一种工作关系。
既然是一种工作关系,那就必须优先考虑公司利益,而不是个人之间的关系。
总裁是在工作时间问这件事,而马总也是在工作时间以副总的名义让于雪去办这件事的,所以送礼这件事不再单纯是件私事,因此,推说自己不清楚,甚至撒谎欺骗总裁,都是绝对错误的。
当然,也不能在没有任何证据的情况下,凭想像说人家是歌厅里的小姐。
这件事是总裁主动问起来的,也就说明总裁肯定是有备而来。
在这种情况下,即使于雪想为马总两肋插刀,自己承担风险,那也是瞒不住的。
这不仅对马总没有任何意义,还会把自己搭进去。
实事求是,如实汇报,这是每一个做秘书的天职。
也只有这样,秘书才能真正得到上司的信任。
案例3:
秘书的忠告
a、“好,我马上就办!
”说完,于雪立即回到自己的办公室,将信寄走了。
b、如果将信寄走,对公司和老总本人都非常不利。
于雪想到自己是老总的助手,有责任提醒老总,为了公司的利益,得罪了老总也值得,于是对老总这样说:
“老总,这封信不能发,别发算啦!
”c、于雪不仅没有退下去寄信,反而前进一步向老总提出忠告:
“老总,请您冷静一点!
给人家回一封这样的信,后果会怎么样呢?
在这件事情上,难道我们自己就没有值得反省的地方吗?
”
d、当天快下班的时候,于雪对已经心平气和的老总说:
“老总,可以将信寄走了吗?
”e、默默地回自己的办公室,当作什么也没听见。
本题的最佳选择是d,最恶劣的选择是c选a忠实和坚决地执行上司的指令,作为秘书的确需要这种品质,但是,仅仅具备“忠实和坚决”的品质,对于秘书来说远远是不够的。
选b是从整个公司利益出发的,对于秘书来说,这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的,但是,它干预上司的决策,超越了秘书的权限,所以是不合适的。
选c从秘书是老总的助手这个角度来看是可取的,作为助手可以给上司提建议,但不能干预老总的最后决策。
这种选择之所以最为恶劣,是因为作为一个公司的老总,老总有自己思考问题的角度和方式,他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题,因此也必然包括与这家代理商的关系。
他提出中止与这家代理商的关系,也许并非出自一时之怒,只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已;
当然,老总也有可能是一时之怒,中止与对方的交往仅仅是说说而已。
总而言之,在不明白老总的真实的思想和感情之前,秘书作为老总的助手仅仅是助手而已,既不是政策的制定者,更不是最后的决策人。
秘书有责任及时向上司提供正确的建议,但绝对不能干预上司的决策。
选d是正确的。
理由如下:
老总也是人,也有自己的喜怒哀乐,也有不能自制的时候。
当他的感情一旦平静下来,必然会自我反省。
在这个时候,秘书把打印出来的信件递给老总征求他的意见,实际上就是给他创造一次重新决策的机会;
a和b虽不可取,但毕竟还有商量的余地。
选e是一种拒不执行指令的不负责任的行为。
案例4:
老总的照片
a、这是总经理要的,我不知道!
b、我可以告诉你,但你不能对别人说。
c、拿到报纸上去发表(因总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访)d.对不起,我暂时不能说。
e、你问那么多干什么?
本题的最佳选择是d从原则上来说,选a不算错。
的确,对于秘书来说,该说的就说,不该说的就不说,应当学会拒绝;
但是,拒绝也是一门艺术。
很显然,选a不能让人信服。
即使你真不知道拿照片去做什么,人家也不一定真的相信;
所以,你这么回答给人家一种不信任的感觉;
久而久之,它就会伤害你与对方的关系,当你再要别人给你帮忙时就会很困难了。
选b显然是错误的。
不管你平时与雷经理门系如何好,也不管雷经理为人如何稳重,肯定不会把事情说出去,但只要你对雷经理说出了真相,作为秘书你就违反了你的职业操守;
这事一旦被总经理知道了,你就有可能从此失去他的信任。
失去了上司的信任,不可能做好秘书工作。
选c是最为恶劣的一种做法。
你自以为聪明,实际上是给自己挖陷阱。
你信口开河,对方就会步步紧逼,为什么与报社打交道绕过我公关部,你们这是什么意思……如果事情朝着这个方向发展,那事态的发展你就无法控制,而且这不是一个工作方法的问题,而是一个人是品问题,所以,对于秘书来说最大的敌人就是耍这种小聪明。
选e很显然是一种没有水平,甚至是一种没有教养的做法。
对方的职务比你高,而且这事也与他的工作有关,他为什么就不能问?
一些秘书由于不能正确认识自己的地位,容易养成狐假虎威的毛病;
对于这一点,不仅公司其他人反感,就是上司知道了也会反感。
秘书工作实际是三分做事,七分做人,你用这种方式去处理人际关系,其结果可想而知。
选d之所以正确,是因为它在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌。
用这种婉转而又明确的方式拒绝对方,对方不仅能接受,而且也能理解,因为大家都是职场中人,知道什么事该问,什么事不该问;
你点到为止,对方就能心领神会。
案例5:
会谈超时
a、“老总,李总已到。
你已经超过30分钟了!
”b、“老总,李总已到。
还让李总等多久?
c、“老总,李总已到。
李总已经等得有些不耐烦了,我怎么答复人家?
”d、“老总,李总已到。
你去接待李总吧,刘总我来接待。
”e、“老总,李总已到。
我怎么向他解释?
本题的最佳选择是b。
选a看上去似乎只是在提醒老总,实际上包含于雪了对老总超时的不满。
的确,作为老总是需要守时的,但老总为了某种需要,有意多陪刘总聊聊,以便建立更融洽的关系也是有可能的,所以,在这种情况下秘书不能对老总产生抱怨。
选c与选a差不多,只不过是你是借李总来表示自己的不满,所以也不合适。
选d是明显的错误,因为秘书无权给上司做指示,让老总如何如何做,尽管你这可能是一番好意。
选e也是不合适的,一是老总谈兴正浓的时候,他不可能给你什么指示,而且作为秘书不应该将这类问题上交给上司。
选b之所以最合适,是因为你没有让老总为难。
老总在看到你的“还要让李总等多久?
”纸条后,只要在上面写上“5分钟”或“30分钟”就行了,而不要回答“怎么办”或“怎么答复对方”这类问题。
作为秘书要尽量让上司多做选择题,少做问答题。
案例6:
上司挨骂
a、对上司说:
“小王经常犯这种毛病,存完文件不说一声,我都说过她好几次了!
”b、赶紧找出文件递给主任。
c、安慰主任:
“老总这些天也真像吃错药了!
”d、赶紧找出文件给老总送去。
e、安慰主任:
“头,实在不好意思,我要是早点回来就好了。
本题的最佳选择是d。
选a肯定不合适,虽然你这么说可能会让主任得到些安慰,但它只会让主任火上加油的,更何况在背后批评同事是一种不太合适的做法。
选b虽然表现出秘书的主动性,但并没有把问题解决。
让主任给老总送去吗?
显然主任不太敢去,因为他怕老总怒气未消,再把他臭骂一顿。
选c更不对,因为无论在什么情况下秘书都不能批评自己的上司。
选e也不合适,尽管你把过错揽到自己身上,想替主任承担责任,并缓和一下气氛了,但并没有解决问题,即让老总看到文件。
选d之所以比较合适,是因为于雪巧妙地给了主任一个体面地下台阶的机会。
自己给老总送去,老总火气再大,他也不太可能再冲你发火,这样,这件事也就到此为止了。
如果让主任自己去送,即使老总火气己尽,他多少还会唠叨几句。
作为一个优秀的秘书,应该时时为自己的上司着想。
案例7:
上司外出之后
a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了,并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。
b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认,是否可以把这几个财务指标告诉自己,等周经理回来后马上向他。
c、告诉刘总说周经理外出了,估计一个小时之内能回来,并对刘总说:
“周经理一回来我马上转告他,让他与您联系。
”d、于雪回答:
“刘总,实在对不起,我不知道周经理做什么去了。
”e、于雪马上热情地说:
“刘总,周经理外出办事了,我请我们部的老王跟你说说可以吗”
选a之所以不妥,是因为让刘总知道周经理上班时间去办私事,会有可能给周经理带来不必要的负面影响。
选b不妥,是因为财务指标数据是公司的敏感信息,如果对方没有主动提出来让你转达,那你就要回避。
选d也不妥,因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是一种失职,而且耍这种小聪明只会让对方不信任你。
选e也不妥,因为财务指标数据是公司的敏感信息,作为秘书无权安排或指定人员来做这项工作。
选c之所以合适,一是它既是实事求是对回答了刘总的问题,二是它没有向刘总透露多余的信息,从而避免了给周经理造成不必要的麻烦。
案例8:
戴大墨镜的客人
a、对不起,我们老总正在跟客人谈话,有什么事请跟我说吧。
b、对不起,先生,请你填写会客登记表。
c、先生,你不能进去,否则我叫保安了!
d、先生,您预约了吗?
e、对不起,先生,请问您贵姓……
本题的最佳选择是e选a之所以不合适,是因为你在没有弄清楚客人的身份和来访目的之前,不能向他透露本公司领导
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