行政办公室管理制度Word下载.docx
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行政办公室管理制度Word下载.docx
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1、每个员工都有责任维护办公环境,道馆区域内禁止吸烟。
2、员工应爱护公共设施,节约使用办公用品及水电资源。
3、接待台面、顾客休息区、卫生间等公众区域随时保持整洁。
(三)、办公室安全和秩序
1、每天下班最后离开人员应在离开办公室时将门窗锁好切断电源。
2、原则上不允许将私人访客带入办公室。
3、离开办公室前,将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。
4、不得在道馆区域内打闹、嬉戏、大声喧哗。
5、工作时间内不应无故离岗、串岗,出去办事要及时和相关领导请假,并填好单据上交综管部。
6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助,严禁互相推诿。
(四)、办公电话管理
1、道馆座机电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用,员工不得使用道馆座机电话拨打私人电话。
2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。
(五)、员工礼仪管理
1、员工头发要保持整洁、自然,不得涂抹带颜色的指甲油。
2、教练部所有员工统一着道服,其他部门员工服装要穿戴整齐,不得穿奇装异服。
3、员工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪,做到主动、友善、文明、礼貌;
耐心应答,不厌其烦。
4、在任何场合应使用普通话,语气温和,音量适中。
(六)、例会管理制度
1、目的:
1.1实现有效管理,促进道馆上下的沟通与合作;
1.2提高道馆各部门执行工作目标的效率,追踪各部门工作进度;
1.3集思广益,提出改进性及开展性的工作方案;
1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。
2、周例会定于每周二举行,由综管部负责人主持,全体员工列席。
3、教练例会可由教练部自行决定,由各分馆长主持,教练员、助教列席。
4、周例会会议主要内容:
4.1传达道馆本周工作主要方向及目标;
4.2听取各分馆、部门负责人对所属部门工作的汇报,做好各分馆各部门工作的周总结和计划,以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题;
4.3对工作中出现的问题及时跟踪改进,对工作中的失误找出原因并及时改正、总结;
4.4探讨道馆经营活动的最佳方案,并对各阶段经营业绩及时总结,以达到整体经营目标的实现;
4.5对上期工作总结,并部署下期工作任务;
4.6周例会议题的讨论以举手表决、多数赞成为通过原则;
5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持已见,允许持有不同观点和保留意见,但会上一但形成决议,无论个人同意与否,都应认真贯彻执行;
6、严守会议纪律,保持会议秘密,在会议决策未正式公布之前,不得私自泄漏会议内容,影响决议实施;
7、道馆工作人员原则必须参加例会,特殊情况向分馆或部门领导请假,无故不参加者以旷工论处。
8、参加会议员工务必将手机调为静音或震动状态,如有必须接听的重要电话离开会场接听。
(七)、行政审批流程
1、所有分馆、部门需提项目审批单,填写好部门、时间、需审批内容、分馆或部门负责人签字等。
2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。
(特殊情况通过微信申报总经理批准)
3、总经理签字或批准确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。
(八)、更衣室管理规定
1、更衣室的管理
1.1道馆更衣室的使用分为男、女更衣室,不得混用。
1.2员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐,应爱护更衣室的设施,不允许在室内乱写乱画,张贴等。
1.3员工应自觉爱护更衣室卫生,更衣时不得随意吐痰,乱丢纸屑杂物及其他物品。
1.4更衣室内除清扫用具及更衣用凳外。
一律不准摆放其他物品、物件、工具等。
1.5更衣室内要注意安全防火,后勤部将其纳入防火责任区,制定人员负责,配备消防器材。
2、更衣柜的管理
2.1道服及私人物品必须放在更衣柜内,不得挂在更衣柜门上、更衣柜顶上或地面上,否则一经发现,对相关人员处以一次20元罚款并记录在员工档案内,作为员工评优和晋升的参考依据。
2.2更衣柜每人一格,一锁,注上姓名,由使用人负责使用保管,损坏酌情赔偿,并负责柜子内外的卫生。
2.3衣柜破损需及时上报综管部,以便修理,修理费用如自然损坏由公司负责;
如是使用人自己损坏则自行承担。
2.4更衣柜必须上锁,柜内勿存放贵重物品,一旦遗失责任自负。
(九)、员工公告栏管理制度
1、员工公告栏由综管部负责管理。
2、员工公告栏的内容:
2.1各种文件的公示;
2.2公司活动的宣传;
2.3激励性的名言警句;
3、不允许私自涂抹乱画。
(十)、保密制度
1、为保守商业秘密,维护道馆权益,特制定本制度。
2、商业秘密是关系道馆经营中的权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
3、商业秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项:
3.1重大决策中的秘密事项;
3.2尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;
3.3内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、会议记录;
3.4公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料;
3.5其他经确定应当保密的事项。
3.6一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
4、商业秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
4.1绝密是最重要的道馆秘密,泄露会使道馆的权益利益遭受特别严重的损害;
4.2机密是重要的道馆秘密,泄露会使道馆权益利益遭受到严重的损害;
4.3秘密是一般的道馆秘密,泄露会使道馆的权力利益遭受损害。
5、道馆秘级的确定:
5.1道馆在经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级;
5.2道馆的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级;
5.3道馆人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
6、属于道馆秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由综管部派专人执行;
采用电脑技术存取、处理、传递的道馆秘密由综管部负责保密。
7、在对外交往与合作中需要提供道馆秘密事项的,应当事先经总经理批准。
8、不准在私人交往和通信中泄露道馆秘密,不准在公共场所谈论道馆秘密,不准通过其他方式传递道馆秘密。
9、经查实道馆工作人员如有违反上述规定恶意泄露商业机密的,绩效考核部分将一次扣除50分。
情节特别恶劣,给道馆带来巨大损失的,将提交相关司法部门追究其法律责任。
(十一)、印章管理制度
印章是经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章管理关系到道馆正常经营管理活动的开展,甚至影响到道馆的生存和发展,为防止不必要事件的发生,维护道馆的利益,特制定本制度。
2、说明:
公司印章主要指公章、法人私章、财务章、发票章。
3、基本印章(公章、法人私章、财务章、发票章),
出纳管理法人章、发票章,
会计管理财务章
公章由综合管理部负责保管和使用登记。
4、印章的使用与保管:
对所有印章的使用均须做好申请和使用登记,印章只适用于与道馆相关的业务,不得从事有损公司利益的行为。
如遇需带公章、财务章、法人章外出办事的使用情况时,办事人需在综管部做好登记,标明时间、部门、用途、使用人和保管人签字确认等。
5、印章保管人有权拒绝对损害公司利益的文件上盖章。
(十二)、公文管理制度
1、目的
为加强公司文件管理,做好公文处理工作,使之规范化、制度化,根据有关规定,结合本道馆实际,特制定本管理规定。
1.1发文的处理
1.1.1拟稿:
按照各分馆或部门负责人拟办的原则。
涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门协办,按规定要求拟稿。
1.1.2核稿:
由分馆或部门负责人初核,在面页上签名并签署日期;
送综管部审核,从公文规格、内容上把关。
1.1.3签发:
以道馆名义对外的发文,由总经理签发。
1.1.4编号:
由综管部统一登记、编号、计算份数等。
1.1.5打印:
拟办部门打印完毕,拟稿人校对并在页面上签名。
1.1.6分发:
由综管部统一分发,原稿与正文1份(原件)存档。
1.2收文的处理
1.1.1拆封:
当天的来文当天拆封。
收文单位署名道馆的,由综管部拆封、分类处理;
署名有关部门的,由部门拆封;
由政府部门所发的文件,由综管部拆封存档并复印给相关部门。
1.1.2登记:
凡明确是道馆收文的,不论以何种形式收到,都统一由办公司登记、编号。
各分馆各部门收到的由各分馆各部门自行登记、编号。
1.1.3拟办:
综管部根据公文内容、性质提出拟办意见。
1.1.4呈阅、呈批:
根据拟办意见,由综管部呈送总经理批示或分送相关部门办理。
1.1.5交办:
根据总经理的批示传递到承办部门的紧急公文,综管部应提出办理时限,加强督促催办。
1.1.6办结:
经办理的文件要注明办理结果和日期,然后存档。
2、行文标准
2.1文件类
根据用途,道馆文件分外行文与内行文。
外行文指道馆对外的各种正式公文与函件,主要包括合同、函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等,也包括分馆或各部门向总馆呈报的上行文,如总结、计划、报告、请示、报总馆审批备案等的制度等公文。
内行文指仅用于道馆内部交流、会商、通报、规定、纪要、存档、标准所用的各种正式与非正式文件。
主要包括交流材料、项目材料、报告、分析、总结、计划、会议纪要、部门申请、规章制度、档案目录等。
2.2、行文标准
2.2.1题目
一般情况:
黑体,3号,3倍行距,居中。
题目较长须分行显示,标准为:
黑体,3号,1.5倍行距,另空一行。
有副标题的,标准为:
主标题为黑体,3号,副标题为仿宋,小3号,1.5倍行距,另空一行。
2.2.2正文
(1)、字体、字号与行距
全部采用仿宋字体,首行缩进两字符。
外行文字号采用4号字,行距固定值28磅。
内行文非正式文件一般采用小4号字,1.5倍行距。
正式文件采用外行文标准。
行文一般要求:
言简意赅,语言通顺流畅,用词恰当。
(2)、标号
根据需要,预设5级标号:
1级标号:
为“一、”,顶格,一般要求加粗。
如特别需要突出标题或美观排版,可设为2倍行距,或段前段后间距设为0.5行(以下同)。
2级标号:
为“
(一)”,左空2字,或首行缩进2字符。
3级标号:
为“1、”,左空2字,或首行缩进2字符。
4级标号:
为“
(1)”,左空2字,或首行缩进2字符。
5级标号:
为“①”,左空2字,或首行缩进2字符。
一般情况,均需按级别循序使用标号。
若文章结构层次不太复杂,可将3级标号“1、”直接用作2级标号。
一般不允许反序使用。
特殊公文需要的,也可采用“第一条”格式,条下的标号要求仍须遵从5级标号要求。
(3)、段落
段落正文一般左空2字或首行缩进2字符。
使用硬回车结束另起一段。
段前段后间距一般设为0,有特殊需要的可设为0.5行。
(4)、标点符号
标点符号应根据行
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