国大商城供应手册Word文档格式.docx

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请有诚意与国大商城合作之供应商详加阅读（包括其业务员、行销员、发货及配送人员、会计员等）只要您能投资30分钟的时间，您将在营运上回收数百倍的效益。

国大商城的商业体系（包括订货、收货、销货及付款等作业）是吸取世界最先进的商业经营管理理念及技术、糅合本土商业之精华设计而成。

国大商城经营理念是“互利、双赢、共同成长”，国大商城企盼与供应商们密切合作，携手开创民族商业美好的未来。

如果您有任何疑问，请来电咨询，我们的相关采购主管们将竭诚为您服务。

国大商城谨启

总公司地址：

湖南郴州市人民西路27号

邮政编号：

423000

传真：

（0735）2320000

国大商城地址：

湖南郴州市人民西路9号

邮政编号：

电话：

（0735）2320232

传真：

第二章国大商城商业体系

本公司配合最先进的电脑商业设备及系统，透过与本公司的密切合作关系，

贵公司的商品必能迅速进入郴州的消费市场。

为了使供应商们易于了解国大商城的商业运营体系，确保日后合作关系的顺畅，特将本公司的作业流程做一简单说明：

供应商

国大采购部

总部财务部

开

发

票结帐

通知结帐、付款

初次订单

商品资料

促销资料

电脑部

选择供应商商品

决定进价、售价

确定促销计划

（资讯传递）

续

订

单

收货部

供货

单资讯传递

收货部资讯传递

销售

收货商品输送卖场

总公司订单

厂商资料

结

帐

资讯传递

由以上图示，可知各部门工作关系如下：

（1）采购部负责：

选择供应商

选择销售商品

决定销售商品进价及售价

决定促销品项及价格

供货条件的洽谈

对供应商发出初订单

（2）电脑ALC负责：

续订单之发出及更正

向供应商发出紧急订单

延迟交货订单之催送

（3）收货组负责：

收货确认

商品检验

收货差异通知单之签发

退货事宜

（4）公司财务部负责：

供应商发票之收受

结帐之审核

进货发票差异通知单（含数量或单价）之签发

货款之支付

国大商城的第一张订单一律由采购部发出，其后续之订货单由营运部发出，但采购部于下列情况下，会将下单权收回，由采购部统一发出订单：

（1）商品供货呈现紧张状态；

（2）季节性商品在季初及季未的下单；

（3）促销商品

（4）公司采购部对供应商有特殊承诺之商品

在了解上述作业流程后，供应商可以很容易的在各状况发生时找到相应的对口单位，尽快解决问题。

第三章国大商城采购作业流程

供应商提供简介并

填供应商登记表

商品选择

停止联系

参观工厂或约谈

与可能合作供应商签订反贿赂协议书

填供应商报价单

协商交易条件

签订供应商交易条件协议书

转上级批示

否

供应商及商品

资料建档

交货

下初次订单

采购经理

如（附件）

采购经理及供应商业务代表

供应商业务代表

总监及总经理

采购助理（ALC）

由前页流程得知，国大商城的采购作业流程是由公司采购部负责有关供应商的选择和供货条件的洽谈及商品的选项，店面是根据实际销售情况参考电脑列印建议订购量，续订由公司采购部已录入电脑资料之商品。

例如：

1．品名：

可口可乐355ml24罐/箱

2．供应商备货天数：

3天

3．供应商最低订货金额：

5000元（指供应商在国大商城销售之所有商品在同一张订单之总订货金额）

4．续订货日期：

每周一、四（一周两次）

5．可送货日期：

周一至周五

6．国大商城销售单位：

1箱

7．平均日销售量：

100（即100×

24罐）

8．电脑建议续订货数量1000（即1000×

9．进价每罐2元，即每箱48元。

本次订货额为1000×

48元=48000元；

最低订货金额5000元。

又经各主管审核无特别假日或促销因素，则由电脑自动于夜间传送续订货之订货单给供应商。

10．订货日为98年5月14日（星期四）

11．交货日应为5月17日（但星期日该供应商不送货）故实际交货日为5月18日。

第一次交易达成前，我公司在了解供应商简介的基础上，还应加强对供应商

综合生产能力的了解认知，将安排必要的工厂参观，供应商拜访等事宜。

国大商城为提高经营效益，缩短流通环节，造福广大消费者，将把直接生产厂商作为优先考虑的合作伙伴。

第四章供应商应提供给国大商城的文件或资料

供应商与国大商城洽谈合作关系时需准备下列资料：

1．初次洽谈

——

（1）供应商简介：

包括公司背景、经营理念、公司组织、主力商品、主要客户名单等

——

（2）商品目录：

附图文及规格、包装说明

——（3）报价单

2．正式报价：

——

（1）反商业贿赂协议书：

确保日后交易无商业贿赂

——

（2）国大商城供应商报价单

3．正式开始交易前：

——

（1）商品购销协议书：

买卖一般性之协议

——

（2）国大商城供应商交易条件协议书：

确定交易条件

——（3）银行支票存款存折复印本（盖公章）：

结帐汇款用

4．交货时：

——国大商城订货单复印本：

交货用

5．对帐时：

——国大商城订单复印本，已贴国大商城收货号码标签，对帐用

6．结帐时：

——国大商城的付款通知单、印鉴卡及增值税发票

7．供应商交易条件变更通知书：

——交易条件变更时，由供应商填写交国大商城相关采购经理

第五章国大商城应提供给供应商的文件或资料

国大商城为减少供应商的工作，特提供下列标准表格供配合之供应商使用。

反商业贿赂协议书（附件一）——确保日后交易无商业贿赂

国大商城供应商报价单（附件二）——正式报价用

商品购销协议书（附件三）——买卖一般性协议

供应商交易条件协议书（附件四）——确定交易条件

国大商城订货单（附件五）——初次订单采购经理发出，续订货订单由店面发出。

供应商结算通知单（附件六）——供应商交货七天内，送交总部财务部核对

国大商城付款通知单（附件七）——通知供应商到帐期领取货款。

国大商城付款差异通知单（附件八）——对帐产生差异，通知供应商予以核查。

第六章与供应商有关的事项

1．如何与国大商城采购经理联系？

我们的采购经理平均每人需负责1000—2000种品项。

平常工作日程安排非常繁忙，因此事先需以电话联系，安排好会谈时间，会谈地点尽可能在国大商城洽谈室；

供应商前来洽谈，最好备齐样品目录、报价，每次洽谈时间以30—60分钟为原则，洽谈内容应以新商品、市场趋势、竞争同业概况、产量、交货期、质量、包装、库存、促销、折扣、广告、售后服务、奖励及其它交易条件为限，不应涉及主题外的闲聊，以提高会议之效率。

如果贵公司尝试多次而又对自己的商品有绝对的市场信心，请直接与采购部总监联系。

我们会很珍惜每一个好的合作机会，但因商场本身的限制及对商品的包装、品牌及品质的要求，我们很可能无法引进每一种商品，但是我们一定会给愿意与我们合作的每一个供应商一个合理的答案；

换言之，我们只能选择能协助国大商城产生良好经营效益的供应商作为长期共同成长的伙伴。

2．国大商城采购经理如何决定是否采购？

开业前：

依一般商场最畅销之商品予以考虑。

因此有关商品品牌之知名度、价格优势、质量优劣、包装材质之适合性、包装大小、失窃性、供应商的后勤配送能力等，皆列入是否采购的因素。

同时，采购经理们还需考虑商品是否符合我们的目标顾客群及商品的“广度”而非“深度”，因此“种类”比“品牌齐全”要重要得多。

开业后：

采购经理们因为需要注重生产力的提高，亦即所负责商品群的增加营业额毛利及毛利率，因此供应商之销售重点应为：

*多提供一些双方互利的促销案，以增加营业额

*多提供毛利或让利（含多种赞助广告费及折扣）

*多提供一些可增加营业额或毛利的替代性商品（包括：

可替代供应商本身正在国大商城销售的商品）

3．供应商交货程序：

*供应商资料建档：

每一新的供应商应在国大商城电脑系统内建档并取得供应商编号。

*商品资料建档：

每一项新商品进入国大商城销售前，皆需将有关商品资料键入国大商城电脑系统内并取得一个商品货号。

为提高收银效率，我们希望每一项进入国大商城的商品都有一个正确无误的国际条码。

*订货单：

国大商城订货单一律以传真机传送。

*条码标签：

供应商收到订货单后，应在每一件送交国大商城的商品上贴上条码标签（标签贴放位置可询问相关之采购经理）。

*安排送货：

——应依订货单上之“交货日期”准时交货，否则需事先与订货单位联系

——携带“订货单”复印本（上面必须注明第一项商品的实际交运箱数或件数或数量）至分店收货部门挂号，安排卸货事宜。

*卸货：

司机听从本店收货部门安排顺序卸货。

卸货时，司机及其助手必须将商品整齐排列在栈板上，由收货部人员在码头上查点箱数或件数，并在订货单上盖上“外箱相符，内含待验”之章，贴上“国大商城收货号”贴纸后交还司机，司机即可离去。

*复点：

于收货后24小时内，国大商城收货部人员会复点每箱（件）内的数量，如复点数量与供应商交来之“订货单复印本”上数量不符，收货部门将会签发一份“供应商交货差异通知书”，并邮寄给供应商之销售业务联系人。

*国大商城订单数量一律以国大商城销售单位为准，不可超交，若供应商超交，国大商城将小量超交部分视为无偿之捐赠品（5%以内），大量超交之部分则退向供应商，退货运费由供应商负责。

*分批交货：

国大商城之订货单不可分批交货。

如需分批交货，需事先与订货单位联系，分开订货单则可分批交货。

4．供应商请款程序：

国大商城财务部依据国大商城采购与供应商签定的“国大商城供应商交易条件协议书”来进行付款。

（1）供应商于送货时，将商品出库单交与国大商城收货部。

由收货部转交国大商城财务部。

（2）将填写完整的“供应商