制作工资台账的思路与方法Word格式文档下载.doc
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一直以来,我都有一个想法,尽量用最简便的方法解决复杂的工作难题。
所以下面用最简便的方法介绍一下工资台账的制作思路与方法。
一、工资台账要反映的内容:
工资台账首先要能反映是人员基本信息,如姓名、性别、职务、职称等详细信息;
其次,工资台账要反映当年的应发工资及其明细项目。
工资台账以每个人为一张账页,那么对于一个大型的企业或单位来说,是非常庞大的一个账本,信息量相当大。
二、建立工资台账的思路:
1、每个人的信息都要反映,那么就以员工的姓名作为唯一的固定参数,以此参数来判定其他的信息提取依据。
2、按惯例,在台账上方反映人员基本信息,在台账的下方反映当年的每月工资发放数。
3、工资部份严格按工资表上的项目明细反映,并能提供合计数及应发、实发工资的月份平均数。
4、要求,工资已经发到哪个月,那么台账上的工资数据就要反映到那一个月。
三、具体制作办法:
1、首先需要将员工档案情况录入形成一个参数表,由于工资明细表是首要参数,故将员工档案情况取名为“员工基本情况数据库”,在sheet2中形成员工档案情况明细表。
为保证用函数提取数据的方便,表的第一列定为“姓名”。
如下图:
2、将最重要的数据源——工资明细表,记录在sheet1,命名为“月份工资数据库”。
此表包括从当年一月至制作台账日所发放工资的月份。
可以将所发放的工资表拷贝过来,直接将每月的工资表粘贴进来。
将表第一列定为发放工资的“所属月份”。
3、将sheet3
命名为“员工工资台账”。
这样,初步结构如下:
4、最重要的工作开始了,制作“员工工资台账”:
(1)先确定工资台账的样式,设置好表格,如下图:
(2)以姓名为唯一参数,作为提取前两个参数表中相关数据的条件。
在姓名栏没有填写的情况下,所有信息栏应保持空白。
(3)从“基本信息”中的“编号”开始,直到“离职原因”,用VLOOKUP函数,从“员工基本情况数据库”中提取相关数据。
例如:
“出生年月”所属那一单元格的公式为:
=IF(LEN($B$3)=0,"
"
VLOOKUP($B$3,员工基本情况数据库!
$A:
$Q,7,0)),此公式的意思为:
如果B3单元格数值长度为零,即返回空值,否则,提取员工基本情况数据库表中的第7列数据。
基本信息中其他各栏的公式与此公式相似,只是提取数据的列数不同而已。
(4)“工资信息”部份,“已发工资月数”取值采用两种方法,一是可采用人工判定,即根据下面表中的月份判定;
二是可以根据台账时间判定。
因为台账时间一般为月末,表示当月工资已发放,所以“已发工资月数”的公式为:
=IF(LEN(M23)=0,"
MONTH(M23)),此公式的含义是:
以“台账时间”的月份为取值数。
即:
如果台账时间为8月31日,已发工资月数就为8。
“月平均应发工资”的公式为:
=IF(LEN(C7)=0,"
B22/C7),“月平均实发工资”的公式相近:
O22/C7),这两个公式的意思就不用解释了。
(5)下面进入最主要的工作,按规定的项目提取工资表相关数据进入分月工资表中的各个栏次,具体会用到数组公式函数SUMPRODUCT。
一月份“基础工资”的公式为:
=SUMPRODUCT((MONTH(月份工资数据库!
$A$2:
$A$10000)=$A10)*($B$3=月份工资数据库!
$B$2:
$B$10000)*(月份工资数据库!
$F$2:
$F$10000))
其他各月的各明细工资组成项目的取值均采用与上面相似的公式。
(6)用SUM函数编辑每个月的“应发工资”、“扣款合计”、“实发工资”以及“合计”栏的公式,公式的编辑方式过于简单,就不再赘述了。
至此,台账所有公式编辑完成。
一个完整的员工工资台账就形成了。
只要输入一位员工的名字,他或她的所有基本情况及工资发放情况就会立刻显示,一目了然。
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