办公资产管理制度Word文档格式.doc
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资产部应加强资产库存及配置管理,按月编制《办公资产采购计划表》,避免产生闲置浪费。
办公资产领用应填写《办公资产领用申请表》,由托管使用人进行签领。
第八条本着盘活存量资产、有效控制成本的原则,资产需求的满足应优先考虑调拨使用公司闲置的资产。
资产部应按月编制《闲置资产统计报表》(含可用资产图像资料),以实现对资产申购立项的控制,并组织调拨使用。
第四章资产的使用管理
第九条资产分类、分户建账管理:
(一)资产部负责建立《固定资产明细台账》,台账内容包括:
资产编号、类别、名称、规格型号、单位、数量、原值、购建时间、使用时间、使用部门、存放地点、是否闲置等。
财务部门负责对固定资产实行明细核算,每一个独立的固定资产项目为设置对象,每一对象按财务固定资产账套明细要求建立一张固定资产卡片,确保账卡相符,全面记载公司固定资产的增减变动情况。
固定资产的分类、计价方法按照会计相关制度执行。
(二)资产部负责建立《低值易耗品明细台账》,台账内容包括:
资产编号、类别、名称、规格型号、单位、数量、金额、购建时间、使用时间、使用部门、存放地点、是否闲置等。
财务部门对低值易耗品实行统一核算。
(三)资产部负责建立《物料用品进、耗、存报表》,内容包括:
名称、规格型号、上月结存、本月购进、本月发出、本月结存等。
财务部门对物料用品实行统一核算。
(四)资产部负责每月编写《固定资产、低值易耗品增减变动明细表》,反映当月固定资产、低值易耗品的增减变动情况。
第十条 资产托管使用责任落实:
(一)固定资产、低值易耗品的使用都应将托管责任进行落实,具体可在台账上明确托管使用部门、责任人或通过其它方式签字确认。
(二)若新增或减少资产,或托管使用部门、责任人发生变动,则在台账中进行及时调整。
托管使用部门、责任人变动,须做好交接工作及相应记录。
(三)各托管使用部门、责任人对公司交付的资产要注意正确使用和日常维护管理,并承担相应责任。
(四)各托管使用部门、责任人对本部门使用的实物资产进行定期和不定期的清理核对,并与公司资产部对账,保证账物相符。
第十一条 资产的标识化管理:
(一)公司所有建账管理的固定资产均应设置标识。
(二)在区分资产管理大类的前提下,可根据实际分类情况建立资产标识分类系统。
(三)标识的设置位置应便于观察、便于识别、便于实施,不易被人为因素变动,设置稳固、不易脱落,具有可追溯性,需要进行追溯的标识应具有惟一性。
(四) 标识的组成参照下列要素执行:
资产编号:
XHG-XNY-资产类型-×
×
号
物品名称:
规格型号:
购入日期:
(五)当发现标识脱落、不清晰时,资产部应及时更换标识。
第十二条资产的调拨管理:
公司内部资产调拨由调出单位资产部填制《资产内部转移单》,按程序经调拨双方单位审批通过后方可办理资产内部转移手续:
《资产内部转移单》原件应交由财务部门进行账务处理,复印件由调入调出双方做资产增减的变动依据;
同时,调出单位资产部填制四联单的《资产调拨单》:
一联作调出单位实物保管记账,二联交调出单位财务部门入账,三联和四联交调入单位财务和库房入账。
第十三条资产借用管理:
任何资产的借入还出,都需要具备借用手续,资产的托管使用责任跟随借用手续完成而发生相应转移,直至借用关系签字结束。
第十四条办公设施设备维保管理
(一)使用办公设施设备按有关操作程序说明书进行操作;
应避免频繁开关机、超负荷或破坏性使用;
能够设置密码操作的,应设置密码进行使用控制;
应做好防尘、防晒、防潮、防腐蚀及其他需要预防的事项。
(二)办公设施设备的正常维保由资产部统一安排,一般情况下需要签订维保协议,委托专业公司定期进行。
(三)办公设施设备发生故障或损坏不能正常运行的,托管使用责任人应及时填写《设施设备维修申请表》申报维修,不能带病工作,以防造成更大的损失。
根据谁使用、谁负责的原则,资产部应组织进行责任认定,对因正常损耗造成不能正常运行的,通过维修申请并按程序报批后组织维修;
对因个人使用或保管不当,造成不能正常运行的,一律由个人负责修复或赔偿。
第十五条资产清查、盘点及报废管理
(一)资产部应定期、不定期地会同托管使用部门及财务部门进行资产的清查盘点、核对账目,做到账物相符。
盘点结果需填报《资产盘点表》:
若出现盘亏,经证实属于非正常原因导致,则一律由责任部门及相关责任人按相应价值赔偿;
若出现盘盈,则应分析原因,并将盘盈资产纳入资产报表。
(二)对已不能正常工作,不能通过维修恢复其使用功能的,或是修复价值高于新购现值,确实需要报废或淘汰的固定资产、低值易耗品,资产部应进行清查核实,并申报报废。
电子产品类办公设施设备应出具专业检测或鉴定报告作为附件。
(三)报废手续办理周期:
固定资产每半年一次,低值易耗品每季度一次。
(四)报废资产处置:
资产部应根据报废资产的实际情况选择直接处理(损毁)、捐赠、变卖等处置方式。
资产部与托管使用部门应共同参与。
变卖价格确定后必须填写《资产出让处置审批表》,注明处置方式、变卖价格、价款收取的方式等,报经批准后办理报废资产转移手续。
处置后的收入一律交财务部门进行账务处理。
资产部对已经报损、报废的资产应进入《报废资产明细台账》。
第五章附则
第十六条本规定由资产部负责解释并监督实施,自下发之日起生效。
第十七条 记录
《资产采购计划表》
《办公资产领用登记表》
《物料用品领用登记表》
《闲置资产统计报表》
《固定资产明细台账》
《低值易耗品明细台账》
《物料用品进、耗、存报表》
《固定资产、低值易耗品增减变动明细表》
《资产内部转移单》
《资产调拨单》
《设施设备维修申请表》
《资产盘点表》
《资产出让处置审批表》
《报废资产明细台账》
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办公资产采购计划表(年月)
编制单位:
编号
产品名称
类别
规格型号
单位
配置标准
库存数量限额
上月结存数量
业务部门申请数量
本月采购
备注
行政事务
项目合作
研发服务
数量
单价
金额
制表/日期:
审核/日期:
编号:
XHG-XNY-XZ-ZC-001
办公资产领用登记表
员工姓名:
日期
品名
签领人
XHG-XNY-XZ-ZC-002B/5
物料用品领用登记表
品名:
规格型号:
领用数量
XHG-XNY-XZ-ZC-003
闲置资产统计报表(年月)
编制部门:
序号
名称
存放点
管理人
备注
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