卓越绩效自评报告编写十大误区Word格式文档下载.docx
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二、
用实例代替过程的描述
有的申奖者没有对过程进行系统的描述,往往采取实例来代替。
典型的描述是这样的:
“我们通过多种方法来确定顾客的要求”。
然后举一个实例,来说明顾客需求被识别的一种情况。
其问题在于没有向评审员讲明白你是如何来识别顾客要求的。
如果你在相应材料中没有系统地描述一个明确的过程,大多数情况下组织可能就没有这个过程,顾客要求是通过一种偶然的机会或是非系统的方法来确定的。
只要准则对某个过程提出了要求,就必须对过程进行全面、系统的描述或绘制一个详细的流程图。
三、
当需要用实例时没有举例
这是对上一种错误的反例。
此时需要有一两个实例来帮助说明一个过程。
实例可以为过程所用的系统性方法提供证据,还能增肌过程描述的可信性。
这里需要注意的是,在举出实例之前,首先需要对过程进行系统的描述。
当你运用实例时,要确认这些实例时否具有典型的意义,并解释这种情况是否为典型情况。
要谨记,评审员可能从来没有去过或听说过你的公司,甚至对你们所做的行业都不了解。
实例可以帮助他们了解你的公司,使他们更容易理解你的过程和方法是如何运行的。
四、
缺乏特色,过于简单
在申奖者所犯的错误中,这一条是最常见和最严重的。
在规定字数篇幅内回答所有质量奖要求的问题时很难的,所以许多申奖者都尽量简练地编辑他们的材料,以求包含最必要的信息。
但是这样做的结果往往是删除了太多的信息,以至于对过程的描述含糊不清,这样往往从评审员那里只能得到很低的得分。
五、
仅对少数绩效测量指标提供数据
这也是经常发生的错误,它往往使申奖者丢很多分。
如果你在自评报告的过程类目中说明了20多个不同的关键绩效指标,而在结果类目中只报告了其中的五六个,评审员会认为你选择了绩效较好的几个指标予以汇报,而其他数据可能是因为绩效不佳而没有汇报。
所以在准则类目1至类目6中提到的测量指标均应在类目7中给出数据和明确的说明。
六、
过多的前后参照引用
每个条款要尽可能地进行独立的解释,但是对不同条款的回答需要相互协调一致。
必要时,可以参看其他条款的信息,而不必在自评报告中重复叙述。
这种情况下,主要过程信息应在对应的项目中给出。
当通过前后参照的方式来提供有关要点的回答时,需要指明页码、条款号和具体的要点。
例如:
“有关人力资源工作系统的总体方法在第28页、5.1a中所述。
”
然而,你应该尽量减少前后参照的次数,毕竟让评审员前后寻找信息时一件麻烦的事。
当每个要点能够独立地解释时,应当避免过多的前后参照引用。
七、
该引用数据的时候使用文字叙述
类目7的所有要点需要提供结果的数据、趋势和对比。
任何时候在准则中看见“趋势”、“结果”或“数据”、“对比”时,你应该知道这是一个提示,这时你的回答中应该包括图形和数据。
这一点总是被误解,审奖者有时在标准明确需要提供数据时提供了一个过程的描述,或者仅仅是对结果进行一个叙述性的总结,而没有附加图形和统计数据。
在图形中加入叙述性的总结是非常好的,但是后者不能代替关键绩效指标的数据。
类目7应该通过图形/图表来解释绩效。
八、
提供了与要点无关的信息
这也是自评报告中经常出现的错误。
申奖者不是错误地理解某些要点,就是理解了但是在回答中没有提及。
要点要求解释组织如何测量顾客满意程度。
上述的例子并没有讨论顾客满意程度是如何测量的,它只提供了一些漂亮的词语。
这种回答时不会赢得任何得分的,因为材料中没有提供任何信息以告诉读者,公司是如何细分顾客以及如何测量顾客满意程度的。
九、
使用太多的缩写词
在企业内,特别是一些有国际业务的企业内,使用缩写词的现象非常普遍。
因为用起来相当方便,可以节省很多的文字,比如CEO—首席执行官。
但是并非所有的词都如此众所周知,过多使用生僻的缩写词会给质量奖评审员造成很大困难。
公司内部的人可能知道公司的缩写词是什么特定含义,但是质量奖的评审员不知道。
在缩写词第一次出现时给予完整的拼写和解释也不能解决这个问题。
评审员会忘记,从而不得不返回到前面去查找,什么是CASE或AIP计划等。
如果有可能,你需要完全避免使用缩写词。
这对于许多大型公司来说很难,他们对每个过程、文件和计划都配以相应的缩写词。
许多质量奖申请者在他们的自评报告中附有2至3页的缩写词表。
这对质量奖的评审员来说还是很难。
编写自评报告需要采用平实的语言,对每个活动或过程不要使用太简单的标题或缩写词。
十、
使用太多的行业技术或管理术语
这一点容易使质量奖评审员反感,因为这显得你好像要用这些术语来夸耀,来引起他们的注意。
自评报告的编写应该面向较低水平的读者,就像给股东欧冠的年度报告的水平一样,不应写得像大学教科书或是专业杂志的技术论文一样。
我们不鼓励使用复杂的单词和术语。
质量奖评审员很可能像对你的行业缩写词一样对这些术语也不熟悉。
消灭术语的一个号办法是让公司外的某些人,或是新员工在定稿前来审阅一下你
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