华为时间管理培训【完整版】文档格式.doc
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时间管理的方法和技巧
了解自己使用时间的方式和状况、做好工作计划缩短别人干扰的时间、不要拖延、第一次就把事情做好、时间的判断应有弹性目录
第一章:
时间管理的概念 1
什么是时间?
1
时间的四项独特性 2
小案例:
3
什么是“时间管理”?
第二章:
时间管理的误区 5
误区之一:
工作缺乏计划 5
误区之二:
组织工作不当 7
误区之三:
时间控制不够 8
拖延商数测验 8
误区之四:
整理整顿不足 10
文件处置测验 10
误区之五:
进取意识不强 11
第三章时间管理的六项基本原则 12
原则之一:
明确目标 12
原则之二:
有计划、有组织地进行工作 16
原则之三:
分清工作的轻重缓急 18
原则之四:
合理地安排时间 22
原则之五:
与别人的时间取得协作 24
原则之六:
制定规则、遵守纪律 24
第四章、如何制定计划 30
计划的类型 30
计划工具 32
计划管理--WBS 32
第五章、不要让别人浪费你的时间 36
打电话的艺术 36
被打断时如何处理 37
第六章、省时之道 39
等待的时候做什么 39
逆势操作 40
追求互赖模式 41
结束语 42
II
时间管理的概念
在我们探讨“时间管理”这个问题以前,不妨先来读篇文章:
--------------------------------------------------------------------------------------------- 1930年,胡适先生在一次毕业典礼上,发表了一篇演讲,内容如下:
诸位毕业同学:
你们现在要离开母校了,我没有什么礼物送给你们,只好送你们一句话。
这一句话是:
珍惜时间,不要抛弃学问。
以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭,不得已而做的。
从今以后,你们可以依自己的心愿去自由研究了。
趁现在年富力强的时候,努力做一种专门学问。
少年是一去不复返的,等到精力衰竭的时候,要做学问也来不及了。
有人说:
出去做事之后,生活问题急需解决,哪有功夫去读书?
即使要做学问,既没有图书馆,有没有实验室,哪能做学问?
我要对你们说:
凡是要等到有了图书馆才读书的,有了图书馆也不肯读书;
凡是要等到有了实验室方才做研究的,有了实验室也不肯做研究。
你有了决心要研究一个问题,自然会节衣缩食去买书,自然会想出法子来设置仪器。
至于时间,更不成问题。
达尔文一生多病,不能多做工,每天只能做1点钟的工作。
你们看他的成绩!
每天花1点种看10页有用的书,每年可看3600多页书;
30年读11万页书。
诸位,11万页书可以使你成为一个学者了。
可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫;
四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。
看小报呢?
还是打麻将呢?
还是努力做一个学者呢?
全靠你们自己选择!
易卜生说:
“你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。
“
学问就是铸器的工具。
抛弃了学问便是毁了你自己。
再会了,你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。
---------------------------------------------------------------------------------------------
看到胡适先生的这一番语重心长的话语,你有何感受?
“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”,诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出,但是我们做得究竟怎样呢?
我们常常听到——
“我要是在大学多学点东西就好啦!
”
“我应该少看些电视,好好地约束自己,多读点书!
“时间根本不够用,公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包;
同事间争权夺利,我总是担任和事佬的角色;
家人总也见不到我,几乎把我登报作废!
世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有24小时。
最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。
那么时间究竟是什么呢?
我们哲学家这样说:
“时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维性,是一种特殊的资源。
要想能够真正地了解时间并且管理“时间”,我们有必要对时间的本质有深刻的认识。
首先让我们先了解时间的四项独特性。
时间的四项独特性
供给毫无弹性:
时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源。
无法蓄积:
时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。
不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。
无法取代:
任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。
因此,时间是无法取代的。
无法失而复得:
时间无法象失物一样失而复得。
它一但丧失,则会永远丧失。
花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人都无力挽回。
如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。
你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。
条件只有一个:
用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。
前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8.64万元。
请问:
你如何用这笔钱?
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。
由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
请注意:
A.所谓“时间的浪费”,是指对目标毫无贡献的时间消耗。
B.所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。
大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。
第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。
第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。
第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。
在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。
在信息爆炸的今天,咨讯的空间在无限地扩展,面临竞争的压力、客户高品质的需求,您是否又有些无所适从呢?
由于时间所具有的独特性,时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。
在上面的“银行拨款”案例中,我们不难发现:
每天我们有24小时,每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,总计就是8.64万秒。
拥有这样的一笔财富,我们怎么可以视而不见?
又怎么可以随意处之?
这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。
有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的:
项目
时间(年)
睡觉
21
学习
4
工作
14
开会
3
个人卫生
7
打电话
2
吃饭
6
找东西
1
旅行
其它
排队
合计
13
60
总计
73
看了上面的这一组数据,您有何感受?
“时间管理”一直是个重要的问题,但从来没像今天这么重要过,为什么?
原因如下:
寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要
信息爆炸
竞争的压力
你的客户对品质的要求
看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人,减少时间浪费的现象,确非易事。
那么,我们的问题究竟在哪里呢?
时间管理的误区
我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。
所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。
以下列出时间管理的五个误区,请大家仔细阅读并分析,看看自已是否存在同样的问题:
误区之一:
工作缺乏计划
查尔斯·
史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:
“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。
”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。
重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。
倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。
只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。
假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。
将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。
当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。
数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:
1)因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
2)不做计划也能获得实效;
3)不了解做计划的好处;
4)计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
5)不知如何做计划。
我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?
剖析如下:
1)固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直!
”的侥幸心理。
试问:
房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?
2)不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;
做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。
3)由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。
但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。
综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:
1)目标不明确
2)没有进行工作归类的习惯
3)缺乏做事轻重缓急的顺序
4)没有时间分配的原则
误区之二:
组织工作不当
组织工作不当的主要体现在以下几个方面:
职责权限不清,工作内容重复
事必躬亲,亲力而为
沟通不良
工作时断时续
首先,学会如何接受请托:
对于我们每
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