公司出差管理制度(完整版)Word格式.doc
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销售部按计划一般性客户拜访、一般性市场考察、区域检查、工程谈判、渠道拓展、售后问题等;
市场部常规检查(店面、广告、促销)、活动培训指导、市场调研、新品推广、产品调研、信息收集等。
4.2.2特殊出差:
特殊客户拜访、渠道重大事件调查、专项调研;
公司委派特殊任务出差。
4.2.3活动出差:
经销商大会、样板市场建设、年终峰会、大型培训活动、订购会、公司展会活动、公关活动、委派学习等。
4.1出差签核程序
4.1.1业务员申请出差
出差人员应提前3日办理出差申请,填写《出差审批单》,注明出差时间、出差地点、出差路线、出差事由、所需资金等信息,经部门负责人签署意见、上级领导批准后方可出差,《出差审批表》批准后交人力行政部备案,人力行政部按《出差审批单》记录考勤。
4.1.2公司指派出差
即由公司原因(业务需要、培训、外部培训、会议等)指派涉及岗位人员出差,由指派人填写《出差审批单》,申报流程按以上规定执行。
4.1.3其他规定
⑴因公务紧急,未能履行出差审批手续的或因工作需要延长出差时限的,可以用通讯方式请示并经批准,出差后补办手续。
⑵出差员工在出差前须到人办行政部办理考勤登记,并知晓出差报销规定。
4.2出差借款
4.2.1借款流程
出差人员借款需持批准后的《出差审批表》,填写“借支单”,经主管领导批准,财务负责人审核后方可借款,如下图:
填写借支单
<1000元主管领导审核
≥1000元总经理审核
财务部主办会计
复核及备案
<1000元财务经理审批
≥1000元财务经理审核
总经理审批
出纳付款
4.2.2借款时,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,特殊情况由主管领导特批。
4.2.3出差回公司应在一星期内完成差旅费报销,凡与原出差申请单规定的地点、天数不符的原则上差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数的,经分管领导签署意见后方可报销。
4.3出差补贴标准
4.3.1总体原则:
对出差人员补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用,节约归己,超支不补”原则,实行出差区域规划报销出差补助费。
4.3.2住宿、伙食补贴标准(金额单位:
元/天)
职别
一级区域
二级区域
三级区域
活动出差
备注
总经理、副总经理
实报实销
部门经理
200
180
150
部门主管/大区经理
160
140
其他人员
(市场督导、区域经理、主管级以下人员)
130
110
备注:
⑴、一级出差补助区域以各省的省会城市以及直辖市,具体为各省省会城市。
⑵、二级出差补助区域以地级城市为主,具体为各省地区城市与地区下属市级城市。
⑶、三级出差补助区域以县级城市为主,具体为各省地区下属县级城市与乡镇区域。
4.3.3交通工具乘座标准
飞机
轮船
火车(动车)
汽车
出租车
总经理、副总
经理级别
可乘
二等舱
软卧或硬座/一等座
实报
主管级别
无
三等舱
硬卧或硬座/二等座
其余人员
⑴、员工出差乘座交通工具的规定按车程时间限定标准:
6小时以下乘坐硬座或长途汽车;
6-8小时可乘座硬卧;
8-16小时可乘座软卧;
16小时以上可乘座飞机。
⑵、出差人员应按最简便快捷的原则,出差安排路线乘坐车船,不得绕行;
如果出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观浏览。
期间的考勤时间按事假考勤,其绕线多支付的费用均由个人自理。
如果出差路线中含回家路线但未报批公司的,按公司考勤制度旷工处理且在家多支付的费用由个人承担。
4.4出差报销规定
4.4.1、住宿、伙食报销标准
⑴出差人员实行限额、凭有效票据(定额发票、机打票、店老板手写票)实报销的办法。
⑵二人以上同性员工同行出差,原则上其出差人员补助费按单人的2/3报销并指定一人办理借支及报销手续,特殊情况需上级副总或总经理审批。
4.4.2、交通工具标准
除部门经理级别以上级别外,公司员工出差原则上不能乘坐飞机。
确因出差需乘坐飞机,应写明申请原因,出差任务紧急的,出差申请单经营销副总审核,总经理审批后,其机票及乘坐往返机场专项客车费用,可凭据报销,车费报销,应列出差地发生交通车费的清单,需注明的原因(起止地点、经办事项)。
并经部门经理审批后方可报销。
4.4.3发票取得与票据要求
⑴费用报销人员须及时取得合法、合规和金额正确的发票,否则审核人员有权退票或核减该部分费用,出现下列任何一情况的票据均系无交换票据:
a.虚假发票,审核人员发现虚假予以没收并捐款50元;
b.发票未在正确的位置准确填写报销公司的全称;
c.被涂改或字迹模糊;
d.未加盖“发票专用票”或“财务专用章”,单据未盖章(签字);
e.出票日期和出差日期不匹配。
⑵票据的粘贴
a.票据粘贴应以上方向的左侧对齐,粘贴顺序自左向右方向,超过差旅费报销单部分应沿右侧边向内折叠,使之整齐、美观。
特殊报销费用可裁相同大小白纸作报销单,严禁使用过大或过小的报销单;
b.发票粘贴仅能使用胶水,禁用订书针,粘贴后所有票据号码及税务章要求保留齐全、清晰可辨;
c.票据必须分类粘贴,如车票、住宿票、招待费、办公费等类别,如若报销事项多提供报销清单明细列表,否则一律退回。
d.每张粘贴单后必须写明经办人,票据张数、总金额。
4.4.4费用审核规定
费用的审核实行三级审核制度,即:
部门经理审核、财务部审核、总经理或授权人审核。
⑴部门经理审核规定:
部门经理签单即保证,费用项目已获得适当的事前审批,费用项目是真实、合理的,申报金额规定的标准。
⑵财务部审核:
财务审核签单即保证,费用项目审批手续齐全,费用发票合法、合规、准确,票据粘贴规范,单据填写规范,数据加计准确,费用报销金额符合规定标准。
财务会计审核,务必注意以下事项:
a.费用报销应附费用项目的审批手续或相关合同文本
b.对不合法、不合规的发票有权退票
c.发票粘贴、单据填写不符合规定的有权退票
⑶营销副总、总经理或授权人审核
总经理或其授权人审核内容为费用发生的合理性、合规性。
4.4.5报销程序规定
⑴当月发生的费用必须于月内报销,因出差或接近月末25后之特殊情况,最迟于次月10日前报销完毕,报销时间超过3个月,财务部有权不予报销。
⑵费用报销人将填写完备并经部门经理审核签后的报销单据,及时送财务部审核,财务部人员审核发现不符规定的单据应立即退还报销人。
⑶财务审核后于次日将审核合格的报销单据提交至总经理办公室。
⑷会计与出纳人员结算(或付款)时务必查看报销人前期借款情况,且应先冲账后付款。
4.4.6其他要求
⑴在出差过程中因业务工作需要使用招待费、馈赠花篮等礼品或礼金应先征得总经理或董事长同意,经领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
⑵出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、票据作为计算费用的依据,1000元以内由上级领导审批,1000元(含1000元)以上必须报总经理审批;
对于公司代为订票的,应保留复印原件为审核依据。
⑶对于自带车辆人员,交通补助费予以报销(外出行车途中的违章罚款一律不准报销)。
⑷业务员出差,业务员出差严格安照《出差审批表》计划执行,不同一出差目的的业务人员不可以一起在外逗留、旅游等做工作无关的事情,出差过程中每日需要写工作日志,出差回来提交出差报告。
5.0附则
5.1本制度经各部门评审、修改、总经理批准通过后实施。
5.2公司原有制度与本制度有不符之处,以本制度为准。
6.0表单
《出差审批表》
6
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