3会议管理制度(修订)Word下载.doc

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2013-09-01发布2013-09-01实施2017-09-22修订

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1、目的

为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司全体员工会议、年度会议、季/月/周例会、经营协调会、专题会议、临时会议以及各部门的工作会议等。

3、职责

3.1公司级会议由总经理或总经理授权人发起，人力资源行政部组织。

3.2各部门工作会议由各部门负责人召集组织。

3.3人力资源行政部负责公司级会议的总体会务工作以及公司级会议决议和会议纪要的跟踪、检查、督办和落实，并根据各部门会议需求给予资源支持和服务。

4、工作程序

4.1会议类别

4.1.1公司级会议：

总经理办公会、经营协调会、年/季/月/周总结会、全体员工大会等。

4.1.2专题会议：

公司经营分析、生产管理、市场分析、安全管理、质量管理、工程管理、合同评审等会议。

4.1.3各部门工作会议：

各部门针对本部门工作的总结、分析、调度会议等。

4.1.4临时性会议：

因突发或紧急事件临时召集的会议。

4.2会议管理

4.2.1总经理办公会，是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。

内容包括但不限于：

①组织实施公司的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；

②对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；

③讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。

会议时间、地点：

会议通知安排

参会人员：

总经理办公会成员

会议说明：

各部门将需提交总经理办公会研究的问题，经部门负责人和分管领导审核后，由人力资源行政部汇总整理形成初步意见，报公司总经理，由总经理确定会议议题。

会议由公司总经理主持，特殊情况总经理不能参加时，由总经理授权人主持会议。

总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关人员列席。

4.2.2经营协调会，是公司根据日常经营管理和生产经营过程中存在的问题进行沟通协调督办落实的会议。

各部门负责人

由各参会人员轮流主持，各部门汇报各自的工作完成情况、存在问题、整改措施等，跨部门工作的协调和落实。

4.2.3年/季/月/周总结会

是公司对每年/季/月/周工作完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。

会议听取各部门负责人对上周期工作的汇报和总结，由所有与会人员对此作出明确的评价，总经理针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。

会议由总经理主持，人力资源行政部负责通知组织会议。

4.2.4全体员工大会，根据实际需要由人力资源行政部组织安排。

4.2.5专题会议，根据实际工作需要召集，遵循谁主办、谁召集、谁落实的原则。

4.2.6各部门工作会议

是指公司各个部门针对本部门工作总结、分析、部署而召集的会议，包括部门早会、季/月/周工作总结会等，由各部门负责人负责会议的组织和安排。

4.3会议要求

4.3.1会议组织遵照“谁主办，谁组织，谁落实”的原则

4.3.2会议主持人须遵守以下规定：

①主持人必须提前20分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

②主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

③会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

④属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。

对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；

对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

⑤主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

4.3.3参会人员须遵守以下规定：

①遵守会议纪律；

②会上就会议议题积极发言，发言应言简意赅，紧扣议题；

③遵循会议主持人对议程控制的要求；

④属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

⑤做好本人的会议纪录。

4.3.4会议记录。

公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。

会议记录应遵守以下规定：

①以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；

②会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

③对会议已决议事项，应在原始记录中括号注明“决议”字样；

④会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；

⑤负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；

⑥做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

4.3.5会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：

①公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由人力资源行政部存档备查。

②各部门的会议记录，由本部门内勤负责日常归档、保管，同时将一份副本送人力资源行政部统一归档备查。

③会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照保密要求及规定执行。

④公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。

存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

4.4会议跟进

4.4.1会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，服从主持人指定。

4.4.2会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准。

4.4.3人力资源行政部负责会议决议事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况作为考核责任人的依据。

4.4.4部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门负责人安排。

4.5公司级会议的保密

4.5.1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。

4.5.2会议决议事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。

4.5.3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。

4.6.会议纪律

4.6.1所有参会人员必须会议开始时间提前5分钟到达会场，不得迟到、早退和缺席。

4.6.2因事无法出席出席会议的，必须提前向主持人请假，并提前安排好替会人员，交接好开会内容。

4.6.3与会期间所有人必须将手机调为静音或振动状态，如有特殊或紧急事情必须接听电话的，必须向主持人说明，经同意后离开会场接听。

4.6.4与会人员必须统一着工装、端正坐姿（站姿），会议进行中不得交头接耳、随意进出会场，影响会议秩序。

未经会议主持人的允许，中途不得退会，否则以旷工论处并在全公司通报批评。

4.6.5与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。

4.6.6与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务，涉及到秘密事项的会议纪要，记录员应做好保密措施。

4.7制度履行与考核

4.7.1会议迟到每分钟对应考核分-1分，电话催促每次-5分；

4.7.2会议汇报发言准备不足，表达不清晰流畅的每人次-5分；

4.7.3无故或因私事请假未参会且未安排人员替会每人次-20分，因出差或忙于工作未参会且未安排人员替会每人次-15分，安排替会未提前沟通，代会人员汇报尴尬的每人次-10分；

4.7.4会议议题应发言未发言的每人次-5分；

4.7.5会中未告知主持人擅自离场的每人次-10分；

4.7.6会中电话响铃立即关闭未影响会场的每人次-2分，电话响铃时间较长影响会议纪律的每人次-5分；

4.7.7会中影响会议纪律每次-5分；

4.7.8会中总经理会议批评每次-3分，严厉批评每次-5分；

4.7.9无法进行考核扣分的人员按照奖惩细则给予不低于通报批评处罚的标准的处罚。

5．相关文件

《文件管理制度》、《奖惩细则》

6．相关记录

会议纪要、会议记录、签到表