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要反映什么内容;
而且要让读者能迅捷而准确地明了你行文的意图,了解你的观点、要求,
了解你提出的主要问题,了解该文所涉及的事务与关系。
不能让读者在读了你的来文后仍不
明不白,无法了解问题的主次轻重,甚至对发文者的意图、观点产生误解。
例如某校团委为
组织登山比赛活动向党委申请活动经费所写的一份《关于组织登山比赛活动的请示》,文中详
细地说明了组织该项活动的目的、比赛的时间、地点、活动的具体内容、经费开支情况等,
却没有明确提出“请予拨款”的要求,加上标题又没有明确反映出申请经费的意思,这就使
收文者看不出发文者是在申请经费、要求拨款,而理解为发文者已有这笔经费,只是行文请
求党委批准他们使用这笔经费组织一次登山比赛活动。
像这样的应用文,其主旨就是不明确
的。
行文要实现主旨明确,首先要求作者对发文的目的、意图有清醒的认识;
其次要求作者
对行文的中心、内容的基本方面、问题的主次轻重做到心中有数;
再次,要求作者在行文时
还要做到“立主脑,去枝蔓”,在确定主旨、中心以后,应紧紧围绕中心、主旨来选择有关的材料,组织有关的内容。
二、完备。
是说内容要素要齐全。
所谓内容要素,指的是一篇应用文在处理事务、沟通
关系上必不可少的内容因素。
应用文写作总是直接地与具体的事务相联系的,旨在解决工作、学习或生活中的某些具
体问题,最讲究现实的效益。
内容要素完备这一要求,正是应用文实用性这一特点所决定的。
看一篇应用文的内容要素是否齐全完备,关键就看其能否满足处理事务、沟通关系的实际需
要。
一篇应用文之所以缺乏实用价值,一个很主要的原因就是内容要素不完备。
例如,某单
位向当地石油公司请求增拨石油,理由讲了不少,可到底要求增拨多少石油却只字未提,以
致石油公司无法作出答复与安排。
内容要素不完备,有时还会造成主旨不明,从而影响应用
文的实用价值。
如上面谈到的那份“请示”,就是由于缺少了“请予拨款”这一项内容以致收
文者对发文者的发文意图作了别解,使该请示失去了实用价值。
不同的应用文体有其不同的内容要素。
例如,计划,其内容要素是制定计划的“目的”、
“依据”(这两点虽不一定要见诸书面,却是制定计划时不可不加考虑的内容)、“任务要求”、
“方法措施”、“进程与时序”;
而经验总结的内容要素则为“总的工作成绩”、具体的“做法”、
“效果”及“经验、体会”等;
经济合同则有“标的”、“数量与质量”、“价款或酬金”、“履
行的期限、地点和方式”、“违约责任”等主要条款。
我们写作应用文,一定要从实际出发,考虑该篇应用文有何非写不可、必不可少的内容,
努力做到内容要素齐全完备。
三、合式。
是要求符合所用应用文体的程式性要求。
程式性是应用文的又一大特点,它
主要表现为具有一定的惯用格式。
这一点,法定的行政公文与电报表现得极为突出。
拿公文
来说,标题、发文字号、主送及抄送抄报机关名称、正文、附件标注、发文时间、秘密等级、
缓急程度等项的写法及其书写位置等都有特定的要求,甚至连文字的书写排印、用纸的规格
及装订等都有严格的规定。
就一般的文章写作而言,格式大致包括以下三个方面的内容(或者说主要反映在三个方
面):
一是行款格式,主要指文字的书写排印的规定;
标点符号的书写规定;
标题、署名等位
置的规定等等。
二是内容表达的书面形式,如分条列项式、篇段合一式、分部切块式、表格
式等等。
三是正文的组织结构方式,包括行文顺序、开头结尾的安排等等。
再具体到应用文
的格式来说,则还有一个重要的方面,即“结构要素”方面。
所谓结构要素,指的是构成一
种应用文体的各个部分和项目(它不同于内容要素。
内容要素是就正文部分的内容来说的,
而结构要素则是对于全文的结构来说的。
相对于内容要素来说,结构要素具有一定的直观性
与外部性。
一篇应用文的内容要素是否完备,往往一眼看不出来,必须结合处理事务的现实
需要,深入到文章的内部,通过对正文的内容作认真分析后才能了解。
而一篇应用文的结构
要素是否完备,则一般可以从文章的外部形式上把握,往往可以一目了然)。
应用文的结构要素,可以分为“一般结构要素”与“特殊结构要素”两类。
“一般结构要
素”指的是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的。
例如公文中的“标题”、“发文字号”、
“主送机关名称”、“正文”、“印章”、“发文时间”等等,这是每一篇公文都要具备的部分。
至于“特殊结构要素”则不是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的,而只是其中某些或
某一篇章为了满足某种特殊的需要所特别具备的。
仍以公文为例,除了上述那些“一般结构
要素”外,秘密公文要标明秘密等级;
紧急公文要标明缓急程度;
有附件的公文要在正文之
后注明附件名称与顺序;
上报国务院的公文应注明签发人;
会议通过的文件要在标题之下、
正文之前注明会议名称与通过日期。
这秘密等级、缓急程度、附件标注、签发人姓名、会议
名称与通过日期等等,便是公文的“特殊结构要素”。
应用文的结构要素,有如一部机器的零部件。
少了一个零部件往往会影响机器的组装与
正常运转。
一篇应用文的结构要素残缺不全,也会影响到结构的完整,影响到应用文正常的
处理,会损害其现实效用。
可以说,结构要素乃是应用文格式的主要方面。
对应用文的“一定的惯用格式”,应着重从上述这几个方面去了解把握,以便使自己写出
的用文达到“合式”的要求。
应用文的程式性也是由应用文的实用性所决定的。
应用文作为信息的载体,其程式性掌
握利用得好,有利于迅捷、准确地传递、接收与处理信息,有利于稳妥、及时地处理事务、
沟通关系。
否则容易影响接收者对信息的处理、贮存,甚至贻误大事。
例如一大学生去信国
外,因不懂该国书写信封的习惯、体例,照我们的习惯去写,结果信给退了回来。
因此,我
们不能把应用文的程式性理解为纯属形式主义的东西、而无视应用文写作“合式”的要求。
四、得体。
所谓得体,就是得当、恰当。
得体对于应用文来说显得十分重要,因其往往
直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效益。
得体的要求是多方面的。
就应用文写作而言,主要反映在三个方面:
一是文体的选用方
面。
不同的应用文体有不同的功用,反映了不同的行文目的和要求,有的还反映了收发双方
之间不同的身份关系。
这就有一个使用文体是否得当的问题。
例如向非上下隶属关系的有关
部门请求批准,就应用“函”而不能用“请示”,否则便是“搞错对象”,很不得体。
又如向
上级汇报工作、反映情况、提出建议就应用“报告”而不是“请示”。
又如办学招生可用“启
事”、“广告”而不宜用“通告”。
二是行文方面。
这里主要指表达方式的运用与篇章结构的安
排。
前者指的是要根据文体的特点来正确运用表达方式。
例如“会议通知”,具有告知性、规
定性。
就表达方式而言,主要是运用叙述、说明,而不用或少用抒情、描写。
后者指的是篇
章结构应适应文体的特点与要求。
就拿开头来说,应用文旨在应用,要求“易见事”,其开头
一般应开门见山、开宗明义,而不宜搞“曲径通幽”、“烘云托月”之类。
其他如层次、段落
的安排,结尾的处理等方面,不同的应用文体都各有其习惯的做法。
三是语言的运用方面。
这是应用文写作“得体”的主要方面。
我们说应用文写作要得体,主要也就是说其语言的运
用要得体。
下面就着重谈谈这一方面的问题。
我们认为,应用文语言要得体,主要是要注意以下几点:
1、要符合作者在社会关系中的地位。
即叙事论理、遣词造句时要注意一定的身份,要能正确体现出收发双方之间一定的关系。
《文心雕龙·
书记》称“祢衡代书,
亲疏得宜”。
这“亲疏得宜”就是指正确体现了收发双方间一定的关系。
如公文中的传送用语:
“上报”、“呈报”用于上行,“印发”、“颁发”用于下行。
倘用错了便不符合作者在社会关系
中的特定位置。
《文心雕龙》所谓“若夫尊长差序,则肃以节文”不能仅仅视为维护封建等级
观念,从处理事务求得实效而言,这还是有必要的。
2、要注意特定的场合与氛围,要做到和谐协调。
如贺喜时不说丧气话,严肃的场合不说
俏皮话等。
又如写请柬,用于商店开张、会议开幕的可以写“敬请光临指导”,而用于结婚宴
请的则不宜写“指导”之类字眼。
3、要注意让对方乐于接受、易于接受。
要分辨对象,采用对方乐于接受、易于接受的言
语。
为了使对方乐于接受,有必要了解对方的个性、习惯、情绪、忌讳等等。
如对比较幽默
风趣的人说点俏皮话还可以;
对一贯严肃、不苟言笑的人就不要耍噱头、说俏皮话。
有的人
很讲究忌讳,同这种人说话在这方面就应特别注意。
一般人忌讳的话也要尽量少说。
有一个
储蓄所的营业员,把“要存定期还是存活期”说成“要死的还是要活的”,结果把前来储蓄的
一个老人气走了。
这就是说话不得体的后果。
同一个意思往往可以有不同的说法,其中有的
说法人家乐于接受,有的说法则令人感到不堪入耳。
这就要求我们在遣词造句以表情达意时
要十分慎重,要尽量做到让对方乐于接受(在这方面可以说只有一个例外,那就是你是有意
要激怒对方)。
此外,还要注意适合对方的文化程度、专业水平等,使对方易于理解、易于接
受。
例如对文化程度不高的人,就宜尽量多用平易通俗的词语,而不要使用古奥的词语;
对
不熟悉某一专业的人,就不宜过多的使用该门类的专业术语。
否则,“对牛弹琴”,于己于人
都毫无益处。
4、语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求。
如颁布政令的要庄重严肃;
通报
错误的要说理严正、义正词严;
申请要求的要平和委婉;
报喜祝捷的要热烈欢快等等。
《文心
雕龙·
诏策》里说:
“故授官选贤,则义柄重离之辉;
优文封策,则气含风雨之润;
敕戒恒诰,
则笔吐星汉之华;
治戎燮伐,则声有篇二:
常用应用文写作格式常用应用文写作格式
一、“通知”的写作格式
(1)标题:
发文机关+事由+文种,如:
《×
×
省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》;
事由+文种,如:
《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。
(2)正文:
正文一般由三部分组成。
第一部分写明为何要制发该通知。
然后以“现将有关事项通知如下”的过渡语引出第二
部分;
第二部分是写明通知事项,包括具体的要求和安排。
这部分的写作可采用条款形式,做
到条理清晰。
如需提出要求,要求的内容应根据制发的单位达到相应的高度。
第三部分是对通知接受单位的要求和希望。
这部分通常采用“特此通知,望?
?
认真执行”
的形式,也可直接以“特此通知”作结语。
(3)如有文件、图表类附件,应在正文后隔一行,按照所附文件的顺序写明文件的名称。
(4)落款:
在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称,如果在标题中已经标明制发机关名称
的,此处可以省去。
(5)日期:
即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日课堂练习:
某镇关于开展“六
一”儿童节慰问活动的通知例;
全镇各公(民)办小学、幼儿园:
为彰显镇委、镇政府对少年儿童的高度重视和深
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