兼职档案员培训课件培训课件Word下载.docx
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这里归档时间是指各部门立卷、移交时间,最迟5月底前完成移交。
而不是5月底才开始整理材料。
在这个时间内,有许多事情要做:
文件材料收集后要整理,对不合格材料要重新制作,对缺损材料要补;
材料在正式立卷前要送档案馆审核,对提出的问题要及时解决;
然后才正式立卷移交。
所以要抓紧时间,不要等到5月底才开始工作。
归档要求应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;
文件材料应区别不同情况进行排列,使之系统有序;
归档文件在技术加工上应符合有关要求;
归档文件要按一定次序系统排列,编写顺序号,编制文件目录等。
二、各部门为什么要向档案管理部门归档?
1、从法制讲,《中华人民共和国档案法》第十条规定:
对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
2、从档案的形成讲:
文件产生在各职能管理(业务)部门,必须通过归档将文件转为档案,归入档案管理部门。
3、从档案的作用讲:
档案是教职工辛勤劳动的结果,是学校历史的真实记录。
它反映了学校的办学轨迹,是我们了解学校历史的途径,是解决问题的依据,更是规划未来的依据。
档案维系着学校的昨天、今天和明天。
为了学校的发展,各职能管理(业务)部门应向档案管理部门归档。
三、兼职档案员如何开展工作兼职档案员要认真学习档案工作有关文件,领会文件精神和工作要求,了解本部门档案归档范围,遇到问题一定要向部门档案工作分管领导汇报,争取领导的支持。
第一步文件的收集及平时归卷做好平时归卷工作,是加强对文件的日常管理,防止散失堆积,方便部门利用,并为年终案卷的整理归档打好基础。
具体方法:
兼职档案员指导每一项工作的承办人按照《各部门应归档的文件材料》所给定的收集范围,为每一个条款准备一个卷盒或档案袋,并将条款号和条款名称抄写在卷脊或卷面上,卷盒或档案袋按条款号依次分类排放,以便随时归入和查找文件。
承办人员将工作中办理完毕、属于归档范围的文件材料,及时归入卷盒(袋);
对于已经归卷的文件,应该定期进行检查,发现归卷不适当的要随时调整;
1、本部门形成的发文,可以在文件正本发出时,同时将定稿和印制的文件存本归入指定的卷盒或卷袋;
2、本部门收到的文件可以根据文件登记号,结合催办工作,在文件办完清退后按号入卷;
3、科研工作、基建工作给每一个课题、项目编一个号,有材料形成或收到有关材料时及时归入;
*注意:
(1)文件归卷之前,要注意检查文书处理程序是否完成,处理的来龙去脉是否注明;
页数、附件等是否齐全完整;
承办中形成的电子文件是否归档。
遇有不明之处应及时询问有关承办人,然后将文件按案卷类目对号入座,归入卷盒(袋)。
借阅归还的文件,亦应随时销帐归卷。
对于不须立卷归档的文件材料,可以另放。
(2)收集文件时,要特别注意帐外文件的收集,力求将各种文件收集齐全,不要遗漏;
帐内文件:
经过收发文簿登记的文件。
帐外文件:
各种规章制度;
会议记录(纪要);
会议文件;
计划、总结;
登记表;
调查报告;
合同;
工作人员从外单位带回的会议材料;
领导人讲话;
照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等声像材料。
检查的重点:
请示、报告有无落款单位、落款时间、公章。
协议、管理制度等有没有签字盖章。
是否有请示、没有批复,或有批复、没有请示。
是否只有定稿没有原稿或只有原稿没有定稿。
是否缺少附件。
发文稿纸上有没有领导签发、批示。
是否用已使用过的废纸反面打印归档文件。
是否将不属于归档范围的材料放入。
第二步文件材料分类整理
(一)、年终调整定卷在正式立卷之前,需对平时积累、归卷的文件材料进行一次全面的检查调整,对照《山东财经大学档案分类法》(详见山东财经大学档案管理工作手册)然后确定组卷。
检查的方法和注意的问题:
(1)、兼职档案员进行一次清理,检查立卷类目各条款是否完全涵盖了所有工作。
特别注意突发性、临时性工作。
(2)、如果到归档时工作尚未完成,则应转入下一个年度立卷类目。
(3)、检查同一条款中的文件,是否属于同一项工作,工作中产生的具有查考利用价值的文件是否全部留存了,是否合理地保持了文件之间的联系。
(4)、归入的文件是否齐全完整:
相应产生的电子文件是否归入;
多余的重份文件应剔除。
检查归档的文件材料有无加盖公章,要签名的栏目有无漏签,附件是否齐全。
(二)、组卷1、组卷整理的基本原则:
遵循文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当考虑保存期限。
2、组卷的方法:
(1)分年度:
将文件材料按其形成或针对的年度分开。
一般情况下文件材料归入其形成年度,不同年度的文件应分开;
统计报表归入文件内容针对的年度;
长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年;
跨年度的请示与批复,归入批复年度;
跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年;
跨年度的会议文件归入会议开幕的年度;
法规性文件归入公布和批准年度;
按学年处理的文件归入学年度;
教学综合管理文件材料属于教学管理内容的采用自然年度,其余采用教学年度。
学籍材料在完成一个培养周期即一届学生从入学到毕业一次性归档。
一般采用毕业时的年度届。
科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度;
重大活动的文件材料归入结束年度。
(2)分问题:
将文件按其内容所反映的问题分开。
管理和业务活动中形成的文件材料,按单一问题组合;
会议文件,按会议的届次组合,一会一卷或一会数卷;
非诉讼案件材料,按立案问题组合,一案一卷或一案数卷;
工作计划、总结等,按责任者或名称组合;
统计报表、名册等按名称组合;
简报按名称、期号组合;
科研、基建、设备的项目档案,按项目组合,管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首,其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷;
不同类别的文件材料,必须分别排列组合。
(3)分期限:
将文件按不同的保管期限分开。
各部门在整理归档材料时,可参考《山东财经大学档案分类办法》,先将文件材料按永久、长期、短期分开,再结合问题进行立卷。
(永久:
50年以上,长期:
30年以上,短期:
15年以上)如果归档材料较少,只能组一卷,则不再分卷,所组成的案卷保管期限从长。
只对本部门的工作有短期参考价值文件材料,留本部门保存,不向档案馆移交。
我们现在一般采用年度---问题分类法第三步文件材料立卷工作
(一)卷内文件排列:
经过年终调整定卷后,每个案卷里面的文件,需要进行系统化的排列,体现出一定的条理,以便于利用。
排列的方法可以视每个案卷的具体情况而定,按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。
排列方法:
(1)同一件文件材料,按正件在前,附件在后;
(2)正本在前,定稿在后;
(3)结论、决定、判决性材料在前,依据性材料在后排列;
(4)批复在前,请示在后;
(5)校内发文:
正文发文稿纸原稿;
(6)其他文件材料按文号或时间顺序排列。
(二)送档案馆审核、整改在卷内文件排列好,编号之前,一定要送档案馆审核,对档案馆反馈的问题要及时整改,解决不了的问题要写出书面报告,分管领导要签字。
(三)卷内文件的编号卷内文件经过系统化排列后,要以编号来固定文件的排列顺序,便于对照卷内文件目录查阅文件,便于统计文件的张数或件数。
编号位置在:
正面为文件的右下角,反面为文件的左下角,凡有内容的文件每页编一个号,空白页不编,用铅笔按顺序依次编写。
一本案卷一般最多不超过50页。
(四)填写卷内文件目录、备考表1、卷内文件目录是放在卷首的详细目录,逐份登记卷内的文件,便于查阅,并有利于卷内文件的完整。
(1)顺序号:
以卷内文件排列先后顺序填写的序号;
(2)收发文号:
文件制发机关的发文字号,如:
国发[2004]8号,其中[2004]不得简写成[04];
(3)文件作者:
形成文件部门或对文件负有责任的署名者;
(4)标题:
即文件标题,一般照实抄录,无标题或标题不能说明文件内容的,可自拟标题,外加()号,例:
标题为请示的文件,应概括出主要内容写为(关于设备专项经费使用的)请示;
(5)文件日期:
文件的形成时间,例:
1998.02.01;
(6)所在张号:
卷内每份文件起始之页的编号,最后一份文件应填起止页号;
(7)备注:
要说明卷内文件特殊情况的文字。
2、备考表卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后,用于注明卷内文件与立卷状况。
(1)本卷情况说明:
填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
一般情况下不用填写。
情况说明可以手工填写,也可用计算机打印。
(2)立卷人:
由完成本卷立卷工作的兼职档案员签名。
(3)检查人:
由部门档案工作负责人签名。
第四步卷皮的打印及案卷的装订1、拟写案卷题名案卷题名即案卷标题一般应由立卷人自拟,案卷题名要求结构完整,应由卷内文件的主要责任者、问题、名称三部分组成,其中名称不要超过三个,拟写时要求做到简明扼要,概括确切又要文字通顺,正确地把卷内文件内容揭示出来。
一般采用段落式标法末尾不加。
。
例如:
2019年省教育厅下发的工作要点及工作总结卷皮由档案馆统一打印。
2、案卷的
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