让你的Word聪明一点中文报告样式模板Word文件下载.docx
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- 上传时间:2022-10-09
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让你的Word聪明一点中文报告样式模板Word文件下载.docx
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大部分的Word使用者都能够利用其基本的知识构架起一个看起来不错的摩天大厦,区别在于仅仅是勤奋有余的人建起的大厦甚至经不起插入中间的一张图、一个章节、一个表的折磨,他们要耗费大量的时间来处理对文章内容的增减而带来的格式改动,而聪明的使用者应该能够利用Word中的各种功能为自己建立一套架构,使其足够智能,来一劳永逸的避免调格式这种无谓的劳动,把更多的精力集中在文档所叙述的信息上去。
默认地,Word的样式会随着文档走。
而这个Word文档的本身的编排已经融入了所要叙述的所有技巧。
你可以将它作为模板,将以后每个你所编辑的新的文档的内容粘贴进来。
诚然如前所述,第一遍统稿的过程可能会耗掉你相当长的时间,但如果你没有什么对整体架构方面的新想法的话,这个模板可以让你今后的格式修改工作以分钟来计算。
本文主要包含了以下内容:
•样式和多级列表的使用
•题注、表格、图片
•其他有用的东西
本文档所使用的功能适用于Word2003、Word2007和Word2010,但所有讲解均以Word2007为准。
尽管在菜单编排上有所不同,仍可以肯定你在Word2003和2010中可以实现这些功能。
修订记录
2010年8月首稿
2012年5月增加“页码中的域代码”章节。
Tobecontinued
第1章样式和多级列表的使用
1.1为什么要使用样式和多级列表?
你可以这么理解样式和格式:
同格式的内容像是一个班上穿着同样颜色衣服的小朋友,尽管看起来很整齐,可是因为大家穿的衣服都是自己的,要想换一换款式的话只能一个一个人的换(噢,好吧你有格式刷,但这个班上有1000个小朋友)。
而同样式的内容则是一个全部穿着校服的小朋友,想要让他们换一换只需要让校办工厂把校服的款式换换就可以了。
而多级列表则是行政级别的补充,将其与样式配合使用,你就可以有:
大队长穿着红色校服,小队长穿着蓝色校服,普通同学穿着黄色校服……等等。
因此,经过良好样式和多级列表处理过的文档,应该能够:
•随意增减章节,其余章节编号自动随之改变;
•随意增减图片和表格内容,其余图片和表格编号自动随之改变;
•统一更改正文或者任何一类或者一部分内容的格式(包括但不限于字体、文字大小、段前段后距离、缩进、行距等等)
1.2如何创建和使用样式及多级列表?
1.2.1先构思好你需要的多级列表格式
多级列表是文档标题的级数,首先你需要想好你准备使用的标题级数和形式,比如下面这个:
图11本文所使用的多级列表结构
Tips
你可能会好奇为什么诸如
(1)和(a)这种普通的编号也要编入多级列表。
这是因为如果不这么做的话,你在文档中每使用一组此类编号都要将其“重新开始于1”,这无疑增加了格式编排的工作量并且降低了编号的整体性,而将其作为级别较低的多级列表等级来看待的话就会避免这些问题,因为它会根据其上级列表的变化而自动归1,也就是说你看到的
(1)其实是1.1.1.1.
(1),只不过前面那一大堆不显示而已。
1.2.2为每一级准备一个样式
考虑好多级列表的结构之后,先不要忙于建立多级列表,最好先为你的每一级先准备一个样式。
前面已经介绍过了为什么要使用样式,那本节则是告诉你怎么建立和使用它。
当你的光标落在任何一个段落中(而不必选中它),样式框里面即会显示当前段落的样式,如果你没看到的话,那点一下右图中红圈所示的那个下拉三角,就可以看到大图标形式的样式列表,这些就是我们讨论的小朋友们各种各样的校服了。
文档中的任何一个部件都是有样式的,在了解并开始使用样式之前你所做出的文档,由于没有调过,所以他们的全部内容都是“正文”样式,只不过由于你对不同部分的格式进行了修改,而使得他们成为了“正文”样式中的特例。
从你决定使用样式起,请减少这些特例出现的次数,因为一旦特例的母样式更改,所有的特例会在字体、文字加粗、字号等方面遵从母样式而重新变回差不多的长相,这显然是你不想看到的。
你不需要像使用格式刷那样选中某些段落,因为绝大多数样式的作用对象是段落整体。
这一方面大大简化了统一格式时的工作量:
你可以把需要汇总的文本拷贝进来,然后在每一段中点击以修改它的样式,而不需要一次次的选中该段的全部文本;
另一方面,这减少了特殊格式(下标等)被破坏的机会,例如下面这一段文字:
采用点中段落中任意位置再使用样式或者全部选中整段再使用样式的方法都可以得到绿色框中正确的结果。
而一旦你只部分选中了该段中的文字的话,就会产生红框中的效果,上下标以及文字倾斜、加粗等效果都会被剔除。
这种情况在超过一页的大段文字中尤其容易发生,为了避免这些讨厌的情况,强烈建议使用简单有效的“将光标停留在需要修改段落的任意位置”的方法。
Word本身内置了一大堆常用的样式,这些内置样式的好处是他们名称固定、不可删除、且有一些不会被误操作的特性。
以“正文”样式为例,你从别人那里拷来的大段文字,只要别人的大段文字也是采用的“正文”样式,那么你连“应用”的操作都免了,别人的文字会自动依据粘贴目标地文件的“正文”样式来更新其格式。
修改内置样式很简单,你只需要在下拉列表中右击你需要修改的样式,然后选“修改”即可。
在“修改样式”对话框中,你就可以为所欲为的修改内置样式的几乎所有格式了,除了字体、段落等等之外,还可以指定快捷键,这可是让你规整文档格式的利器,你可以为常用的样式设定诸如Alt+1、2、3等非常方便的快捷键,这样就可以一手鼠标一手键盘的快速处理大量汇总来的格式参差不齐的文字了。
默认地,内置样式“标题1”将会对应大纲级别1,“标题2”将会对应大纲级别2,……这个所对应的级别尽管在“段落”中可以看到且可以调,但是你每次点完确定会发现其实是修改不了了,这就是内置样式为了防止自己被误修改而预留的一点小小的特权了。
另外你应该还注意到了“格式”中的“编号”选项,不过对于我们拟采用的多级列表来说,这个选项其实是没有什么用的。
样式的“基准”是个不能忽视的内容,基准样式的修改会导致所有后续样式没有另行修改过的格式的变动。
请谨慎对待你的“正文”样式,很多Word中的内置样式都是基于正文的,这意味着你的每次修改都会牵一发而动全身。
例如:
如果你没有设过“标题1”样式的字体,那么将“正文”修改为楷体将会让包括“标题1”在内所有基于“正文”的样式的字体全变成楷体!
所以如果为正文设置了首行缩进,将导致所有的内置样式都自动首行缩进,由于我实在是懒得挨个去改,所以我以正文为基准新建了一个“中文正文”的样式,制作这个样式一共只花了10秒钟。
本文中绝大部分的正文内容都是采用了“中文正文”样式。
另外需要注意的是,快捷键是随着Word本身走而不是文件走的,因此如果你换了台电脑编辑,你所设的样式格式都在,但是需要重新设一下他们的快捷键。
当然,内置样式也有其不方便的地方,一是其部分特性不易修改,会造成我们不希望的结果(比如大纲级别);
二是内置的种类仍然不够多,不能满足我们的需要,因此自定义样式仍然是必要的。
自定义样式有多种方法可以实现,你可以调出样式的详细列表(见右图中上面红色圈所示的小箭头),然后选左下角的“新建样式”(绿色圈所示)。
但这样显然很麻烦,而且不直观,在此仅推荐最为所见即所得的方法,那就是先调格式再将其定义的方法(这同时也是一种很好的修改已有样式格式的方法)。
首先你需要想好要新建样式的基准样式,比如上面Tips中提到的“中文正文”样式,我希望它随着“正文”样式的改变而改变,只不过多一个首行缩进2字符的特性而已,那么,
(1)首先,随便敲几个字,然后把它用已有的、你准备用作基准的样式定义,同时,确保这个做基准的样式的“自动更新”是关闭的(见下页的Tips);
“自动更新”看起来是个很不错的功能,可显然它会让上面介绍的所见即所得的新建样式方法带来你不想要的结果——让你的基准样式也随着你格式的改动而变动。
因此本文档关闭了除目录外所有内置及新建样式的“自动更新”来误操作带来的茶几。
要知道对样式的修改造成的大面积自动更改有时是没法Ctrl+Z的。
很多时候你一定不希望有意或者无意的修改一小段文字的格式会在你意识到不应该修改它之前影响到十万八千里外的“穿着同样校服的”另一小段文字。
(2)然后将这一小段按你准备做的新样式的要求调整格式;
(3)最关键的一步——如果你只是想修改这个基准样式的格式,在文字上点右键,选“样式”——“更新XXX(样式名)以匹配所选内容”,这样所有采用这个样式的内容都会随之更新(也就是“自动更新”功能每时每刻都在做的);
但如果你想新建一个以现有样式为基准的样式的话,选“将所选内容保存为新快速样式”就会看到那个熟悉的“修改样式”对话框啦。
Tip
有时候当你右击时会发现没有“样式”这个选项,这通常会在表格文字中发生,不必担心,这只是Word右键快捷菜单的差异导致的,你所在光标处的文本仍然是有样式的(即使是在表格中),这时想要使用这几项,就需要通过上面样式菜单实现,先点击下拉菜单看到该文本对应的样式,然后右击这个样式的图标,剩下的事情就跟前面一样了。
使用样式的要诀在于,对于每一个文档构件,都确保它对应一个能够准确定义其格式的样式,对于表格中的文字也是一样。
第一次制作这样一个体系时是很繁琐的,但一旦你完成了一个符合自己排版习惯的模板,那么在Word有什么大的变动之前,基本就可以靠着这个模板通吃各种报告了。
当你决定使用样式的方法之后,就要坚持到底,任何一个偷懒的行为都会产生比不采用样式时更多的麻烦,例如对只出现几次的某类内容如果仅仅调格式,而不新增样式,这样调过格式的内容就会变成原样式下的一个特例,这会导致你之后对原样式的修改使得这些特例变成统一的格式。
1.2.3创建多级列表并与对应样式挂钩
当你完成了你所构想的每一个级别的对应的样式后,就可以开始建立多级列表与其挂钩了,多级列表可以很容易的从“段落”功能区中新建。
Word内置了一些列表库,但都不符合我们一般中文报告的要求,因此需要点击“定义新的多级列表”来创建。
在“定义新多级列表”对话框中,首先要把“更多”按钮(下图中的青色圆圈所示)点开才可以看到全貌。
然后,需要改的核心位置就是下图所框出的这些了。
最重要的当然是红色方框框出的“将级别链接到样式”和多级列表“位置”,你需要通过选中左上角“单击要修改的级别”中的数字,来定义不同级别的位置和对应的样式。
这里就需要按照图11中的构想,一级级的对应所设定的样式。
通过蓝色方框中的编号格式,和品红色圆圈圈中的此级别的编号样式,即可以按需要编出每一级的编号,这里一定要注意,“输入编号格式”框中灰色底纹的数字即是级别编号,是不需要手动修改的,所需要做只是增加“第”、“章”、“(”、“)”这些附属品,如果你想增减上一级别的编号,通过“包含的级别编号来自”下拉菜单中的内容来修改即可。
本文中之所以对“
(1)”之后的级别采用了自定义的样式,是因为名为“标题N”的内置样式的大纲级别是无法修改的,这会导致这些小标题也随之进入文档结构图的列表,从而让你的文档结构图变得非常冗长。
而自定义的样式则不会有这个麻烦,你只需要在其“段落”对话框的“大纲级别”里面将其设为“正文文本”即可。
另外,如果你对列表之后文字的位置不满意的话,可以通过将光标设于该行,然后再水平标尺上单击并左右拖动来设置制表符,从而修改文字位置,修改完后,不要忘记更新该样式。
当预览窗格中每一级的编号都是你想要
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