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或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询()”“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;
并加盖公章。
撰写函件应注意的问题
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
例文:
通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:
为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。
(略)
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。
(略)
四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。
上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。
一九九三年一月三日
二、通知的写作格式
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题:
制发机关+事由+通知。
二、正文:
㈠通知前言:
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决xxx
的问题,经xxx批准,现将xxx,具体规定通知如下。
㈡通知主体:
写出通知事项,分条列项,条目分明。
三、结尾(三种写法)
㈠意尽言止,不单写结束语。
㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
例文1指示性通知
北京积水潭医院关于XXXXXX的通知
各科室:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
北京积水潭医院二OO五年三月十日
例文2:
指示性通知
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发(1996)X号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。
为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易
印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。
有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院
一九九六年十二月十六日
例文3:
会议性通知
关于XXXXXXXXXXXXXXX会议的通知
各职能处室:
定于X月X日召开XXXX会。
现将有关事宜通知如下:
会议议题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
参加人员XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
会议时间X月X——X日(会期xxx,xxxxx报到。
)
会议地点xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。
有关事宜
(一)xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(二)xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。
(三)xxxxxxxxxxx。
联系人:
xxx,电话:
xxxxxxxx,传真:
xxxxxxxx。
北京积水潭医院
xxxx年x月x日
例文4:
关于召开全区宣传部长会议的通知
各市委宣传部,柳铁党委宣传部:
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项通知如下:
一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神;
总结交流我区前八个月宣传思想工作;
研究部署下一步工作。
二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。
三、会议时间9日9-10日(会期一天半,9日8日下午报到)。
四、会议地点报到及住宿地点:
南宁市七星路广西宣传干部培训中心。
会场:
区党委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
(一)请参加会议人员准备约15分钟的发言。
请将发言材料打印50份,在报到时交会务组(打印要求:
16开幅面,在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。
(二)请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作,准时出席会议。
在外出差、学习的,加无特殊情况,务请回邕参加会议。
(三)请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。
xxxx,传真:
xxxxxx。
中共广西壮族自治区委员会宣传部
二OO三年九月四日
二、报告的写作格式
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
制发机关+事由+报告;
报告前可加“紧急”。
㈠事由:
直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。
㈡事项:
写工作步骤、措施、效果。
也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾:
可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。
注意事项:
概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。
例文1建议报告
关于XXXXXX的报告
院领导:
根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX现将主要情况报告如下:
>
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX>
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
以上意见如无不妥,请批转各部门执行。
北京积水潭医院XX处
XXXX年X月X日
建议报告
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院:
脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗,却可用疫苗彻底预防的急性传染病。
为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目
标,国家决定开展强化免疫活动。
现将有关情况报告如下:
一、自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率提高,发病率显著下降,取得了可喜的战绩。
二、在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。
为此,决定从现在起至一九九五年一月期间,每年的十二月五日和一月五日,对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行。
卫生部
一九九三年十月二日
情况报告
关于xxxxxx的报告
根据xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx现将主要情况报告如下:
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx针对xxxxxx,提出以下建议:
一、xxxxxxxxxxxxxxxxxxx。
二、xxxxxxxxxxxxxxxxxxx。
北京积水潭医院xx处
四、请示的写作格式
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
—、标题:
制发机关名称+事由+请示。
㈠请示的原因:
陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。
㈡请示的事项:
写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
三、结尾语:
多用“上述意见,是否妥当,请指示”。
“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。
一文一事;
一个主送机关;
逐级请示。
请示需要着重注意的问题(紫墨映雪注)
(1)标题。
请示的标题一般有两种构成形式:
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
如《*县人民政府关于***的请示》;
另一种是由事和文种构成,如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
(2)主送机关。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。
(3)结语。
应另起段,习惯用语一般有“当否,请批示”,“妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”或“以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门研究执行”等。
(4)落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的,这里可不再署名,但需加盖单位公章,成文时间**年*月*日。
(5)请示的写作首先要和“报告”文种相区别。
在这个前提下,一要遵守“一文一事”的原则,主旨鲜明集中。
二要做到材料真实,不要为了让上级领导批准而虚构情况,也不要没能认真调查而片面地摆情况,提问题;
三要理由要充分,请示事项要明确、具体;
四要语气要平实,恳切,以期引起上级的重视,既不能出言生硬,也不要低声下气,客客套套。
例文1:
事务性请示
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。
具体意见如下:
一、明确指导思想,加强组织领导。
二、根据不同地区确定保护重点。
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见,如无不妥,请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局
一九九一年一月二日
办公会请示格式:
主管领导批示
关于XXXX的请示
院领导:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXX。
此文是否提交院办公会讨论,请指示
积水潭医院XX处
X年X月X日
请求批准性请示
关于建立中国工程院有关冋题的请示
近年来,我国科学家、工程技术专家和有关人士,曾多次提出建立中国工程院问题全国政协七届五次会议和
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