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3)行政文件,归综合管理部;
4)工程施工技术及管理资料(音像资料等除外),归工程部;
3.3工程资料管理网络和人员网络
工程项目中标后一个月内由项目总工组织,建立项目工程资料管理网络(应包括各部、室、专业组、专业公司等),明确负责人(负责人应为本现场技术负责人)、管理人员和各单位资料管理员。
4.文件的编写
文件资料的编写按以下规定执行(业主无特殊要求时)
4.1文件的编写一律采用A4纸张,用激光打印机或喷墨打印机(黑色墨水书写亦可)的打印件。
规格要求参考作业指导书标准样式(尺寸及页边距)。
4.2文件必需采用双钉装钉(横向、竖向均可)装钉尺寸要求如下:
①横向装钉的,左侧留装订线2.5cm,上边距25cm,右边距、下边距1.5cm;
②纵向装钉的,上下留出25cm的距离;
③钉与纸张的边缘留出1cm的距离。
对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。
4.3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距,标题为小三号宋体。
凡是正文应有页眉和页脚,页眉页脚均使用五号,页脚居中设置。
页脚使用三位阿拉伯数字,从“第001号”开始,卷内目录、卷内备考表及某一文件的附图无正文的部分,不编写页号,但应在文件目录中标明总页数。
4.4文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准,图纸的尺寸一律以毫米为单位。
4.5案卷封面宜采用外封面形式,内外封面的式样同作业指导书封面。
4.6档号:
项目代号+分类号+案卷号
项目代号:
是公司指定的,项目中标后由公司档案室给出。
分类号:
科技文件材料参考《火电施工企业档案分类表》中6--9大类的有关规定,其它部门采用0--5大类的有关分类规则。
案卷号:
即为案卷顺序号。
移交资料的档号按业主要求编制填写。
4.7案卷题名应简明、准确揭示卷内项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
4.8编制单位栏填写卷内科技文件材料形成的单位或主要责任者。
4.9编制日期填写案卷内科技文件材料的起止日期。
4.10保管期限填写其划定的保管期限,将来移交时在资料管理人员管理人员的统一指导下填写。
4.11密级依据保密规定填写(移交时业主给出,统一填写)。
4.12缩微号和档案馆号由竣工档案接收单位或部门填写。
4.13卷内目录及卷内备考表(各种表格)的格式由资料料室统一提供。
4.14竣工移交所使用的卷盒由综合管理部根据公司档案室要求统一购置。
4.15编写受控文件时均应标明文件编码。
(文件编码按《质量部工程质量体系文件编码与受控编号方法》进编写)。
5.工程中使用的表格
工程中使用的各种表格包括:
质保、过程控制、试验与检验、工程管理与技术管理、有条件发生的记录表格。
各种表格的使用按以下规定执行:
5.1国家、部或局已经下发现成表格(或有要求)的,使用其统一表格。
5.2《项目部管理制度汇编》已给出工程项目管理工作中的表格,这些表格按类别存在专门的数据库中,如需使用可直接提取使用,签名为手写。
5.3如上述表格不能满足施工要求,可根据需要自制表格,经专业部室领导批准(按审批权限),方可使用。
6.工程资料的收集
工程项目的档案资料,是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产(使用)全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不同形式、不同载体的资料,包括项目的提出、调查、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等,项目部有责任尽量将资料收集齐全。
6.1工程项目开工后由总工组织编制《XX项目部归档文件资料目录》。
其中应至少明确第一批开工项目应归档的文件资料目录。
(1)技术文件内容依据公司规定执行。
各类文件资料的收集策划应以分项或分段工程为单位。
(2)随工程进展对归档文件资料进行补充,待工程图纸80%或专业系统图100%到达项目部后15日内,对目录进行修改,分别报业主和公司各职能处室,作为正式文件执行。
(3)各项资料在单位工程未完时,由划分的文件收集、整理部门保存,待阶段性检查之后,或单位工程施工结束,按资料管理人员要求的时间,将资料移交给资料管理人员,正式归档。
6.2任何单位、部门和人员不管以何种渠道获得技术资料,均应交资料管理人员登记、备案,由有关领导核准后方可使用。
6.3各部门收集的资料除归档资料外,还应根据上级单位监检大纲的有关条款,对其它工程资料进行收集整理。
7.工程资料按以下要求进行整理和组卷
7.1项目文件资料一般按其专业、单位工程项目和形成时间先后进行整理组卷。
7.2有关设备的文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列,随机图样也可单独组卷。
7.3管理性文件按问题、时间或重要程序排列。
7.4案卷内技术性文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。
7.5每一单位工程项目的卷内文件按管理、依据、施工安装记录、检测试(实)验评定、证明等排列。
7.6文件材料组卷时,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷,不得分开。
文件材料的排列:
批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;
转发文件在前,被转发文件在后;
立卷人填写卷内目录,立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署姓名;
卷内目录和卷内备考表格式由资料管理人员统一提供。
7.7卷内备考表(各种表格)、卷内目录、卷内文件的装钉尺寸及页边距应一致。
7.8存档文件材料应尽量使用原件,如没有应标明原件的存放地点。
7.9资料管理人员编制《工程管理案卷总目录及卷内目录》,工程部长审核、总工批准。
8.文件资料的传递
文件资料的传递包括发放与往来。
8.1文件发放:
文件资料在发放前,发放部门应填写《文件发放审批表》,根据审批权限审批文件确定资料发放的范围,并建立《文件发放登记表》台帐。
从业主、监理方接收领取的文件资料两小时内在网上公布,24小时内发放到使用单位、部门
8.2文件往来
往来文件指与项目部以外单位的文件往来,一般包括与业主、监理、当地政府有关部门、设计院、设备厂家、调试部门、公司等的文件。
(1)接收:
资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。
任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。
对接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。
(2)项目部任何部门、任何人向项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应根据审批权限进行审批,在发出前在存档部门进行备案,对反馈信息及时归档。
(3)项目部各部门、各专业公司也应建立《文件接收登记表》。
9.文件、资料审批权限
9.1接受项目经理委托,由生产经理、商务经理、总工(副总工)发放(传阅)审批的范围:
国家、行业有关本工程的文件、要求,业主、监理公司文件、会议纪要、工程联络单(确认有效性和发放范围后下发)、通知等,设计院文件,设备图纸、涉外技术文件资料,外单位交流信息,业主委托、工程变更(根据确定的范围),公司有关本工程的文件和要求,项目部有关工程管理的文件、要求、通知,工程简报,上报业主、监理、公司的文件和材料,施工组织设计等。
9.2各部门负责人的审批范围:
本部门分管专业范围体系内的文件、资料、规程规范、标准、制度、规定,本部门编制的管理制度、规定、办法、计划、通知等,本部门所组织的专业会议纪要、总结、工作联系单,处罚通知等。
9.3资料管理人员发放审批:
施工图纸、图集,作业指导书、施工措施(包括监理批复意见),图纸会审记录,设计变更,技术例会纪要、专业会议纪要、工程总结等。
10.文件资料的更改和作废文件处理
10.1文件更改由更改提出人或提出部门的负责人填写《文件更改审批单》,重要更改要附上文字依据,由该文件、资料的原审批人或部门进行审批。
文件更改申请获批准后,由原文件发放部门(单位)按《文件发放登记表》的名单发放《文件更改一览表》,文件领用人按《文件更改一览表》对所持文件进行更改,如换页更改则进行换页。
10.2文件的失效和作废
文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版,原版本作废,换发新版本。
文件发放部门(资料管理人员)应根据《文件发放登记表》把失效和作废的文件及时通知给各部门(单位)。
作废文件应根据发文登记及时更换或撤回;
收回的失效或作废文件由发放部门填写《作废文件资料销毁申请及销毁记录》,经总工批准后执行。
需要作为资料保存的作废文件应加盖“作废参考”标识。
10.3文件中有关问题处理结果的反馈
文件的接收部门(单位或人员),接到工程文件后要对照文件中有关要求及领导的批示意见,及时处理有关问题,并将办理结果以文字形式反馈(也可在网上反馈)。
11.工程资料管理办法
11.1工程图纸管理办法
11.1.1工程图纸的收发统一由资料管理人员管理。
11.1.2各个专业的图纸在工程开工前,由各专业工程师按施工进度计划编制专业《图纸需求计划》,递交资料管理人员,由资料管理人员编制项目工程《图纸需求计划》,工程部长审核,总工批准,提交建设单位和设计单位,并在资料管理人员存档。
资料员拟订工程图纸发放范围和《文件发放审批表》,正式施工图纸的发放范围由资料管理人员审批,设备图纸和非正式图纸由总工或副总工审批,资料员发放。
图纸发放时要特别注意留出用于移交和归档的图纸。
11.1.3资料员统计图纸到位情况,按图纸交付计划向建设单位催交,接收的图纸进行登记(《文件接收登记表》),接到图纸两小时内在网上公布,未按计划到的图纸及时向资料管理人员和专业工程师汇报。
任何人员不论从何种渠道得到施工图纸,都要首先交资料管理人员,由资料管理组织确认。
11.1.4施工过程中,各单位要注意保护图纸,施工结束立即交回资料管理人员。
11.2工程变更资料管理
11.2.1工程变更由专业工程师及以上领导签字认可后生效<
见《设计变更、变更设计和工程委托管理制度》)。
11.2.2资料员接收到生效的工程变更后按工程图纸发放的范围进行发放。
11.2.3工程变更必须加盖设计变更章并在图纸中反映出。
(1)资料管理人员在工程开工后确定工程变更盖章分工,根据分工,资料管理人员提供印章。
(2)资料管理人员下发设计变更的同时下发《设计变更标注通知单》,图纸使用部门或单位接到设计变更及标注通知单后在通知栏签字,图纸使用部门或专业人员在被变更的图纸上用红笔标注(相关方无特殊要求时)变更内容,标注后在标注通知单确认栏签字,资料管理人员资料员核实变更确已标注后,收回设计变更标注通知单;
存档图纸的设计变更由资料管理人员管理人员标注。
(3)同一项目有两次及以上变更,以最新版变更为准,原变更收回,盖“作废参考”章存档备查。
(4)设计变更章加盖在相应图纸标题栏上方10mm处,当变更不是针对具体图纸时,在本套图纸的目录页及总图上盖设计变更章。
11.3施工过程形成资料的管理办法
每个单位工程按施工技术管理《过程控制记录》做详尽的记录。
11.3.1每项记录由单位工程技术
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