事业单位合同管理内部控制规范模版Word文档下载推荐.docx
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确保及时处理合同纠纷,最大程度地保证单位利益。
确保合同登记准确,合同档案妥善保管,便于日后查阅或跟踪管理。
1.1.3主要风险
如果未对合同相对人的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查,可能导致单位作出不当或错误评价,进而导致单位遭受经济损失。
如果未根据合同的性质确定参与合同谈判的人员,可能使合同谈判失利。
如果合同签订未经合理授权审批,可能给单位带来法律风险或经济损失。
如果超越权限签署合同,可能给单位带来法律纠纷。
如果未按照合同约定付款,可能影响单位形象或声誉。
如果合同履行不力或监控不当,可能导致单位经济利益受损。
如果合同变更未经合理授权审批,可能导致单位利益受损,影响合同的有效履行。
如果对合同出现解除情况未及时、有效处理,可能导致单位经济利益受损。
如果合同纠纷处理不当,可能导致单位遭受外部处罚、诉讼失败,损害单位利益、信誉和形象等。
如果合同未经登记,或合同档案未经妥善保管,可能导致合同档案损坏,不利于日后查阅或跟踪管理。
1.1.4主要管控方式
1.1.4.1归口管理
xx公园合同由行政办公室归口管理。
1.1.4.2审批控制
除政府采购、依法通过招投标方式达成的建设工程项目合同以外的合同,均需按照《xx公园合同管理办法(试行)》相关规定履行合同审签程序,明确双方的权利、义务,保证xx公园的合法权益。
1.2合同管理流程及管控措施
对于合同管理需要履行合同签订流程、合同履行与评估流程。
1.2.1合同签订流程
1.2.1.1合同签订流程
1.2.1.1.1流程图
1.2.1.1.2流程描述
编号
流程步骤
责任科队/岗位
流程步骤描述
输出文档
流程开始:
01
对合同对方主体资格、资信、履约能力进行调查
承办科队承办人
合同签订前,合同承办科队应了解合同对方的资信情况。
对资信情况不明的,应要求对方出具工商行政管理部门核发的单位法人营业执照、有关证明文件、银行资信证明或担保文件。
有关对方资信情况的文件、材料应纳入合同档案,留存备用。
资信调查资料
02
组织相关人员进行合同谈判、协商
合同承办科队组织有关人员与合同对方进行谈判、协商。
合同资金巨大或法律关系复杂的合同,应由主管园长和具有相应技术、经济和法律知识的人员组成谈判小组。
需聘用法律顾问的由行政办公室负责统筹安排。
同时,对谈判过程中的重要事项进行记录,形成谈判记录。
合同谈判记录
03
拟定合同文本并填写合同审批单
承办科队承办人根据谈判、协商结果拟定合同文本,并填写合同审批单,注明合同事由、合同名称、合同金额、合同对方单位名称、合同履行时间等内容,并签字确认。
合同审批单
XX合同
审核
承办科队负责人
承办科队负责人审核合同审批单,并于审核通过后签字确认。
04
承办科队主管园长
承办科队主管园长审核合同审批单,并于审核通过后签字确认。
05
计划财务科负责人
计划财务科负责人审核合同审批单,并于审核通过后签字确认。
如果合同金额在5万元(含)以上,则转至步骤06;
否则,转至步骤07。
06
法律顾问
法律顾问审核合同审批单,并于审核通过后签字确认。
如果合同金额在50万元(含)以上,则转至步骤08;
否则,转至步骤09。
07
审批
园长
园长审批合同审批单,并于审批通过后签字确认。
转至步骤09。
08
审议
园长办公会
园长办公会审议合同审批单,并于审议通过后形成园长办公会会议纪要。
园长办公会会议纪要
09
组织签订合同,并到行政办公室盖章登记
承办科队承办人组织与合作对方签订合同,需由对方先行签字盖章后,将合同正式文本交由本单位法定代表人签字,授权其他人员签字的,需有本单位法定代表人的书面授权,合同签字后,到行政办公室加盖单位公章。
用印登记表
转出至合同履行与评估流程。
1.2.2合同履行与评估流程
1.2.2.1合同履行与评估流程
(1)合同结算
在合同履行过程中,应按xx公园的规定履行经费审批手续,对方所开具的发票必须先由承办人、承办部门负责人审核签字,经查验真伪后,转计财科审核付款。
计财科依据合同履行付款工作,对收款单位与合同对方名称不一致的应当拒绝付款。
(2)合同履行监督与评估
单位合同履行应贯彻诚实守信和全面履行的原则,承办科队应责成承办人依据合同约定组织实施,并监督合同切实履行。
合同履行期间,承办科队及承办人应与合同对方保持经常联系,随时掌握合同履行进度,定期检查合同履行情况。
如发现存在重要问题或可能发生争议的情况时,应及时向主管园长报告,拟订解决方案,尽快妥善处理。
(3)合同变更
合同在履行过程中如需进行合同变更,需根据国家法律法规和有关规定办理批准、登记手续。
合同变更需双方当事人协商一致,并签订书面变更协议,如双方当事人对变更合同未达成一致意见,原合同依然有效。
(4)合同解除
合同因提前解除终止,承办科队组织相关人员和部门对合同的签订与执行情况进行检查,及时采取对策,解决遗留问题,从而保证工作任务的完成。
事后,由承办科队撰写合同解除情况报告,说明解除原因、解决方案、处理结果等。
合同解除情况报告为合同档案的组成部份。
(5)合同纠纷处理
合同履行过程中,要加强合同纠纷管理,依法保障自身权益。
合同纠纷经协商一致的,双方应当签订书面协议。
纠纷协商无法解决的,应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
诉讼仲裁由相关承办科队填报诉讼仲裁案件审判记录,上报主管园长批示后,单位指派相应的法律顾问开展案件代理工作。
(6)合同登记与归档
行政办公室负责对合同登记管理,建立合同台帐,及时记录合同编号、承办科队、合同名称、签订日期等信息。
合同承办科队详细记录合同的订立、履行、变更和终结等情况,合同履行完毕后,附上终结报告将合同文本及相关资料整理归档,不得随意处置、销毁。
承办科队根据合同的重要程度,设定合同文件资料的保管期限;
一般合同的文件资料保管10年以上,重大合同的文件资料永久保存。
法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定,从其规定。
1.3合同管理风险控制矩阵
二级流程
三级流程
控制目标
风险描述
控制措施
控制重要性
控制频率
主要涉及制度
控制文档
合同签订
确保合同相对人的主体资格真实,且具备相应的履约能力。
如果未对合同相对人的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查,可能导致单位作出不当或错误评价,进而导致单位遭受经济损失。
合同承办科队
关键控制
随时
《xx公园合同管理办法(试行)》
资信调查材料
确保技术、法律和财务等知识的支撑,保证合同谈判成功。
如果未根据合同的性质确定参与合同谈判的人员,可能使合同谈判失利。
确保合同签订经合理授权审批,保证文本内容完整,表述明确,维护单位的经济利益。
如果合同签订未经合理授权审批,可能给单位带来法律风险或经济损失。
承办科队承办人根据谈判、协商结果拟定合同文本,并填写合同审批单,经科队负责人、主管园长审核后,由计划财务科负责人审核;
如果合同金额在5万元(含)以上,还需由法律顾问审核后,报园长审批。
合同总金额在50万元(含)以上的,还需要由园长办公会复审,并作出是否签订合同的决定。
承办科队经办人
确保合同法律效应,防止越权签署。
如果超越权限签署合同,可能给单位带来法律纠纷。
合同正式文本由xx公园法定代表人签字,授权其他人员签字的,应有xx公园法定代表人的书面授权,合同签字,并由对方先行签字盖章后,方可加盖xx公园公章。
单位法人代表或授权代表人
合同签订授权委托书
合同履行与评估
确保按合同规定办理结算业务。
如果未按照合同约定付款,可能影响单位形象或声誉。
计划财务科
《xx公园经费支出管理办法》
发票或支出证明单
确保对合同履行进行跟踪监督与评估,保证合同正常履行,避免合同执行过程中的法律纠纷和经济损失。
如果合同履行不力或监控不当,可能导致单位经济利益受损。
N/A
确保合同变更经合理授权审批,保证单位利益不受损害。
如果合同变更未经合理授权审批,可能导致单位利益受损,影响合同的有效履行。
合同变更协议
确保合同解除得到及时、有效地处理。
如果对合同出现解除情况未及时、有效处理,可能导致单位经济利益受损。
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