05采购管理办法(试行)Word文档格式.doc
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3、公司年度采购计划及预算须经总经理办公会议批准实施,季度采购计划及预算须经总经理审批,月度采购计划变化不大的经分管采购的副总经理审批。
三、采购实施流程
1、采购部收到各单位已审核批准的采购申请单(经财务部审核预算,分管副总审批)后,多方询价、比价、议价,按照货比三家的原则,询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择,报总经理决定。
并建立完善的价格信息搜集对比系统档案以及供应客户信用等级档案等。
2、对大宗、贵重、批量性的采购采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购,并建立完善的招标工作档案。
尽量提高每次采购批量,获得批量折扣,降低采购成本。
3、采购询价经采购部经理获准后,采购员即与供应商洽谈采购合同及合同条款。
采购合同采用国家标准合同或公司拟订合同格式。
采购合同的签订按公司合同审批程序会签办理。
4、重大采购合同须经公司律师审核。
5、采购合同经双方签章生效后,采购员按合同付款约定,向财务部申请付款,及时向供应方支付定金和各期货款。
6、采购员按合同约定,及时催促供应方按时发货。
7、货物收到后,应及时运抵仓库,严格办理验收手续,并经生产单位负责人、设备管理及相关责任人验收签字后办理入库手续,采购员持有关发票、入库单等单据到财务部销帐。
8、货物品种、质量、数量、供货时间与合同不符的,采购员即时告知供应方,并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
9、若发生公司货款被骗等问题,采购部应及时上报主管领导,寻找替代品或变更采购计划或进行诉讼,采购部和采购员要承担或部分承担经济损失。
四、采购成本控制
1、采购部应严格按照采购预算实施采购计划,并采取有效措施,完成公司下达的降低采购成本的指标,或达到采购目标成本。
2、采购部密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,趋势预测,掌握最有利的采购时机,做出采购计划。
3、采购部分析主要物料的采购成本及构成,掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本中的比重,对有关费用重点监控。
4、采购部选择运输方式,应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等,多方案比较后选定方式。
5、采购部会同财务部确定贷款分期付款和结算方式,协商使用赊购、商业票据,减少公司采购和材料库存资金的占用。
6、采购部对各生产单位各项采购材料,阶段性更换采购人员,促进所有采购人员熟悉公司全部材料的采购情况。
7、采购部日常管理费、业务费、差旅费等费用按照公司相应费用报销管理办法执行。
采购部经理负责合理安排采购工作,严格控制费用开支。
五、附件
1、采购流程图
采购流程图
生产单位
采购计划审批
新供应厂商
供应
厂商选择管理
采购合同制定
验收
采购物品验收确认
收货
入库
结单、付款
档案保存
询价、比价、议价
审批
原供应厂商
核准
《采购申请单》
申请单位:
申请人:
申请时间:
采购品种
规格型号
技术指标
数量
使用时间
上次使用产地价格
备注
预
算
内
申购主管部门
外
财务部
分管副总
供销部
2
备品备件领用审批表
领用单位:
领用日期:
备品备件名称
出库日期
用于何处
正常使用期限
实际报废日期
采购价格
领用单位签名:
设备部签名:
本表一式两份,财务部、设备部各一份。
备品备件采购申请计划
申请部门:
申请时间:
名称
上次采购厂家
上次采购价格
本次预算价格
设备部:
财务部:
主管副总:
供销部:
4
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