05-印章管理办法Word文档下载推荐.doc
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制定日期
2022年10月9日
版次/页数
A/04/4
1目的
为规范公司行政印章、法人代表章、专用章、部门印章及介绍信的管理及使用方法。
2适用范围
适用于公司行政印章、法人代表章、专用章、部门印章及介绍信的管理及使用。
3职责
3.1管理部负责本规定的制(修)订、印信的归口管理和对本规定的解释。
3.2总经理负责本规定的制(修)订的批准。
4内容
4.1公司行政印(公)章使用范围
4.1.1以公司名义上报、下发的文件;
4.1.2以公司名义开出的介绍信;
4.1.3以公司名义上报的有关材料;
4.1.4必须以公司名义发出的便函;
4.1.5必须加盖公章的证明及其它材料。
4.2公司行政印(公)章、法人代表章使用规定
4.2.1公司对外发文和公司内下发的文件,经批准后方可加盖行政公章;
4.2.2在证书上用行政印章时,由证书的发放部门办理申请,经批准后到管理部盖公章;
4.2.3法人代表章的使用需经总经理批准;
4.2.4非常情况下使用印章,必须经管理部经理批准;
4.2.5管理部应做好印章使用记录台帐,填写《公章使用记录表》。
4.3行政印章、法人代表章刻制及销毁
4.3.1由管理部以公司名义上报公安机关批准后,方可刻制;
4.3.2如印章作废或不能使用时,应予以销毁,并有销毁记录。
4.4专用印章刻制、领用、作废及保管
4.4.1专用章(如合同专用章、发票专用章、财务专用章、报关章、检验章、收发章等)由所需部门申请,经批准后,由管理部统一负责办理刻制;
4.4.2印章刻制好后,由公司指定专人到管理部领用,并有领用记录;
4.4.3专用印章不能使用时,应予以销毁并有销毁记录。
4.4.4专用印章由公司指定专人保管使用,并制定严格的使用办法及使用记录台帐。
4.5部门印章刻制、使用、销毁
4.5.1部门印章由管理部统一刻制,由各部门到管理部领用,并有领用记录;
4.5.2部门印章一般只供在公司内发放部门文件及联系工作时使用。
业务管理部门的公章,也可在与上级对口部门的固定业务联系中使用;
4.5.3部门印章应由部门指定专人管理,并按严格的使用办法执行。
4.5.4部门印章若遗失,需经确认,部门主管领导审批后,报管理部再刻制。
当部门印章不能使用时,应予以销毁并有销毁记录。
4.6保管
4.6.1行政印(公)章、专用印章由公司指定专人保管;
4.6.2部门印章由各部门负责人或部门指定专人保管。
4.6.3法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。
法人章、财务专用章不得合放,必须分人保管。
4.6.4各类印章应加锁予以谨慎保管,不得随意放置,不得随意交给非指定人员代管或私自外借。
4.7印章的散失、损毁、被盗
公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时,各印章管理员应及时向管理部说明原委,同时向总经理递交说明原因的报告书。
可能带来重大影响的印章如法人章、合同章等应迅速到有关司法、工商等部门办理善后手续。
4.8印章的出借
印章严禁带出公司,如不得不带出公司时,需经总经理或其授权人批准,说明借章用途,同时填写印章出借申请后方可带出。
4.9公司印章的用印方法
4.9.1印章应盖在文件相应落款名称的正面。
4.9.2盖印文件必要时应盖骑缝印。
4.9.3盖公章除特殊规定外,一律用朱红印泥。
4.10审批权限
公司各部门经理级以上人员对分管的一般业务文件具有用印审批权。
公司各种合同、协议、担保书等特殊业务工作材料,须按公司规定的相关业务流程办理审批手续,并经总经理审批后方可施印。
4.11审批责任
各审批领导须仔细审查所签署的用印文件材料,并对其内容的真实性、合法性、准确性负责,不得做出任何有损公司利益或不妥的审批。
4.12公司介绍信使用范围
4.12.1以公司名义联系工作;
4.12.2公司员工去有关部门办理相关事宜(须持介绍信时)。
4.13开具介绍信的审批程序及要求
4.13.1因公须开介绍信时,由经办人到管理部领取介绍信,填写联系单位、具体事由、日期及有效期,经部门主管签字后,到管理部用印;
介绍信中的内容应与存根一致。
4.13.2介绍信存根由管理部保存,保存期为3年,过期销毁时,应经过主管领导批准。
5记录表单
JR·
29-2008《公章使用记录表》
制定
批准
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- 关 键 词:
- 05 印章 管理办法