进销存系统需求分析文档格式.doc

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“商品编码设置”用于设置商品编码的方式。

进销存系统的每条商品信息都具有惟一的一个编码，作为该商品信息的主键，一般该编码具有一定的规律，例如药品进销存系统，商品的编码可能有两级，第一级为药品的类别（中药、西药、保健品、器械等），第二级为药品的剂型（针剂、片剂、丸剂等）。

该功能设置商品编码分类的方法，从而实现商品资料维护中自动生成编码的功能。

例如该商品属于西药的丸剂，而西药的编码是2，丸剂的编码是02，该商品的编码就是202****，后面部分由系统根据该类别里现有编码的最大值加1自动生成。

“商品资料维护”用于维护（增加、修改、删除、查询）企业所经营的商品的基本信息，内容包括货号、条形码、品名、拼音编码、规格、单位、产地、类别、进货价、销售价1、销售价2、最低售价等。

其中拼音编码是商品名称的拼音简称，目的是在程序中可通过拼音码方便地查询到所需要的商品。

不同行业的进销存商品资料的属性差别很大，我们将在后面说明。

“供货商资料维护”用于维护企业供货商的基本信息，内容包括供货商号、拼音编码、简称、名称、地址、邮编、区号、地区、类型、电话、传真、电报、开户行、开户行邮编、银行帐号、税号、库房地址、库房电话、业务员、业务部门等。

“客户资料维护”用于维护企业客户的基本信息，内容包括客户编号、拼音编码、简称、名称、联系人、地址、邮编、区号、地区、电话、传真、电报、开户行、开户行邮编、银行帐号、税号、性质、业务员、业务部门、授信额度等。

“业务员信息维护”用于维护企业销售业务员的基本信息，内容包括业务员号、姓名、性别、电话、手机、地址、邮编、身份证号、类别等。

在销售开票时业务员属性可以直接从业务员清单表中获取所有业务员的名字作为辞典供用户选择。

“仓库信息维护”用于维护企业的仓库信息，内容包括仓库号、仓库名、类别、备注等。

企业的商品一般都是存放在不同的仓库或同一仓库的不同货位中，这样在在填写商品进货单和销售单时用户需要指定入库或出库的是哪个仓库的货物。

“采购合同管理”用于维护企业与供货商签定的采购合同，内容包括供货商号、货号、进价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限等。

合同的内容对业务可以产生影响，例如合同规定了进价，在填写采购单时系统会自动生成进价。

“销售合同管理”用于维护企业与客户签订的的销售合同，内容包括客户编号、货号、售价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限等。

小知识 

数据库设计范式

数据库的设计有一定的规范，按照等级划分为1NF、2NF、3NF、BCNF、4NF和5NF六个范式。

这些范式主要用来减少数据库中的数据冗余，每个范式都有自己的严格数学定义，下面我们用通俗的语言解释第一范式和第二范式。

1NF指关系中的每个域都必须是原子的，即每个字段都是不可再分的原子数据项，例如业务员信息表需要记录业务员的地址的邮编，如果使用一个字段Address_Zip，就是不符合第一范式的，应该分两个字段（Address和Zip）存放信息。

2NF定义为：

如果关系模式R（U，F）中的所有非主属性都完全依赖于任意一个候选关键字，则称关系R是属于第二范式的。

举例来说我们在系统中填写进货单时需要指定进货的商品，如果每次进货我们都填写进货商品的品名、单位等信息，这样就会造成很大的数据冗余。

根据第二范式的要求，可以把商品的信息提炼出来，单独存放在一张表中，将商品的编码（货号）作为关键字，这样进货时我们只需指定进货商品的货号就可以了，而其他信息可以通过关联的方法从商品表中获取。

需要注意的是，并非数据库设计时满足的范式层次越高数据库就越合理，一般满足第二范式就可以了，过于追求数据的精简就会增加操作的复杂程度。

1.3.2 

采购管理

“采购管理”功能模块用于管理企业的采购业务，其中包含的子功能模块如图1.3所示。

图1.3 

“采购管理”功能模块

各子功能模块实现的功能分别为：

“采购订单”用于录入企业的采购订单。

一般都将采购订单、入库单、销售单等单据根据第二范式分为主从两张表来存放数据，主表“采购订单”的内容包括编号、供货商号、订货日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、税价合计、不含税价、税额等，从表“采购订单明细”的内容包括编号、订单号、货号、订货数量、进价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额等。

“进货单”用于录入企业的进货单，也分为主从两张表，主表“进货单”内容包括编号、供货商号、进货日期、业务员、制单人、验收员、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“进货单明细”内容包括编号、进货单号、货号、进货数量、进价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库、货物质量等。

根据企业的规模和管理方法，可以直接作进货单而不用作采购订单，但对于较大规模的企业，一般采购部门和库房部门是分开的，有采购部门填写采购订单，货物运输到库房后由库房验收人员填写进货单。

填写进货单后商品的库存才会增加并产生应付款。

“进退货管理”用于录入企业进退货单。

进货的退货有两种方法，一是直接在进货单中填写负数的进货数量，另一种是填写进退货单，一般采用前一种方法。

“进货价格调整”用于调整历史进货单的价格，内容包括内部编号、编号、进货数量、原进价、新进价、调整日期、制单人等。

“进货单位调整”用于调整历史进货单的供货商，内容包括内部编号、编号、原供货商、新供货商、调整日期、制单人等。

“历史查询”用于查询商品采购、进货的历史。

一般可以让用户根据任何条件查询，如按照供货商、日期、商品货号、商品拼音等。

1.3.3 

销售管理

“销售管理”功能模块用于管理企业的销售业务，包含的子功能模块如图1.4所示。

“销售订单”用于录入企业的销售订单。

主表“销售订单”的内容包括编号、客户编号、销售日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、税价合计、不含税价、税额等，从表“销售订单明细”的内容包括编号、订单号、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额等。

图1.4 

“销售管理”功能模块

“销售单”用于录入企业的销售单，主表“销售单”内容包括编号、客户编号、销售日期、业务员、制单人、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“销售单明细”内容包括编号、销售单号、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库等。

“销售退货单”用于录入企业销售退货单，内容包括编号、销售单编号、货号、退货数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库等。

“调整历史售价”用于调整历史销售单的价格，内容包括内部编号、编号、销售数量、原销价、新销进价、调整日期、制单人等。

“历史查询”用于查询商品销售的历史。

一般可以让用户根据任何条件查询，如按照客户、日期、商品货号、商品拼音、业务员等信息查询。

1.3.4 

库存管理

“库存管理”功能模块用于管理企业的库存信息，包含的子功能模块如图1.5所示。

图1.5 

“库存管理”功能模块

“库存查询”用于查询企业商品的库存，可以查询总库存和分仓库查询。

“库存转库”用于将一个仓库的商品转移到另一个仓库，或者连锁门店之间的商品调拨，内容包括编号、源部门、目的部门、货号、数量、单价、合计金额、调拨日期、制单人、调货原因等。

“库存盘点”用于管理企业的库存盘点工作，将实际盘存的商品数量输入计算机，计算机自动与数据库中的库存数量进行核对并产生盘盈盘亏统计信息。

“报损报溢”用于管理企业商品库存的损益，内容包括编号、货号、仓库、数量、库存单价、金额、日期、责任人、制单人等。

“上下限设定”用于设置库存的上限和下限，当商品库存的数量超出指定的范围时系统可以自动报警，内容包括序号、仓库号、货号、上限、下限、最佳存量、备注等。

“库存上下限报警”根据当前商品库存和指定的库存上下限自动列出低于下限或高出上限的商品，并可以直接根据最佳存量直接生成采购订单。

“历史查询”用于查询各种转库、盘点、损益的历史数据。

1.3.5 

应付款管理

“应付款管理”功能模块用于管理企业的应付款业务，包含的子功能模块如图1.6所示。

图1.6 

“应付款管理”功能模块

“预付款管理”用于管理企业的预付款信息，内容包括供货商号、预付款总额等。

填写付款单时可以选择付款的方式，如果是“减预付款”则“预付款”信息表中的“预付总额”自动减少。

“应付款明细”用于查询企业所有的应付款，对应到每一笔进货的明细。

“应付款汇总”用于查询企业所有的应付款，对应到每一个供货商。

“付款单”用于录入企业支付货款的凭证和销应付款，内容包括编号、发票号、填票日期、进货单号、货号、供货商号、数量、进货单价、金额、付款日期、详细说明、进货日期、状态、减预付等。

“已付款明细”用于查询企业历史的所有已经支付的款项。

“历史查询”用于查询付款单历史。

“应付款帐簿”用于查询应付款科目的明细分录，属于财务上的概念。

每一笔进货或者付款系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，可以直接将查询的结果输出作为财务软件的凭证。

“应付款帐龄”用于分析应付款的帐龄，即在不同时间段内应付款分部的情况，从而为付款作出依据。

1.3.6 

应收款管理

“应收款管理”功能模块用于管理企业的应收款业务，包含的子功能模块如图1.7所示。

“预收款管理”用于管理企业的预收款信息，内容包括客户编号、预收款总额等。

填写收款单时可以选择收款的方式，如果是“减预收款”则“预收款”信息表中的“预收总额”自动减少。

图1.7 

“应收款管理”功能模块

“应收款明细”用于查询企业所有的应收款，对应到每一笔销售的明细。

“应收款汇总”用于查询企业所有的应收款，对应到每一个客户。

“收款单”用于录入企业收回货款的凭证和销应收款，内容包括编号、发票号、填票日期、销售单号、货号、客户编号、数量、销售价、金额、收款日期、详细说明、销售日期、状态、减预收等。

“已收款明细”用于查询企业历史的所有已收回的款项。

“历史查询”用于查询收款单历史。

“应收款帐簿”用于查询应收款科目的明细分录，每一笔销售或者收款系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，可以直接将查询的结果输出作为财务软件的凭证。

“应收款帐龄”用于分析应收款的帐龄，即在不同时间段内应收款分部的情况，从而为收款提供依据。

1.3.7 

帐务管理

“帐务管理”功能模块用于管理企业的结帐业务，包含的子功能模块如图1.8所示。

一般商业企业每个月都要进行一次结帐操作，确定该财务月份所有商品成本的进、销、结存情况，为财务提供数据。

图1.8 

“帐务管理”功能模块

“结帐日期设定”用于设置企业的每月结帐的日期，内容包括月份、全称、结帐日期等。

一般商业单位每个月的结帐日期都是固定的，默认为25号。

“模拟结帐”用于进行模拟结帐操作。

因为结帐操作不可逆，也就是说正式结帐后商品进销存汇总的数据就无法更改了，因此在正式结帐前往往要进行模拟结帐，以查看结帐数据是否正确。

“正式结帐”用于进行结帐操作，计算进销存汇总报表。

“进销存汇总”用于查询本次结帐的结果，内容包括结帐编号、年月、货号、上期结帐数量、上期结帐金额、