计算机审计实务公告第6号审计机关业务流程无纸化实施指南审计发〔〕号文档格式.doc
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第三章软件环境准备
第四章公文起草签批
第五章公文收发办理
第六章审计计划管理
第七章审计支持
第八章审计现场实施
第九章审计现场与审计机关交互
第十章法制工作机构复核
第十一章档案管理
第十二章统计管理
第十三章被审计单位资料库管理
第十四章公共信息交流
第十五章其他信息化手段的应用
第十六章附则
第一章概述
第一条审计机关业务流程无纸化是指审计机关在机关办公和现场审计中全面使用审计署金审工程(一期)建设成果,即《审计管理系统》(以下简称OA)和《审计现场实施系统》(以下简称AO),并通过以上两个系统进行交互,以电子文件资料的流转传递,部分以至全部取代纸质文件流转传递的过程。
审计机关业务流程无纸化的目的,是运用现代科技手段,提高办公效率和现场审计效率,提高审计质量,促进信息共享。
第二条推行业务流程无纸化的审计机关,应当具备运行、使用OA、AO所需硬件设备、系统软件和网络环境。
第三条审计机关业务流程无纸化主要在以下环节:
(一)公文起草、部门审核会签、领导签发、送印。
(二)内部成文及外部来文分发,指定办理人。
(三)制订、下达审计计划,分解成审计项目。
(四)审计组实施审计前下载相关文件、资料。
(五)实施审计过程中,运用AO引入资料数据,进行项目组管理,实施审计分析抽样,编制审计日记、审计底稿、审计证据,组内复核,形成审计组的审计报告,形成项目档案数据包、审计台账数据包、被审计单位数据包。
(六)审计现场与审计机关领导的交互过程中,审计组形成审计现场数据包,审计机关领导查阅、反馈意见。
(七)法制工作机构复核过程中,法制工作机构复核审计文书,法制工作机构与业务部门交互意见。
(八)档案管理过程中,归档资料的提交、检查、接收,档案的利用。
(九)统计管理过程中,审计台账数据包报送,统计报表报送、接收验收、汇总、发布。
(十)被审计单位资料库的及时更新。
(十一)通知、公告、电子邮件、即时通讯软件、机关内部网站等公共信息交流。
(十二)可以应用信息化手段的其他业务环节。
第四条审计机关业务流程无纸化须遵守国家及其主管部门的管理制度。
审计机关业务流程无纸化是一个发展、渐进的过程。
本实施指南的要求,可以分阶段实现。
第二章名词定义
第五条本规格说明书的名词定义如下:
(一)OA。
《审计管理系统》,原称机关辅助办公系统,是一个为审计机关提供领导决策支持、公文流转办理、审计业务管理、信息资源共享、机关事务处理等功能的协同工作平台。
(二)AO。
《现场审计实施系统》,(亦称审计师办公室,英文名称AuditorOffice的缩写)是一个用于现场审计环境下,审计人员利用电子数据进行审计、对审计项目进行管理的实施作业平台。
(三)公文。
包括:
审计机关在行政管理和审计过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书;
审计机关收到的上下级审计机关、其他国家机关和相关单位传递的文书。
(四)起草签批。
指以本机关(含其授权、批准的部门)名义形成制发公文的过程,包括起草、审核、签发、复核、印制、用印等程序。
(五)收文管理。
指对收到公文的管理过程,包括签收、登记、分发、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
(六)审计计划和审计项目。
审计机关的审计任务分为审计计划和审计项目两个层次表述,审计计划应当分解生成审计项目后,交具体审计机关或者部门执行,一个计划可以分解为一个或者多个审计项目。
每个审计项目有一个唯一的编码。
(七)法制工作机构复核。
指由审计机关法制部门(或审计机关指定的其他部门)对审计过程中产生的审计文书从依法行政角度进行的审核。
第三章软件环境准备
第六条审计机关应当结合本单位的实际情况,建立保障业务流程无纸化推进实施的工作制度;
根据OA、AO的功能要求,研究确定恰当的工作流程,对相关软件和OA的关键功能模块进行设定,完成软件环境的适应性准备,保障无纸化业务流程顺畅进行。
第七条为了确保审计机关工作人员在无纸化办公流程中角色的正确性,审计机关应当部署人力资源管理软件,正确、完整反映机关全体工作人员的姓名、职务、所在部门等与办公流程相关的信息。
审计机关应当建立日常维护制度,随时更新下列信息:
(一)机关工作人员的增加、减少,职务的调整;
(二)审计机关内部机构的设立、撤销、合并或者更名,以及由此带来的人员所在部门的变化。
第八条公文起草签批模块投入使用前,审计机关应当根据研究确定的发文流程,完成下列事项:
(一)设计公文起草的参与对象、经过环节、先后顺序,定义工作流流程。
(二)参考OA预设的样式,对公文要素等信息进行适当调整后,形成本单位的发文审批单,并保存到数据库中。
(三)参考OA预设的文种和样式,对字体、字号、单位名称等进行适当调整后,形成本单位的公文文种模版。
审计机关应当建立日常维护制度,慎重而及时地调整上述事项。
第九条公文收发办理模块投入使用前,审计机关应当根据研究确定的公文收发办理流程,完成下列事项:
(一)参考OA预设的样式,对公文要素及事项分类等信息进行适当调整后,形成本单位的收文登记单。
(二)根据本单位的部门设置、公文呈送接收关系,制定分发目标列表。
分发目标可以按不同级别的人员、不同性质的内部机构、上级审计机关、下级审计机关、党政领导机关、本级政府的同级部门等分为若干分发目标组,以便提高分发效率。
(三)审计机关的部门作为第二级公文收发层次的,需要分部门设置公文呈送、接收关系,制定分发目标列表。
(四)根据OA的控制机制,对全部工作人员设定不同职级权限分数,以实现不同的人员对同一文件具有的公文列标题、阅读、打印、转发等不同的粒度控制。
(五)设计公文办理的参与对象、经办环节、先后顺序,定义工作流流程。
(六)参考OA预设的样式,对公文办理要素进行适当调整后,形成本单位的公文处理单。
第十条审计机关应当在计划管理软件中编制当年审计计划、接收上级下达的计划、向下级机关下达计划,将本审计机关需要执行的审计计划分解为审计项目。
暂时不能完全实现上述要求的审计机关,应当由负责审计项目计划管理的工作人员在审计计划管理软件中,录入本机关当年审计计划,并分解审计计划为审计项目,按照审计署计划项目编码规则,生成全国唯一的审计项目编码。
第十一条法制机构复核模块投入使用前,审计机关应当根据研究确定的法制工作机构复核流程,完成下列事项:
(一)确定需要复核的审计业务文书种类,需要附送的资料种类。
(二)设计复核工作的提交、接收、传送对象和顺序,定义工作流流程。
(三)设置包括复核意见、主要问题和退回理由等惯用语,以规范操作,方便使用,提高效率。
第十二条察看现场模块投入使用时,审计机关应当建立制度、提出以下明确要求:
(一)按照正确的方法,在审计人员使用的计算机上安装AO,审计人员在审计中,应当视审计目标、项目内容、数据条件使用其功能模块。
(二)审计项目实施过程中,定期报送审计现场数据包。
(三)审计机关的领导应当带头使用察看现场功能,及时对审计组报送的有关项目实施情况汇报和请示,作出反馈批示,指导现场审计工作。
第十三条审计统计管理软件投入使用时,应当完成下列事项:
(一)设置审计统计管理软件网络版使用环境;
设置上下级审计机关关系;
设置机关统计员和部门兼职统计员,并赋予相应的权限。
(二)在统计员的计算机上安装客户端软件。
(三)已经部署数据传输通道(MQ)的审计机关,应当将审计统计管理软件配置为通过数据传输通道报送和自动接收统计报表。
没有部署数据传输通道的审计机关,可以使用文件方式报送和接收统计报表。
第十四条被审计单位资料库投入使用时,应当完成下列事项:
(一)存储上一级审计机关按照属地原则切分下发的本审计机关所管辖的被审计单位。
(二)确定被审计单位与本审计机关各业务部门的被审计关系,将被审计单位细分到各业务部门。
(三)手工添加被审计单位资料库中尚未存在的被审计单位。
审计机关应当结合审计工作的开展和AO应用,建立日常维护制度,及时更新被审计单位资料信息。
第十五条合理初始化或者按照业务流程无纸化的需求重新调整OA平台的下列设置:
(一)OA各个功能区的划分,各应用或者功能模块在各功能区的分配摆布。
(二)设置组织机构,建立本机关组织机构树,添加人员账号,分配权限角色。
(三)建立以内部部门为单位的子系统,分配相应的应用。
(四)根据审计机关确定的职责分工,赋予相关人员系统日志和行为审核的操作权限。
审计机关应当建立日常维护制度,及时而慎重地调整上述事项。
第四章公文起草签批
第十六条公文起草签批流程是审计机关为行使职权、办理事务而制作公文的过程。
审计机关的工作人员,在自己的职权范围内参与该流程。
行政公文起草签批流程的载体是行政公文审批单,审计文书起草签批流程的载体是审计文书审批单。
公文正文及其附件是审批单不可分割的组成部分。
第十七条审计机关工作人员起草行政公文时,使用公文起草模块办理下列事项:
(一)在行政公文审批单中,以填写、截取相应文字、从组织树选择、下拉框选择的方式,添加本人职权范围内的信息。
(二)使用直接粘贴正文或者在线建正文方式,引入公文正文。
(三)添加附件。
(四)添加背景资料。
第十八条审计机关的部门领导审核机关工作人员起草的行政公文,使用公文起草模块办理下列事项:
(一)审阅或者修改行政公文审批单中已经填写的各项信息。
(二)审阅或者修改正文、附件和背景资料。
(三)填写审批意见。
(四)根据情况,做出将公文提交审计机关领导阅核、送其他部门会签、送本部门其他领导阅核、退回拟稿人的选择。
第十九条与行政公文起草部门工作相关的部门,接到公文会签请求时,在本部门的职权范围内,对行政公文审批单中的各项信息、正文、附件和背景资料进行审阅,填写会签意见后退回。
第二十条审计机关应当建立办公室核稿制度,在公文起草签批过程中设计涉及公文核稿人员的流程。
第二十一条审计机关的分管领导可以直接签
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