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①九大领域中的每一部分与WBS的关系及其应用。
●第五章,WBS的例子与描述。
包括对几个不同类型项目的WBS例子的描述,以及第二章中的WBS基本原理的普遍应用的方法。
●第六章,WBS原理、步骤和审查表。
包括对WBS原理以及推荐给项目经理用来开发项目的WBS的一系列特定的、注重实效的步骤的总结。
●PMBOK®
是美国项目管理协会的商标,该商标在美国和其他一些国家注册。
第
章
WBS概论
本章提供了有关WBS的概念、背景以及WBS在项目管理过程中的地位的一些信息。
项目问题和解决方案
开始一个新的项目就像是要开始写一本书,你已经有了想要写些什么的思路,但还不确定怎样开始。
就像许多项目计划者和经理们一样,许多作者发现写大纲通常是一种开始写作的最有效的方法。
大纲既是一种组织材料的方法也是一个写作计划。
写大纲有许多方法,尤其是有一种基于研究的方法。
一般地,规划一个调查研究或数据收集,并决定每一章要讨论的内容及附录是十分必要的。
此外,起草章节、收集一批专家的关键评论、以及与评审证明和出版文件有关的实际步骤等,都是必要的。
第5章中有一个简单的以WBS形式写书的大纲的例子。
有这样一个被经常使用的比喻,这是一个古老的问题,问:
“你怎样吃掉一头大象?
”回答当然是:
“一次吃一口。
”所以,准备大纲的第一步是对“每一口”进行定义和分类。
“每一口”都是很重要的,因为有效的工作是一步一步完成的。
对一个项目来说,头脑风暴法能够帮助我们自下而上的定义“每一口咬什么”的活动,或者采用自上而下的“分解”过程将一个项目(或整头大象)细分为几个主要部分(如图1-1所示)。
无论用任何方法,目的都是开发一种项目所要进行的工作分解结构。
图1-1大象分解结构图
显然,大象的每个部分还可以继续分解(细分)。
例如,头部可以分解为脸、耳朵、象牙、象鼻,四条腿也可以分别独立识别,身体的各个部位可被确定;
尾巴和尾巴上的毛也可以分别确定。
项目的WBS结构遵从同一概念。
WBS是工作的一个总结,而不是工作本身,工作是构成项目的许多活动的总合。
一个WBS既可以从一个非正式的活动列表开始,也可以从一种非常结构化的方法着手,这取决于项目及其约束,并且它可以在计划者希望结束的地方结束。
WBS的目标就是建立一个有用的框架,以帮助定义和组织工作,然后开始做这项工作。
例如,在写书的大纲中,几乎总是会发生一些意想不到的事情,这些事情超出了大纲编写过程的规则。
首先,要定好本书内容的边界,准备大纲时要让作者定义主题、各部分和各章节。
开发项目的WBS是同样的事情。
但人们经常会过多的考虑其假设和限制,而不是直接关注项目大纲。
建立一个WBS分为4个步骤:
①确定项目目标,着重于项目产生的产品、服务以及提供给客户的结果。
②准确确认项目所产生的产品、服务或提供给客户的结果(可交付成果或最终产品)。
③识别项目中的其他工作领域以确保覆盖100%的工作,识别若干可交付成果的领域、描述中间输出或可交付成果。
④进一步细分步骤②和③的每一项,使其形成顺序的逻辑子分组,直到工作要素的复杂性和成本花费成为可计划和可控制的管理单元(工作包)。
关键定义
本书中经常使用的大多数项目管理术语都是在项目管理领域通用的。
下面这些定义是项目管理协会(PMI)在PMBOK®
中的定义。
活动(Activity):
在项目过程中实施的一项工作的组成部分,在标识描述中包含一个表示其动作的动词。
一个活动通常有一个期望的持续时间、期望成本、期望资源需求。
活动经常被细分为任务。
可交付成果(Deliverable):
任何一项可以测量的、有形的、可证实的结果或可见效果,或者一件为完成整个部分的项目所必须产出的制品。
当用于外部可交付成果时含义更加狭窄,必须是经项目发起人或客户接受的可交付成果。
最终产品(EndItem):
通常指交付顾客或者构成项目经理对顾客承诺的一部分的硬件、服务、装备、设施、数据等。
组织分解结构(OrganizationalBreakdownStructure):
能够将工作包与项目组织单元联系起来的对组织安排的一种描述。
项目群(Program):
以一种协作的方式管理的一组相关的项目。
项目群通常包括正在进行的工作元素。
项目(Project):
为了创造独一无二的产品、服务或结果而进行的一次性工作。
责任分配矩阵(ResponsibilityAssignmentMatrix):
一种将项目组织结构与WBS联系起来的结构。
可帮助确保项目工作范围中的每一个元素被分配到某个责任人。
子项目(Subproject):
PMBOK®
将其定义为整个项目中的一个较小的部分。
通常,一个子项目是能够作为半独立的项目元素来管理的一个WBS元素,可由一个人或一个组织负责。
任务(Task):
工作的一般内容,它没有被包括在WBS中,但可能是某项工作进一步分解的组成部分,这种分解是由对该项工作负责的个人来做的。
其用来描述项目最底层的工作。
WBS字典(WBSDictionary):
用来描述在每一个WBS元素中执行的工作的文档。
WBS元素(WBSElement):
WBS中的一个条目,在任何一级都可以存在,用一个名词或者名词加形容词来描述。
工作分解结构(WorkBreakdownSturcture):
一种面向可交付成果的项目元素分组,这个分组组织并定义了全部的项目工作范围。
每下降一级都表示一个更加详细的项目工作的定义。
工作包(WorkPackage):
WBS中最低级的工作,为定义活动或特定的向个人和组织分配责任提供了逻辑基础。
工作包也指要求完成的一项具体工作组成部分或过程,如一个报告、一个设计或一个文档的全部需求或其中的一部分、一个硬件或一项服务。
在项目的早期阶段,开发一个仅有二到三级的WBS是可行的,因为详细的工作可能还没有被定义。
然而,随着项目进入项目定义阶段或者计划阶段,计划就变的详细多了。
这时,WBS就能够被逐级细分到更低级别。
在我们前面所说的“吃大象”或者进行项目工作中,最终的子项目或工作包就是“一口”。
这个细分化过程的产品就是完成了的WBS。
⏹第1步定义项目目标:
建造一个能停放一辆车的车库,并美化现有场地,车库里外都应该有灯,还有水管。
⏹第2步确定特定的产品、服务或结果(可交付成果或最终产品):
车库和美化的场地。
⏹第3步确定其他的工作范围以确保100%的工作被识别:
这是一个需要完成如下事情的项目管理职能,如编制施工计划、获得许可、签定分包合同。
至此,该项目的WBS如图1-2所示。
第一级是总项目,第二级是进一步分解成的最终产品(车库和美化场地)以及与项目相关的或辅助性的工作(如项目管理)。
项目的总范围由第二级的三个部分工作之和来表示。
一级
二级
⏹第4步进一步细分元素,直到适于计划和控制的层级:
图1-3表示每个二级元素的下一级细分。
有些三级元素还可以进一步分解。
表1-1表示一个到达工作包
表格中的数据都是字典必须包含内容。
然而在一些组织的实际应用中会收集到更多的数据,诸如预算数据、计划数据、交付数据、挣得值管理数据,都可能是特定的WBS元素中的一部分。
这些数据对工作包是有用的,但是对总结或更高级的元素可能用不到。
下面是一个对一个名为“培训”的WBS的典型WBS字典描述,可能会在第二级中出现。
WBS1.4培训。
这个元素包含可交付成果的培训服务、手册、附件、培训帮助和培训设备,用来指导客户最大效率地学习怎样操作和维护系统。
这个元素包括所有与设计、开发、可交付成果、可交付的培训设备的生产,以及可交付成果列表中定义的师生指导和可交付培训服务。
WBS字典的优势之一是用文字描述每个元素的工作规范。
简短、总结性的WBS元素描述经常是模糊的或容易引起误解的,而WBS字典能够消除可能产生的任何误解。
有些计划人员发现使用字典中已实施活动的术语来描述WBS元素十分有效。
其优点是不需要WBS字典也能够明确元素中的工作。
然而,活动术语的使用也会引起混乱,并可能会失去一个基于名词——产品WBS所需要的规范。
使用基于活动的WBS元素描述的另一个缺点是很难评估是否违背了百分之百规则。
用来描述每个元素工作的WBS字典能够方便的转变为对项目或子项目的综合性工作陈述,字典的作者可以确信WBS字典涉及所有要执行的工作。
因此,全部项目范围也就被清楚和易于理解地定义了。
工作包
WBS的最低级被定义为“工作包”级,这一级为定义活动或者
给特定的人或组织分配任务提供了一个逻辑基础。
WBS结构的主要目的就是确保项目中要执行的所有工作都被确定。
WBS只分解到工作包一级,但是,如果超出WBS的范围,工作就必须被细分到可以充分实施计划和控制的点。
在工作包下面的活动级(作业级)是网络计划执行的层次。
每一个活动都有特定的和预期的持续时间、资源、成本、绩效要求和产出,这些都被概括在工作包中。
(这将在“使用WBS开发活动”部分详细讨论。
)每一个工作包都应该有一个指定的个人或组织对所执行的工作负责。
工作包是一个特定组织所执行的活动的集合,通常一个特殊的WBS元素有一个特定的成本帐户号,这可能是一个大的分包工作包。
工作授权表中要确定预算水平、起始和终止日期、责任组织和要执行的工作的简要陈述,工作授权表及其等价文件通常用来批准工作包中要执行的工作。
图2-9说明了项目X的WBS、工作包以及活动之间的关系。
三级
四级:
工作包
TEST
五级:
在计划表或网络图中
测试工作包的活动
图2-9WBS、工作包和活动之间的关系
由于很难收集到实际成本数据,所以在活动级控制成本通常不太实际。
然而,通常可以在实际成本数据能够累计的工作包级或更高级控制成本。
成本帐户是一个术语,用来描绘实际成本能够被累计并能够与预算成本比较的管理控制点。
这可以参考挣得值管理系统中的挣得值BCWS。
适当的细节水平
WBS中的内容需要有多详细?
答案有很多。
集中于产品的WBS部分通常分解到横向关联元素以下的更低级。
雷泽(Raz)和格洛伯森(Globerson)已经开发出一系列用来判断WBS分解程度的标准。
这些标准的修订版本如表2-3所示。
表2-3适当的细节水平
工作包应该被进一步分解吗
下述问题的肯定回答越多,进一步分解工作包的理由就越充分
是/否
问题
有必要提高估计成本和工期的精确性吗
是不是不只一人对工作内容负责
有必要准确的知道工作包中活动的时间安排
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- WBS 工作 分解 结构
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