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2.提交会议审议批准的文件。
例如工作规划、计划、报告、预算决算、行政法规及各项决议的草案等。
3.会议期间使用的文件。
例如开幕词、闭幕词、领导人讲话稿、大会发言材料(包括典型经验介绍材料、专题报告)、会议总结报告等。
4.会议参考性文件。
例如调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表等。
5.会议管理性文件。
例如会议通知、日程与议程安排表、会议须知、保密规定以及会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单、票证、签到簿等。
6.会议记录、简报。
7.会议宣传性文件。
例如宣传会议精神、主旨或决定事项的文件资料。
会议纪要、决议、新闻报道等。
8.会议的照片、录音、录像等资料。
(三)相应知识1.收集会议文件的渠道
(1)向全体与会人员收集文件。
(2)向会议的领导人、召集人和发言人收集文件。
(3)向会议的有关工作人员收集文件。
如会议的记录人员、文书起草人员等。
2.收集文件的方法
(1)一般小型内部会议,由于参加会议的人数较少,人员又比较熟悉,可以在宣布会议结束的同时,由主持会议的领导提出要求,请与会人员将需要退还的文件留下。
也可由秘书人员在会场门口随时收集。
(2)对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员,应当及时采取个别催退的办法。
(3)大中型会议收集文件,应提前发文件清退目录,先由与会人员个人清理,由召集人收齐交大会秘书处。
(4)收集会议工作人员手中的文件,可采取发文件收集范围单或目录的办法并限时交退。
(四)注意事项与要求1.收集会议文件的责任应落实到人。
2.收集文件应当与分发文件一样,履行严格的登记手续,并认真检查文件是否有缺件、缺页、缺损的情况。
如发现此类似情况,应尽快采取补救措施。
3.收集会议文件要及时,不得延误,以免造成文件的遗失。
4.注意做好保密文件的收集工作,做到不失密、不泄密。
篇二:
会议文书
(2)
会议文书(选择题)
(一)会议的种类
(1)按组织类型划分。
可分为内部会议和外部会议,正式会议和非正式会议。
(2)按会期划分。
可分为定期会议和不定期会议。
(3)按出席对象划分。
可分为联席会(若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等。
(4)按功能性质划分。
可分为决策性会议、讨论性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、协调性会议、报告性会议、谈判性会议、动员性会议、纪念性会议等。
(5)按议题性质划分。
可分为专业性会议、专题性会议、综合性会议等。
(6)按规模大小划分。
可分为特大型会议(万人以上)、大型会议(数千人)、中型会议(数百人)、小型会议(数十人或数人)等。
(7)按会议采用的媒介划分。
可分为:
电话会议——通过公共通讯系统或专用通讯系统提供的电话会议功能,使多个会场实现异地语音交流的会议形式;
电视会议——运用远程数字传输系统,声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通,使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式;
计算机会议——计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。
(8)按与会者的国籍及议题的范围划分。
可分为国内会议和国际会议等。
(二)公司常见的会议类型
按照会议召开的规模和等级,公司常见的会议主要有以下几种:
(1)股东会。
股东会是公司的最高权力机关,由公司全体股东组成。
股东会由全体股东出席,有定期召开和不定期召开这两种形式。
定期会议每年至少召开一次;
不定期会议在定期会议闭会期间应股东、董事或监事的提议召开。
(2)公司年会。
公司年会在年终举行,多为公司向全体员工报告一年来的工作业绩,确定下一年的工作计划。
(3)董事会。
董事会是公司的业务执行机关,成员为3~13人,设董事长1人,副董事长1~2人,董事若干人。
董事长为公司法定代表人。
(4)经理例会。
经理例会是指由企业内部的各部门经理参加,研究并决策企业生产经营中重大事项的一种办公会议,且往往是例行会议,每月或每周一次,人员和地点都相对固定。
(5)业务洽谈会。
业务洽谈会是企业为提高经济效益而举办的重要会议。
(6)客户咨询(恳谈)会。
邀请客户代表参会,听取他们对企业经营方面的意见和建议,以期与客户建立长期而稳定的利益关系,进行更好的合作。
(7)新产品新闻发布会。
新产品新闻发布会又可理解为信息发布会、媒体沟通会等,是企事业研制出新产品并准备将其推向市场时所进行的宣传会议。
(8)产品展销订货会。
企业经营中为了扩大销售量,常采用固定或巡回的方式公开展出各种产品,如手工业产品、工农业产品、图书、艺术作品等。
(9)招标投标会。
在招标投标行政主管部门的监督下,由招标单位、行政主管部门、投标单位或个人三方共同依法举行的会议。
举行的程序包括项目审批、发布招标公告或发投标邀请书、投标审查、建立评标组织、开标、评标和发布中标公告等。
(10)远程会议。
远程会议是指运用现代通信技术和计算机技术召集相距较远的不同地点的人员举行的会议。
包括远程电话会议、远程电视电话会议和远程计算机网络会议。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.预订会议室的程序
确定会议召开的时间和人数,确认所需会议室的类型,申请使用会议室,确认会议室已预留,明确使用时间,预先调试会议所需设备。
2.准备会议资料和用品
会议资料是会议所需审核和参考的资料,包括来宾资料、会议资料和沟通资料。
会议用品是指会议所需的设备和物品,它包括必备用品和特殊用品。
准备检查会议用品时,要注意检查空调设备、灯光、录扩音设备、黑板、白板、粉笔、指示棒、板擦等,检查座签、文具等用品,安放投影仪、录音设备等,提供茶水或饮水设备等。
3.发送会议通知
除了非正式会议和每日例会之外的所有会议,都要正式打印会议通知,再通过书面形式发送到有关人员,以示正规和郑重。
非正式会议,可采用非正式通知,如先发传真或打电话,随后再寄备忘录或信;
也可先发电子邮件,再通过电话或回复电子邮件确认。
4.安排会议食宿
预订会议住宿要通过会议回执,掌握与会人员的数量和规格,以预订会议用房。
房间预订后,要逐间进行检查,同时在各个房间的门上要用标牌标出住宿者所在工作单位和姓名,这样便于联系。
房间准备完毕,要立即绘制出住宿安排总表,以方便管理和查找。
饮食要做到卫生第一,保证营养,适合口味,方便节约。
要考虑与会人员的具体情况,尽可能照顾与会人员的民族习惯和饮食特点。
另外,会议饮食最好采用分餐制,不要上酒精饮料。
饭菜要力求多样,体现出地方特色和特点。
5.检查会议常用的视听设备
会议中常用的视听设备类型包括表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影机、幻灯机、投影仪、投影屏幕、接口单元、录像机、电视机、数据监视器、电视墙、灯光设备、摄像机、音响设备、办公设备、音频视频会议系统和其他设备。
6.布置会场
会场就是召开会议的场所,会场各方面条件的好坏,在一定程度上影响着会议的效果。
布置会场,要考虑会议的性质,会场布置要与会议目的相和谐,在整体上呈现出不同的风格色彩。
对履行法定程序的会场要布置得庄严,对表彰性质的会场要布置得气氛热烈,对哀悼性质的会场要布置得肃穆。
此外,会场的音响效果、照明设施、录音录像设备、杯盘茶水等都要准备齐全。
会场通常为方形、长方形,也有布置成马蹄形、圆形、八角形、山字形、而字形,视会议需要而定。
会场布置包括场地的划分以及进场、退场的路线,要画出路线图。
7.会务筹备情况的检查
主要检查会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件和用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况、会议保卫工作等。
检查结果可以通过书面、口头和协调会形式向领导和有关人员汇报。
8.与领导沟通会议的有关事项的方法
定期向领导提交书面报告,由会议负责人定期向领导口头汇报会议筹备情况,领导人亲自参加有关会议听取汇报等。
了解:
(2)会议室使用申请表,如表7-4所示。
(3)会议通告单,如表7-5所示。
(4)会议审核表,如表7-6所示。
篇三:
会务文书
江苏农林职业技术学院教案
课程名称:
秘书写作
教师姓名
授课内容邰沛沛黄云峰职称副教授高级秘书专业文秘会务文书(项目)→掌握会务文书的各种文种(模块)→会议策划案
的用途及写作
教学时数2教学对象文秘专业二年级学生授课地点J1-B407
一、教学目标
1.掌握会议策划案的用途及体式;
2.掌握会议策划案的结构写法。
二、主要教学内容
1.熟悉会议筹备工作的主要环节;
能拟订和编写相关文书;
2.掌握会议筹备方案、开幕词、闭幕词的格式与写作要领。
三、教学重点和难点
重点:
会议筹备方案的写法;
难点:
会议筹备方案的写作技巧。
四、教学方法
以自主学习、小组讨论为主,辅以教学短片、多媒体课件等资料,运用启发式、课堂讨论式、自学式等教学方法,让学生明确会议筹备方案、开幕词、闭幕词的写法,认识会议筹备方案、开幕词、闭幕词的特点及在工作中的作用。
五、教学设计
第一节课:
1.铃声停。
情景导入。
某电器公司拟召开一个招商会……(幻灯片播放)如果请你安排这次会议的筹备工作,你还要考虑哪些方面的要素,要准备哪些文件材料呢?
2.介绍会议筹备方案、开幕词、闭幕词的格式与写作要领。
要求学生精读会议筹备方案、开幕词、闭幕词典型例文;
仔细体会其文体结构及语体特点。
第二节课:
阅读分析典型的案例示范:
《关于粮农组织政府间茶叶工作组第18届会议筹备方案》
《商务秘书事务所成立大会开幕词》
《科学与和平周大会闭幕词》
六、教学要点小结
1.阅读分(:
会议文书)析会议策划案的结构写法。
2.会议筹备方案写作要素(确定会议主题、时间、地点、规模、议程、文件材料的准备、组织分工等)。
七、课后自学与思考
1.自学:
参看某大型会议的全程短片。
2.思考:
写作会议策划案应特别注意的问题。
八、下次课预习要点
会议规则与议程的用途及写法。
九、教学体会与总结
根据会务文种的要求把学生带入现场环境进行教学,然后让学生根据现场情景进行写作和练习,培养学生的观察能力、与人沟通的能力、交际能力和写作能力。
通过案例引入、案例分析、案例设计等环节,让学生在讨论和重新设计中去发现、去创新。
十、推荐参考书及网站
1.《应用写作》期刊网站
2.《秘书之友》刊物
授课内容邰沛沛黄云峰职称副教授高级秘书专业文秘会务文书(项目)→能够根据工作情境组织各类会议及形成实际工作
需要的会议文件(模块)→会议规则与议程的用途及写作
1.掌握会议规则与议程的用途及体式;
2.掌握会议规则与议程的结构写法。
2.掌握会议规则与议程的格式与写作要领。
三
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- 关 键 词:
- 会议 文书