销售管理内控手册0507讲解Word下载.docx
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四、业务流程描述
1销售基准价格的制定
1.1报价单产品价格的管理
1.1.1各生产事业部新产品完工同时,要安排专人负责填列不含税的《材料成本明细单》,并经事业部总经理签字认可后上报成本核算部。
1.1.2成本核算部成本测算人员综合考虑生产事业部材料成本、公司费用、利润等因素,测算初步价格。
1.1.3民品初步价格经公司总裁批准后即为正式价格,予以公布执行。
《报价单》由成本核算部经理签字后交财务部打印下发。
1.2订制产品价格管理
1.2.1业务员应提供效果图、材质及技术要求等相关信息报成本核算部。
1.2.2生产事业部按图片、或参考实样等做的样品,要及时把成本单(包括五金辅料)传到成本核算部。
1.2.3成本核算部成本测算人员综合考虑生产事业部材料成本、公司费用、利润等因素,测算指导价,业务员依据指导价对外报价。
2销售价格的调整与审批
2.1采购部应及时将最新材料价格编制《材料价格变动表》报成本核算部备案,每月底动态更新主要材料变动价格,并根据成本核算部要求及时提供特殊材料的价格信息。
2.2成本核算部成本测算人员应根据供应部提供的最新主要材料变动价格范围,决定是否需要调整产品的指导价格,如需调整产品指导价格,报财务经理审核后,报公司总裁审批。
2.3经公司总裁批准后产品价格的变更方可实行。
产品价格变更以《报价表》的形式下发。
变更后的价格以《报价表》后标注的最新日期为准执行。
各销售部门必须严格按公司的价格变更日期及最新价格进行销售。
3销售折扣的制定与审批
3.1个别产品销售折扣管理
3.1.1公司开展活动对个别产品进行促销,由市场中心发布相关资讯,促销活动期间,按照市场中心规定的价格折扣销售。
3.2直销公司单个销售项目销售折扣管理
3.2.1在签订订货合同前,销售人员应按照成本核算部核算的指导价加规定比例的利润定价。
3.2.2若利润的比例小于22%,但大于12%,销售人员需经事业部总经理批准后,方可签订订货合同。
3.2.3若利润的比例小于12%,但大于5%,销售人员需经总裁批准后,方可签订订货合同。
3.2.4若利润的比例小于等于5%,原则上销售人员不允许签订该订货合同。
3.3经销商单个销售项目,通常不得享受单个销售项目销售折扣,按年度合作协议中规定的固定折扣率供货。
五、相关制度目录
1海太集团《产品成本测算及价格管理制度》
六、主要控制点
1产品销售基准价格制定和审批
2产品销售价格的调整与审批
3销售折扣的审批与执行
七、检查资料
1材料成本明细单
2报价表
3材料价格变动表
4开票通知单
3销售合同与订单管理
●销售合同的签订与审批经过适当授权。
●销售订单加强审核,保障及时准确安排生产;
●应当做好发货各环节的记录,填制相应的凭证,设置销售台账,实现全过程的销售登记制度。
●未经审核,变更产品销售合同示范文本中涉及权利、义务的条款导致的风险;
●订单排产缺少审核,导致排产不准确及时;
●XX发货或发货不符合合同约定,可能导致货物损失或客户与企业的销售争议。
该子流程主要描述了海太集团(以下简称“海太”)关于销售收款与财务对账的相关流程,主要包括销售合同的签订与审批、销售订单管理、发货和开票流程。
1销售合同的签订与审批
1.1销售合同的签订、审批
1.1.1在标准销售合同基础上。
就相关条款与客户达成初步意向后,拟定合同条款。
1.1.2合同条款谈判完成后,由合同管理员打印合同,销售人员填制用章申请表,按权限表规定权限审批后,由财务部盖章后领出正式合同。
1.1.3销售合同谈判中,若发生的特殊销售折扣与优惠由销售人员需向销售部门经理、主管副总请示,重大项目需报公司总裁审批。
1.1.4签订合同后,销售人员应按合同的规定向客户收取定金。
1.1.5签订后的销售合同正本一份交公司办公室备案,各销售部留存经办公室盖章后的复印件,销售人员负责对销售合同登记台账。
办公室合同管理文员对合同进行编号、登记、归类、存档,并以月度为单位对合同签署情况进行汇总。
1.1.6销售合同修订:
当销售合同涉及的价格、数量、付款期限等重要条款的要求发生变化时,应对合同进行修订,修订的合同草案或补充协议草案由客户提出,按1.1.1至1.1.3的规定重新签署。
2销售订单管理
2.1销售订单管理
2.1.1签订销售合同并收取定金后,将销售合同交给运营部。
2.1.2订单专员将审批后的《销售合同订单》转化为《工厂报价单》,成本核算部成本核算专员对《工厂报价单》中合同产品定价进行审核。
审核通过后报PMC。
2.1.3生产部计划员根据销售合同订单向生产生产事业部下达《销售生产计划表》安排生产,需要外部厂家生产的订单,由采购部OEM组计划员向协作厂家下达《生产配套产品审批单》安排生产。
3发货与开票
3.1开票流程
3.1.1根据已经签订的销售合同填制《开票通知单》,报销售经理审批。
3.1.2销售人员将审批通过的《开票通知单》及相应的销售合同复印件报送财务资金部,财务资金部专员对《开票通知单》及相应的销售合同进行审核,核实销售合同的定金支付是否到位。
3.1.3审核通过后,财务资金部打票专员根据《开票通知单》开具产品提货单,提货单一式五联,一联提货联、一联客户联、一联业务联、一联记账联、一联存根联,打票专员将提货联、客户联、业务联交销售人员,记账联交财务记账人员,存根联留存。
3.1.4销售人员将打印的提货联和客户联交物流部配送人员,物流配送人员根据提货联到成品管理库提货,组织配送。
3.1.5物流配送人员将产品配送到后,需客户在送货回执单上签字确认.销售部销售人员将依据销售发货及收款情况记录履行合同台账。
3.1.6当客户提出开具发票的要求时,销售人员填制《增值税发票开票申请单》,报销售经理审核签字后,并客户联及客户开票的信息、营业执照副本复印件一同报送财务资金部。
3.1.7财务资金部开票人员收到《增值税发票开票申请单》,客户联及客户开票的信息、营业执照副本复印件,报财务经理及财务总监审批,审批通过后开具发票,并加盖印章。
3.1.8开票人员在开具发票过程中应核对实际发运数量,保证所有发出商品已核实销售数量;
核对发票价格,使之与合同价格及公司批准的产品价格一致。
1海太集团《订货业务规范化管理实施办法》
2海太集团《财务管理制度》
3海太集团发票的管理制度
1销售合同的谈判
2销售合同的授权审批与签订
3销售合同的修改
4销售订单的签批
5销售发货的申请与审批
6销售发票的开具与审核
1销售合同的范本
2合同台账
3销售合同订单
4内部订货合同
5销售证明单
6发货通知单
7收款收据
8销售生产计划表
9生产配套审批单
10开票通知单
11提货单
12送货回执单
13收款明细表
14履行合同台账
15增值税发票开票申请单
4销售收入与应收账款管理流程
●保证收入的确认及时、准确地得到记录并恰当体现在财务报告中;
●确保收入确认符合国家相关法律法规以及股份公司的有关规定合理;
●加强应收账款与收款管理,加速资金回笼,提高资金周转率,减少坏账损失,防范财务危机;
●保证应收账款与收款数据的记录和披露真实、准确、完整,符合披露程序及要求;
●不能合理及时、准确地反映收入,导致虚增或截留收入,多记或少记应收账款,使财务报表不能真实反映公司经营收入;
●缺乏有效的销售业务会计系统控制,可能导致企业账实不符、账证不符、账账不符或者账表不符,影响销售收入、销售成本、应收款项等会计核算的真实性和可靠性。
●应收账款回收不及时,可能造成企业周转资金不足,影响企业正常的生产经营效率;
●应收账款数据记录不准确,坏账准备计提不及时、不正确,导致不能真实反映企业的财务状况,财务报表披露不真实、不准确;
该子流程主要描述了海太集团(以下简称“海太”)关于销售收入与应收账款的相关流程,主要包括销售收入的确认与审批、财务对账、应收账款的管理。
1收入确认原则
根据海太集团《会计政策》规定,销售收入,同时具备以下条件时确认收入实现:
(1)公司在已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方;
(2)公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权,也没有对已售出的商品实施控制;
(3)与交易相关的经济利益很可能流入公司;
(4)相关的收入和成本能够可靠地计量时。
2销售收入的确认与审核
2.1民品和机关订货销售:
财务资金部根据实际发货数量,开具销货提货单,一式五联,一联提货联交仓库保管员、一联客户联随货物交由客户留存、一联业务联交销售人员、一联记账联交财务记账人员、一联存根联留存。
财务部开票会计根据交予财务部的《增值税发票开票申请单》,客户联及客户开票的信息、营业执照副本复印件(仅适用于机关订货),报财务经理及财务总监审批,审批通过后开具发票。
月末,财务部根据发货数量与销售发票、提货单数量核对,核对无误后,确认当月收入,生成凭证。
3应收账款的审核与核对
3.1财务部负责应收账款会计人员根据销售发票、提货单等有效凭据登记入账。
3.2财务资金部应当按照客户名称设置应收款项明细账,及时登记每一位客户的应收款项余额的增减变动情况。
3.3收到应收账款后,财务资金部会计核算岗位人员根据银行进账单等单据编制记账凭证,财务经理审核记账凭证并签字确认。
4应收账款的对账
4.1财务部每月必须向各业务部门提供应收帐款明细表,业务部门应及时核对,在应收款明细表上核实签字。
需要调整帐务的,经核实无误后,财务部十天内调整完毕。
在调整过程中,须填写《调帐证明单》。
重要事项需报财务总监审核,如属历史遗留的重要问题,需报公司经理审批后,按规定进行处理。
4.2各业务部门每月责成相应责任人以电话或其它方式与欠款单位对当月余额进行核对,尤其是对有疑问的帐项必须及时核对。
每年九月份都必须与客户进行应收帐款确认签字手续,并报销售部备案。
5账龄分析与坏账准备的计提与核销
5.1财务部会计人员每3个月对应收账款进行账龄分析,对超账期的应收款,由销售人员对客户进行催收。
5.2半年末和年度终了时,各子分公司对应收账
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