简述公文校对的要求Word文档下载推荐.docx
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4、 打字室打出蜡纸或印刷室打出待印清样后,校对人员应作最后一次通读核对,把差错消灭在付印之前。
5、 重要文件的最后校对,由拟稿单位的领导同志负责。
6、 部印刷室胶印的部发文,付印前由办公厅文书处在三校的基础上,作最后校对,签字后方可付印。
7、 为确
保质量,文件在封发前要作最后校核,对文件进行全面检查。
局发文由局办公室负责,部发文由办公厅文书处负责,发现错漏通知承办人及时改正。
—1—
二、校对基本要求
校对人员应熟悉《铁道部公文处理办法》和公文格式标准,掌握校对方法,严格按原稿进行校对。
校对中应做到:
1、 改正校样上的错字、别字、漏字、倒字、多余字,以及标点符号、字体字号等差错。
2、 检查版式是否符合要求,标题、编号、秘密等级、紧急程度是否准确,位置是否恰当。
3、 检查主送单位、抄送单位、附件、成文时间、主题词、印发单位和印发时间是否齐全、正确。
4、 注意简体字、异体字、度量衡单位、符号等,是否按照已公布的标准书写。
5、 校对中对文稿有疑问或不清楚的地方应及时提出,但不得自以为是,擅自改动。
如涉及内容改动,应报签发人
批准。
6、 校对中的校对引线不可交叉,并应从行间画出。
校样上改正的字符要书写清楚,所用笔的颜色应与校样上的颜色有所区别。
7、 校对人员应在原稿上签署自己的姓名和校对时间。
三、校对基本方法
校对时,原稿、校样要看清记准,眼睛均匀、有节奏地在每一字上停留。
默读文句一般以五、六字或一两个词为宜;
遇有较长句子,在分次读完后,再复读一遍。
校对一般采用以下四种方法:
—2—
1、 读校法。
即一个人读原稿,一个人看校样,然后两个人互换再读校一次。
读稿人要每字、每句、每个标点符号都读清楚,速度要均匀,音调要有节奏,同音字、罕见字、另行、另页、空行、占行、文内重点和特殊格式都要读出。
看校样人要聚精会神,对每字、每句以及标点符号和版面格式都辨别清楚。
2、 对校法。
一个人既看原稿又看校样。
一般是把原稿放在左前方,校样放在右前方。
先看原稿,后看校样。
用左手指着原稿,右手握笔指着校样,看一一句原稿,校一句校样,双手双目并用,眼、手、脑紧密配合,边看边默读。
因故中断校对,要作记号。
3、 折校法。
把原稿放在桌上:
把校样轻折一卜用手压在原稿上,逐字逐行对齐对准原稿,做到一眼同时看清原稿与校样移动速度。
改错时,左手压住校样不动,右手持笔改正:
.
4、 看校法。
是校对工作的最后一道工序.对整个校对质量起着最后把关作用,在初校、二校无误的情况下,离开原稿认真默读一遍,如有疑问,再看原稿。
经过全面检查如确尤问题。
即可以在校样上签字付印。
—3—
篇二:
如何做好公文校对工作
文章校对刍议
常读书看报阅览杂志的人大抵有一种共同的感受,
一份公文的形成,要经过多个环节。
一般主要有公文的写前准备、公文的撰写、公文的修改、公文的定稿、公文清样的打印、清样的校对、公文的定版印刷、公文的装订、公文的用印以及公文的发送等环节。
在这各个环节中,每一项都非常重要,都对文件的质量有着很大的影响。
一、公文校对的重要性和必要性
公文校对,是指在印刷过程中,以签发的底稿为基准,同打印的底稿或清样进行核对的工作。
校对的目的是确保公文用字准确,避免发生错误,保证公文质量。
由于种种原因,从公文起草到公文定版印刷过程中,总会出现这样或那样的错误,出了错误,就会影响公文的质量,若是政治性或原则性错误,还有可能带来重大的影响。
因此,公文的校对是非常重要和必要的。
公文校对貌似简单,其实它是一项专业性和技术性较强的工作,校对人员要具有一定的政策水平、文化水平和业务知识,并具有高度的责任心和严谨的工作作风。
通过校对人员的认真工作,把错误消灭在公文发送之前,从而提高公文的质量。
二、公文校对的具体任务
公文清样打印出来后,需要认真仔细地进行校对,校对的任务概括起来有三个方面:
1.根据底稿校对清样上的错字、别字、去掉多余字、填补缺漏字。
由于视觉或手指触错键盘以及重码字、重码词、两个相同的
字连在一起等原因,在高速盲打情况下,总难免出现错字、别字、多余字、缺漏字等差错。
校对时要逐行逐字地仔细读,仔细与底稿对照,把错字、别字改正过来,将多余字去掉,缺漏字补上。
2.检查版式、标题和图表有无偏科,数码是否连贯,行距、字距是否匀称,文眉边角是否排对,版面是否美观。
这第二方面的任务,主要是解决影响视觉美感的问题。
版式、标题和图表倾斜、数码不连贯、行距、字距不匀称等,都给人以不美的感觉,在校对时要注意加以纠正。
3・核对引文及人名、地名、工具、技术名称、数字是否有误。
公文的引文要做到正确无误,若引文是公文,需注明出处的,则应先写上引文的标题,在标题之后加小括号,在括号内写明发文字号;
人名、地名、工具、技术名称等一些专有名词在文件中出现时,要保证其正确无误,否则会让人莫名其妙,文件中的数字要准确,书写要规范,计量单位要符合标准。
三、公文校对应注意的问题
1.要注意有无政治性错误。
校对各类文稿,遇到有关党和国家路线、方针、政策、法规的引文,一定要认真核实、查对原文,要确保其正确无误。
在校对时要特别注意不同的政治性同素异序词。
同素异序词往往容易出错,如“路线”写成“线路七“议会”写成“会议”广文明”写成“明文”等。
2.要注意有无常识性错误。
常识性的错误,往往是由于主观、片面地看问题,凭感觉记忆对一些似是而非的问题不做仔细地核实、查对造成的。
这类错误表现在:
一是同音异义字。
如“实事求是”写成“事实求是七
“史无前例”写成“史无前列七“副主任”写成“付主任”等等。
二是发音相同而功能用法不同的三个助词“的”、“地”、“得”的混用。
如“好的很”的“的”应为“得”、“蓝蓝地天”的“地”应为“的”,“认真的查对”的“的”应为“地”等等。
三是混用形似而意不同的字。
这些字有的只是一笔之差,它们有的读音不同,意义大相径庭的,如“干”与“于”、“戌”与“戎七有的读音相近或相同,但意义也不一样的,如“拨”与“拔”,“列”和“冽”等等。
四是笔划和笔顺完全相同的字。
如“日”和“曰七“汨”和“汩”等等。
3.要注意数字使用上的规范化。
有些文稿中的数字在书写时常有不统一的现象,即使同一公文,前后也有不一致的地方,如“100多人”有时又写作“一百多人,在《国家行政机关公文处理办法》中对数字的规范有明文规定:
“公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、省略语,具有修辞色彩语句中作为数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
4.越是认为不易出错的地方越要给予足够的重视。
公文的标题、发文字号、成文日期、印发日期、发送范围甚至包括发文用纸,是不易出错的,但往往就是它们出错。
其处错误常表现在:
公文的标题有错字、漏字或别字;
发文字号中的年份写错,如“XX字[1988)XX号”写作“XX字[1998)XX号”,发文字号中的方头括号“[]”用作“()”、“<广或“【尸等括号;
成文日期的差错主要表现在早于领导人签发日期,往往好以起草文稿的日期为成文日期,这是不正确的,按照《国家行政机关公文处理办法》规定,“公文的成文日期,以领导人签发的日期为准;
联合行文,以最后签发机关领导人的签
发日期为准”;
印发日期是指印发公文的时间,这个日期最早与成文日期同日,它绝对不能早于成文日期,否则就要改正;
发送范围常易出现的错误是“抄报”、“抄送”不分,抄上级机关的要标明“抄报”,抄平行机关、下级机关的要标明“抄送”,不能混用;
发文用纸用错也是时有发生的,常易用错的是刊头字和字数都差不多的发文纸,如共青团文件和党委文件的发文纸。
5.要注意标点符号是否使用正确。
标点符号的正确使用,是为了使所要表达的意思清晰明白,让阅读者好理解。
标点符号使用的不正确有多种表现形式,常见的有:
有些人写东西喜欢一逗到底,有些人喜欢不加标点符号,还有些人乱加标点符号,这在平时也许是无所谓的,但如果是作为正式的公文,则不能不使用规范的标点符号,否则将会造成别人理解的吃力,甚至可能引起歧义,严重时会引发原则性的错误。
公文校对,还有很多需要注意的地方,在具体的工作中,什么样的情况都可能遇到,只有不断地总结经验,再加上一丝不苟地工作,才能减少直至消灭错误。
篇三:
公文校对及一
公文处理的程序及校核中应注意的问题
吴桂均
公文定义,公文,即公务文书,是法定机关、团体、企事业单位等在公务活动中传达意图、联系事务、交流信息、记录情况等直接形成和使用的各种形式的成文性文字材料。
有狭义和广义之分。
广义公文涵盖通用公文和专业公文;
狭义公文特指党政机关法定性公文(党的机关14种,政府机关13种)
“党的机关公文”定义:
《中国共产党机关公文处理条例》第二条阐明“党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布谿和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
”
“国家行政机关公文”的定义:
行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
一、公文处理的程序
(一)公文处理的原则和要求
1、公文处理应坚持实事求是、按行文机关要求和公文处理规定进行的原则。
(1) 实事求是:
按照公文内容,该拟办的要拟办,该送阅的要送阅,该存档的要存档。
特别是在发文工作中,
应该发的要发,能不发的坚决不发。
(2) 按行文机关要求:
行文机关要求文件发至哪级,就发至那级;
该传达至什么范围,就传达至什么范围。
(3) 按公文处理规定:
按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定进行处理。
如办理请示件应请有关职能部门提出意见的或送本单位领导审批的,就应送有关部门征求意见或送领导审批,办文人员不能自作主张。
特别是对涉及领导题词、活动等文电,要按规定把好关,不能凭办文人员的感情从事,关系好的就积极去办,没有关系的就靠边站。
2、公文处理要坚持依法行文、集中管理、准确及时、安全保密的要求。
(1)依法行文:
发文机关必须依法成立并具有法定职权(党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织内部不具法人资格的下设部门对外不能充当公文的作者,办公室根据授权除外),必须在作者职权范围内依法制发公文(越权制发无效),擅自制发公文、伪造公文是违法犯罪行为。
公文的内容要合法。
公文的文种和制发程序要合乎规定(如须经本机关领导签发或经会议通过)。
(2) 集中管理:
由机关的办公室主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作,公文由文秘部门或专职人员统
一收发、审核、用印、归档和销毁(其他部门和人员不得私自签收、拆取、保存公文)。
要建立并执行统一的公文处理工作制度(如发文办理、收文办理、公文保密、归档等制度)。
(3) 准确
- 配套讲稿:
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