中华传统文化公益论坛会务参考文档格式.doc
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办理论坛报批手续
确定会场、规模
拟定论坛筹备方案
草拟领导演讲稿
邀请嘉宾及嘉宾席位排序,嘉宾接待
学员报名录取掌控
发放资料、文件掌控
合作单位联络受理
协调督导各组工作进度
l财务处
统筹大会收支
接收、管理捐款
收支登记记账
老师接待组
l食宿安排
l接送站
l车辆调度
l订票
l预定酒店;
l检查房间卫生、设施;
l根据老师行程保障老师车辆接送订票;
l按照老师要求安排房间住宿;
l有专人与老师方面沟通,确定老师用餐人数,准备经济节约的全素菜品,每天有专人陪同老师到预定地点就餐。
会务组
l会场布置
l物资准备
l午餐热水
l医疗卫生
l会场主讲台、主持台、点评台布置(参见图示);
l会场主背景板、宣传展板、会标、背标、场外会标、分组牌、接站牌、导视牌(注)、送行牌准备;
l嘉宾席卡、老师席卡、贵宾席卡准备;
l工作人员工作证、记者证、胸卡制作;
【注:
导视牌:
记者报到处、问询处、医务处、饮水处、卫生间等;
手举式牌:
请关闭手机、还有五分钟、时间到、请勿录像拍照、安静、请勿吸烟。
贴墙上:
吸烟区、卫生间指示牌;
支架式易拉宝:
问询处、签到处。
】
l根据参会人数,确定车辆类型、数量及司机的配备并留有余量;
l根据秘书处确定的资料袋数量及袋内资料清单,准备齐全并装袋,在会场座位上摆放;
l采购各组所需物资,列出物资清单。
确定物资处管理员,制作物资流通登记表;
l根据大会组织方案与条件,为学员提供午餐视频与就餐方式,可以集中分区就餐(快餐),也可以订制盒饭或简单食品。
提供的食品均为健康卫生素食。
在会场准备保温开水桶,提供足量热水与纸杯供学员方便使用;
l设立医务小组,挑选有一定急救经验的医生2—3位,准备常用应急药品用具:
急救箱,应急药品,创可贴,纱布,胶带等。
媒介与新闻组
l会场灯光音响
l摄影投影
l摄像
l记者接待
l配备专业人员1—2名负责调试灯光音响,并与会场工作人员协调配合,保障会场正常使用效果;
l主席台两侧两个投影,一个为主讲人镜头,另一个为课间放映,没有课件时,两个均为主讲人镜头投影。
主摄像机录音线连接到主音控台音频输出口,不得用外录话筒。
如有视频分会场,可用另一台摄像机输出到分会场投影;
l有专业人员负责拍照工作,准备3—4名摄像人员,并进行适当分工,每天按时把照片资料拷贝到指定电脑中;
l根据大会规模安排,可成立记者小组,邀请接待记者,提供大会新闻通稿(由秘书处草拟),与会务方沟通,联系采访和答记者问等。
义工组—学员辅导组
l引领入场
l引领出场
l引领学员就餐
l维持会场秩序
l各组义工熟悉会场,明确本组区域;
l确定各组举牌人员的站位,引领人员的进场路线,各组进场顺序;
l退场主持人上台后,迅速站位,准备引领学员老师退场;
l中午退场后,引领学员老师就餐。
义工组—嘉宾服务组
l席卡、茶水、纸巾准备
l佩戴胸花
l进退场
l根据秘书组提供嘉宾名单预留嘉宾席位;
l摆放嘉宾席席卡,茶杯,准备嘉宾胸花,纸,笔等;
l引领嘉宾进退场
义工组—迎宾组
l课前资料发放
l迎宾
l温馨提示
l领读弟子规
l领唱国歌
l安排退场
l手语表演
l课前发放资料;
l熟悉会场环境,确定站位;
l温馨提示举牌人员确定走场路线;
l确定领诵弟子规、领唱国歌人员;
l确定退场主持人,熟悉退场温馨提示;
l确定手语表演人员,学习手语。
义工组—亲友团服务组
l接待
l住宿
l就餐
l出入场
l根据老师提供亲友团名单预留亲友团席位;
l与秘书组商定亲友团入住宾馆及就餐地点;
l提前与亲友团沟通,是否需要预定返程车票;
l在入住宾馆设立接待处,接待亲友团成员并安排入住及就餐。
义工组—舞台服务组
l舞台卫生清理
l喷洒鲜花
l调整桌椅
l更换热毛巾等
l清理舞台卫生,主持台、主讲台、点评台卫生;
l熟悉课程表,准备相应物品;
l喷洒主席台鲜花。
义工组—老师服务组
l老师休息室
l会场内义工
l老师休息室:
卫生清理,摆放鲜花、水杯、热水、茶叶、水果、点心、糖果、纸巾、小毛巾等。
老师专用卫生间卫生清理,摆放空气清新剂、纸巾、洗手液、毛巾;
l会场内:
卫生清理,老师席卡、水杯、纸笔、纸巾、资料袋摆放。
外地学员接待组
l外地学员接待
l外地学员住宿
l外地学员领票
l外地学员订票
l接站、引领至预先指定的宾馆;
l住宿登记、安排房间、告知早餐时间、集合时间等;
l在登记住宿的同时核对报名信息,发放听课入场门票;
l问询返程时间和目的地,做好学员的返程订票登记,并予以确认。
报名咨询与资料组
(问询组)
l报名受理、录取
l入场卷分配
l票证标牌制作
l捐赠受理
l学习资料准备
l现场问询
l学员的报名工作、审核条件、录取通知;
l入场卷的合理分组;
l入场门票、会场幕布、引领、提示、送行等等标牌;
l对捐赠的书籍、光盘等会议一切物资的调配与管理;
l对学员听课前以及大会后送行时所需的资料核查、审核;
l会议前整合所有准备工作的相关信息,大会开始后在问询处受理学员的问题。
安保组
l提出安保方案
l接洽申报审批手续
l检票、验票。
l车辆停放疏导
l人员疏导
l熟悉会场及周边环境,确定各出入口安保人数;
l接洽申报审批手续;
l检查消防通道是否畅通,确定应急逃生路线;
l检票、验票,防止闲杂人员进入;
l确定各种突发情况应急预案,对所有义工进行安全培训;
l熟悉停车场地及会场周边车辆通行路况,确定交通疏导人员。
预备组
l突发事件处理
l弥补人数
l熟悉各组工作,随时协助;
l突发事件处理,各组人手不足及时补充。
论坛举办工作流程
老师接待组(组长:
电话:
)
1.6:
40宾馆服务人员全部着装到岗。
1)宾馆服务义工提前与餐饮组协调准备老师早餐,提醒老师起床,引领用餐。
通知后勤车辆组备车,陪同老师到会场。
【根据老师入住宾馆与会场距离,确认每天早上叫醒老师时间及安排早餐时间。
叫醒老师为两次,每次间隔10分钟。
叫醒老师要注意态度恭敬、语气缓和,问候方式如“老师早上好,现在时间是6点50分,请老师7点半在餐厅用餐”。
宾馆楼层内电梯处或楼梯处,每天有1-2名义工在此处迎送老师出入。
老师用餐前有义工在餐厅门口迎送老师。
每天早上会有几位老师提前进入会场,及时沟通,安排好老师用车。
在老师上下车时有义工迎送。
【老师组有一人全程陪同老师,及时解决老师提出的各种需求;
宾馆内固定留守4名义工,每天更换老师房间内水果、点心,并接待会议期间回宾馆的老师】
2)全程陪同老师的义工在会场时注意聆听对讲机的信息,掌握会场内课程结束的时间,提前组织车辆在场外等候,组织安保人员确保老师退场的安全,课程结束老师退场时组织义工迎送老师上车。
3)每天及时掌握老师用餐人数,提前通知餐饮组安排老师就餐,如有领导陪同老师就餐,请提前通知老师服务组负责人。
【老师用餐以清淡、素食为主,不添加味精,饭菜不油腻;
菜式不做过多花样,以实用为主,如:
白菜炖豆腐;
为了节约时间,上菜时不用等候,饭菜一起上】
4)午餐过后及时安排老师去会场,宾馆内随时留两辆车供老师机动调用。
5)晚餐后恭送老师回房休息,晚上老师需要开会商讨课件,不要打扰老师。
6)会议进行时会有老师陆续来,陆续走,及时安排车辆接送站,安排订票。
会务组—医务组(组长:
1.7:
00医务人员到达指定位置,摆放医务组牌标志,准备好常用药品及物资。
2.关注会场环境室温、通风状态及进场学员身体状况,如有身体较差者为其做相应检查以确定是否适合进场听课。
3.准备应急药品及常见突发病药品。
会务组—卫生清洁组(组长:
00卫生清洁义工到达厕所等指定位置,摆放所需物资。
2.保持场内厕所卫生,随时清理,维护公共设施。
3.每天提前打开卫生间排风设备,晚上关闭,每晚做清除异味处理。
4.保证饮水处水量充足。
5.随时关注洗手液、香皂、卫生纸、毛巾等物资,及时补充。
6.物资管理处详细登记进出物资。
媒介新闻组(组长:
00
1)测试灯光、音频、视频设备是否正常,无线麦克是否有噪音。
2)检查摄影摄像机位是否到位。
3)根据老师要求在学员入场时播放音乐或视频。
4)随时关注灯光、音响、视频效果,保障设备运转正常。
5)准备记者招待会和答记者问方案。
义工组—学员辅导组(组长:
)
50在会场集合,整理着装,领取各组所需物资。
2.7:
00开始入场
1)场外举牌义工按照原定站位举牌站立,提示学员出示入场券在本组区域列队。
2)引领义工维持排队秩序,根据人数随时带队按原定路线进入会场,指引学员在本组区域就座。
3)场内举牌人员按定位举牌站立,明确指示本组区域,引领义工带领学员进场后,协助其安排学员按先后次序就座。
4)组长随时协调场内入座及场外排队入场。
就座时尽量安排年长者坐在通道两侧方便进出,尽量不男女杂坐,按次序从后往前或从前往后就座,不留空位。
3.8:
00入场完毕诵读弟子规(由现场总指挥确定是否领诵)
学员辅导组义工全部入场在会场两侧通道站立(靠近本组区域)。
随时关注本组学员需求,提醒学员勿吸烟、勿拍照、勿接打电话及前往老师座位处签字等行为。
4.8:
20温馨提示
各组义工在本组预留座位上就座,轮流值守、休息。
5.12:
00上午课程结束
退场老师上台指导退场,场内举牌义工于前排站位,场外举牌义工于本组区域最后一排站位,准备引领本组学员退场。
其他义工于退场一侧分前后排站位,疏导先退场组别排队有序退场,安抚感谢暂未退场学员耐心等候。
场内义工提醒学员携带资料及私人物品退场,于餐饮处就餐。
6.13:
00下午入场
各组义工就位,按照上午入场次序入场。
7.最后一天结束前,准备发放资料,设计送行路线
义工组
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