公司接待流程及标准Word文档下载推荐.doc
- 文档编号:13176802
- 上传时间:2022-10-07
- 格式:DOC
- 页数:8
- 大小:73KB
公司接待流程及标准Word文档下载推荐.doc
《公司接待流程及标准Word文档下载推荐.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《公司接待流程及标准Word文档下载推荐.doc(8页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
二、做好提前预约工作。
一、确定会议议程、准备文字材料;
二、摆放文件、席位卡等设置;
三、准备茶杯、茶水、水果。
(三)、管理
行政人事部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。
公司各部门在接到重要来访预约后,须报行政人事部,并协助拟定接待计划,相关部门配合接待工作。
接到工作需报总经理审批并至少提前3天告知行政人事部。
(四)、计划和准备
1、行政人事部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,了解来宾基本情况:
来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等;
确定接待级别;
确定陪同人员;
确定用车、宴请、住宿标准等,在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。
2、行政人事部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政人事部根据需要准备横幅、制作欢迎牌、指示牌,准备电脑、音响设备、投影等设备,并保证良好运转。
根据需要,准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。
市场部根据需要安排礼仪人员,邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等事务。
4、如需宴请,行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;
酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。
5、如需留宿,行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。
6、如需接送,行政人事部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好。
7、如需订票,行政人事部协助提前购买车票及机票。
(五)、接待标准
接待登记
一级标准
二级标准
三级标准
接待对象
厂家主要领导、区域主要领导、其他重要来访人员
厂家、区域领导,其他重要来访人员
厂家或区域一般性来访人员、其他一般性来访
陪同人员
(如有需求)
总经理、总经理助理、相关部门总监
总经理助理、相关部门人员
部门经理及相关人员
住宿标准
700元人/天
400元人/天
200元人/天
用车标准
奥迪车辆
丰田小霸王
福特或丰田小霸王
宴请标准
3000元
2000元
800元
一级接待标准:
陪同人员:
1、迎接:
注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。
2、参观:
总经理、副总经理陪同,由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。
3、座谈:
由所需座谈部门配合,行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好投影设备、摄影摄像设备。
二级接待标准:
由相关部门人员进行迎接,引导来宾。
总经理助理、相关部门人员陪同,介绍展示基本情况以及相关信息。
由所需会谈部门配合,行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
三级接待标准:
1、参观:
部门经理及相关人员陪同,介绍基本情况以及相关信息。
2、座谈:
由所需会谈部门配合,行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁,将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。
(六)、接待路线
公司来客到店---相关领导办公室---会议室
(七)、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文件、重要会议先关内容,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
(八)、信息反馈
接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。
(九)、附件
一、《会议室准备规范》
二、《来宾接待登记表》
三、《接待礼仪规范》会议室准备规范
一、会议室不布置
程
序
标
准
准备用具
根据会议预定单要求将所需的各种用品和设备准备好。
确定台型
根据会议预定单上的人数和要求,确定出会议的台型。
摆
台
1.首先摆好桌椅,距离相等对称,前看侧看都在一条直线上;
2.铺好椅套(无污渍、干净),椅套要干净,平整,包好椅角;
3.摆放好茶杯和纸笔
摆放其它设备
按来宾要求将所需设备摆放就位(会议前一小时),并调试好,按照需区域挂好横幅,横幅要求提前一天到位。
检
查
检查台型是否符合要求;
台面是否整洁;
各种用具是否干净、齐全,摆放符合要求。
二、会议主会场服务
准备工作
1.会议开始前半小时,根据会议预定单要求备好相关饮品和开水;
2.将会议室门打开,调节好室温(夏季:
22-24度,冬季:
18-24度);
3.调试好为会议提供的设备,包括灯光,投影设备等。
4.根据来宾要求将指示牌放在指定位置。
会议服务
1.来宾入座前将茶沏好,并注意倒水顺序:
先宾后主,先女后男,从左至右。
每隔20分钟续水一次。
2.拿暖瓶倒水时,走路要稳,步子要轻,动作协调,与宾客保持尺外距离,倒水以七八成满为宜,斟完后,上前一步将茶放回原处,面带微笑,伸手示意,或说:
“请用茶”,然后进行下一位;
3.从会议桌前倒水时左右手的动作相反。
4.会议正式开始前5分钟一切工作就绪(具体情况可灵活掌握);
5.会议中间休息时,行政人事部必须及时清理台面;
6.会议进行期间,不得离岗,发现问题,要及时采取补救措施;
7.无论给来宾上茶,换烟缸还是上水果等,服务时必须要有手势示意。
清理会场
1.散会后,行政人事部人员要先对会场进行仔细查巡,发现来宾是否有遗忘物品和文件,会议室设备有无破损,丢失,并能及时将所拾物品交还给来宾或上交,发现问题及时汇报;
2.待来宾走完后方可撤台,并将桌椅恢复原型,摆放整齐;
3.将会议用设备归位锁好,电脑归还相关部门;
4.彻底检查会议场所内外有无烟头等隐患,拉断电源、锁好门窗并填写好会议室使用记录表;
5.主动与主办单位负责人联系,征求意见,保持良好的服务关系。
来宾接待登记表
来访客户
来访日期时间
客户人数
离开日期时间
客户背景、爱好
及来访目的
公司接待人员
公司出席
谈判人员
参观安排
会议室安排
笔记本、投影仪(是否用)
入住安排(人员姓名、日期、酒店、结算方式)
订餐
订车
费用申请
直接上级签字
其他要求
接待礼仪细则
一、迎接礼仪
(一)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地来宾,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与来宾身份、职务相当的人员前去迎接。
若因某种原因,相应身份的公司人员不能前往,前去迎接的人员应向来宾作出礼貌的解释。
(二)人员到车站、机场去迎接来宾,应提前到达,恭候来宾的到来,决不能迟到让来宾久等。
来宾看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴,若迎接来迟,必定会给来宾心里留下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
(三)接到来宾后,应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。
然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。
注意送名片的礼仪:
1、当你与长者、尊者交换名片时,双手递上,身体可微微前倾,说一句“请多关照”。
你想得到对方名片时,可以用请求的口吻说:
“如果您方便的话,能否留张名片给我?
”
2、作为接名片的人,双手接过名片后,应仔细地看一遍,千万不要看也不看就放入口袋,也不要顺手往桌上扔。
(四)举的牌子应该有公司名和人名,最好有欢迎辞。
来宾来了要主动接行李,而且要挑最重的,就算推辞也要接过来。
(五)迎接来宾应提前为来宾准备好交通工具,不要等到来宾到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让来宾久等而误事。
(六)公司人员应提前为来宾准备好住宿,帮来宾办理好一切手续并将来宾领进房间,同时向来宾介绍住处的服务、设施,将活动的计划、日程安排交给来宾,并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给来宾。
(七)将来宾送到住地后,公司人员不要立即离去,应陪来宾稍作停留,热情交谈,谈话内容要让来宾感到满意,比如来宾参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。
考虑到来宾一路旅途劳累,公司人员不宜久留,让来宾早些休息。
分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉来宾。
二、接待礼仪
接待来宾要注意以下几点。
(一)来宾要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。
请来宾留下电话、地址,明确是由来宾再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。
(二)来宾到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向来宾说明等待理由与等待时间,若来宾愿意等待,应该向来宾提供饮料、杂志,并应该时常为来宾添加茶水。
(三)接待人员带领来宾到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。
1、在走廊的引导方法。
接待人员在来宾二三步之前,配合步调,让来宾走在内侧。
不时左侧回身,配合来宾脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。
2、在楼梯的引导方法。
当引导来宾上楼时,应该让来宾走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,来宾在后面。
接待人员应该注意来宾的安全。
3、在电梯的引导方法。
引导来宾乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等来宾进入后关闭电梯门,到达时,接待人员按“开”的钮,让来宾先走出电梯。
4、客厅里的引导方法。
当来宾走入客厅,接待人员用手指示,请来宾坐下,看到来宾坐下后,才能行点头礼后离开。
如来宾错坐下座,应请来宾改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。
(四)诚心诚意的奉茶。
座谈时:
来宾落座后,要以双手奉茶,先来宾,后公司人员,先领导,后同事。
(五)送客时:
根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待来宾远去,方可离开。
三、乘车礼仪
(一)小轿车
1、小轿车的座位,如有司机驾驶时,以后排右侧为首位,左侧次之,中间座位再次之,前坐右侧殿后,前排中间为末席。
2、如果由公司人员亲自驾驶,以驾驶座右侧为首位,后排右侧次之,左侧再次之,而后排中间座为末席,前排中间座则不宜再安排来宾。
3、公司人员亲自驾车,坐客只有一人,应坐在公司人员旁边。
若同坐多人,中途坐前座的来宾下车后,在后面坐的来宾应改坐前
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 公司 接待 流程 标准