ERP系统采购模块管理规范Word格式.doc
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- 上传时间:2022-10-07
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第一条为规范工厂采购管理的流程,提高采购数据的及时性、准确性、完整性,特制定本规范。
第二条本规范包括订单创建、订单维护及送货通知维护三部分,适应于武汉工厂。
第二章管理规定
第一节采购模块基础信息规范
第一条订单查看及更新系统设定,各采购员仅可以维护自己下达的订单;
订单查看权限通过职责控制,凡具有订单查看职责的用户都可以查看各订单信息。
第二条订单编号共12位,格式如下:
yyyy+mm+xxxxx,其中YYYY是年份,MM是月份,XXXXX是流水号,系统管理员负责在下年初调整年份编码,在月初调整为月份编号,,每月初流水起始编号为00001。
第三条采购周期分段日期使用财务日历分段,财务成本管理负责在月初打开下月的周期。
第二节订单创建及订单维护规范
第一条采购订单是工厂和供应商联系的重要的凭证,是指导供应商给工厂备货生产的最重要依据,同时也是双方财务结算的重要单据之一,采购员应保证订单创建及时、数量准确。
第二条一般订单的创建方式是根据ERP系统MRP运算,通过系统批量创建订单平台转化数据,采购员应参照系统分配的比例和数量下达订单,考虑采购经济批量,在总量不变的情况下,采购员可以适当的调整系统供方建议下达数量,但应保证月度订单比例满足供应链制定的各供方订单分配比例要求。
第三条对于拉式物料订单的下达,一般通过MRP运算进行下达,考虑采购经济批量,可以适当的调整订单下达的数量。
第四条部分订单需要手工创建,由于部分物料采购周期大于销售订单周期,不能通过MDS牵引转化创建订单;
一次性的采购一般也通过手工采购订单,另外,临时调整供应商的一般也是通过手工下达;
手工下达的订单数量一般情况下不得显著大于计划需求量。
第五条手工创建订单应选择供应商和地点,然后输入物料等订单行信息;
创建过程中如果需要调整供应商名称,需要先删除原订单,然后再重新创建,保证订单取价准确;
订单行号及分配行号系统将自动编写,不得更改默认编号而使用过大的编号。
第六条采购订单的批准需要供应商在供应商列表中,在没有加入列表前,该供应商的订单一般情况下是不能批准的,未批准的订单不作为工厂和供方联系有效单据。
第七条订单需要及时下达,一般在MRP计划运行完成第二天内应将需要下达的订单下达完成;
需要调整供方的订单也应当在当日内调整完成,在接到仓库补单通知后,应先核查现有未结订单,最迟在半日内完成。
第八条订单需要及时维护,一般订单行在完全接收后,会自动关闭;
而对于没有接收完成的批准的订单,系统将会在MRP运算的时候进行考虑,对于没有及时完成的订单,如果后期不再使用,需要手工进行关闭,一般使用“为接收而关闭”关闭订单,订单维护的周期是一个月;
对于“取消”订单行,需要在订单该行没有接收的情况下(备注:
没有接收是指订单自创建日期开始仓库没有接收过,不是指目前订单行上的接收数量为0)才可以使用,“最后关闭”订单不建议使用,同“取消”命令一样不建议使用,操作不具有可逆性。
第九条若发生采购物料调整,接手前面物料的采购员需要及时维护前期订单,一般在办理交接手续后一周内完成;
第三节送货通知下达及维护规范
第一条送货通知应该及时下达,一般情况下后三天的系统缺料应该在当天及时发给供方;
第二条逾期(超过要求到货日期5天)的送货通知应及时关闭或取消,没有接收的送货通知取消,已经部分接收并已交货的送货通知关闭;
第三条已经关闭或取消作业的未结送货通知应及时关闭或取消;
第三章附则
第一条为引导订单规范操作,由IT管理协助进行数据监控与督促。
每周进行一次通报,生产部内部视情况对应进行相关激励;
第二条本规定由自下发之日执行,最终解释劝归武汉工厂IT管理。
(此页无正文)
发:
工厂
报:
营运与人力资源部
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