办公用品管理办法Word下载.doc
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办公用品管理办法Word下载.doc
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1主题内容与适用范围
1.1为进一步加强和完善公司机关办公用品的管理,充分发挥办公用品的使用效能,同时为降低费用,特制定本标准。
1.2本标准适用于公司机关。
2相关文件
无
3定义
3.1机关:
指公司所属职能部门。
3.2办公用品:
指日常办公所需的各类消耗性物品,诸如各类文具、电脑周边耗材、办公室日常用品及各类展示/事务用品等。
4职责
4.1总经理办公室负责公司机关办公用品的归口管理。
4.2机关各部门是本部门办公用品需求申报、领用管理部门。
5供应商选择
5.1办公用品供应商的选择,按照公平、公正的原则,采取公开比质、比价等方式择优确定。
5.2为保证公司以较低的价格获得高质量的办公用品及服务,公司将先行择优选取2~3家实力较强的供应商经过同类(种)产品比质、比价后,各自提供其最具竞争力的产品品种及服务。
引入竞争机制,要求供应商每季(月)提供最新的产品报价及样品,公司集中评定后及时调整各供应商的采购品种与数量。
条件成熟时,再确定长期供应商。
5.3经理办公室负责与供应商签订采购及服务协议。
6办公用品的计划管理
6.1总经理办公室根据公司下达的办公用品年度预算及各单位实际情况,分解并下达各部门年度办公用品费用计划。
6.2总经理办公室负责根据市场行情及供应商提供的商品及报价编制《承隍集团办公用品清单》放于公司网上,供各部门联络员查阅,并定期更新清单,确保提供尽量全的规格品种和有竞争力的价格。
6.3部门联络员依据总经理办公室提供的明细清单填写《办公用品采购明细表》,并于每月第一周的星期二(放假顺延三天)通过OA报总经理办公室。
部门联络员要对申领人所需增配办公用品数量进行检查,不合规定或超出标准的予以驳回。
6.4总经理办公室于每月第一周的星期三(放假顺延三天)根据各部门的《办公用品采购明细表》汇总、审核,形成公司机关办公用品月度采购计划并据此向供应商实施采购。
7办公用品发放管理
7.1每月第二周的星期二开始办公用品的发放工作,除对各部门联络员外,不对其他个人发放。
7.2办公用品原则上每月定期采购一次,如遇特殊情况(如临时性会议、培训班、人员增加等)须先经本部门领导审批,总经理办公室领导批准后,方可当月采购。
7.3当出现物品规格不符合要求、供应商交货不及时等问题时,总经理办公室将及时反馈并督促解决。
8办公用品的费用管理
8.1部门办公用品发生的费用从各部门的计划费用中列支。
8.2总经理办公室将各部门费用汇总统一在财务办理报销手续,每月一次。
8.3总经理办公室每月将在公司网上公布《承隍集团办公用品费用明细表》,通报各部门办公费用使用情况。
8.4当部门办公用品使用费超出其年度预算时,由该部提出申请,总经理办公室和财务会计部审核同意后,方能实施采购;
同时纳入年终绩效考核。
9办公用品使用管理
9.1机关各部门负责制订办公用品部内领用和使用规定,加强办公用品的使用管理,做到帐目清晰,领用手续齐备;
同时,厉行节约,杜绝浪费。
对于价值相对较高、使用期较长的办公用品(如优盘等)还须采取人员调离时必须上交本单位的措施。
10供应商管理
10.1总经理办公室组织各单位定期评估、比较供应商,对供应商在质量、交付、服务及态度等方面的表现进行评价。
10.2公司将根据使用单位对供应商在产品价格、质量、交货期及服务等方面的投诉,同时依据供货及服务协议对供应商进行相应处罚,情节严重的,将取消其供应商资格。
10.3总经理办公室组织各使用单位协助供应商质量改进及服务提高。
附件目录:
附件1:
办公用品管理流程(DFAC-04-25-06-01)
附件2:
办公用品供应商选择流程(DFAC-04-25-06-02)
附加说明
本标准由生产经营部提出。
本标准由总经理办公室起草。
本标准由总经理办公室解释。
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- 关 键 词:
- 办公用品 管理办法