房地产有限公司会议管理制度Word文档格式.doc
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总经理或副总经理。
(五)记录人:
办公室主任。
第四条工作汇报会
(一)内容:
下级向上级汇报指定内容。
(二)出席人员:
上下级或有关负责人。
(三)主持人:
上级主管。
(四)周期:
定期或不定期。
第五条专题会议
讨论或商定某一问题。
有关人员。
相关主管。
第三章会议组织
第六条会议程序
一般而言,公司的会议组织过程包括一下几个步骤:
(一)确立会议议题。
(二)安排会议议程。
(三)发出会议通知。
(四)会务准备。
(五)作会议记录。
(六)整理会议纪要、决议。
(七)相关领导阅改、签批。
(八)印发至有关部门人员,并归档。
第七条确立会议议题
会议的议题可能有以下来源:
公司领导提出或各部门提出,集团办公室收集得到等。
会议议题应提前三天报集团办公室,经董事长同意,即可召开会议。
第八条对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,该报告包括:
(一)会议名称。
(二)会议主旨和目标。
(三)会议议项。
(四)会议时间。
(五)会议议程。
(六)会议主持人。
(七)出席人员(名单)。
(八)会议财务(支出收入)预算。
(九)现筹备时间进度及进展。
(十)筹备时间进度等。
该报告批准后方可执行。
第九条提前发出会议通知
(一)通知内容包括:
时间、地点、出席人、议题、议程、编组等。
(二)方式:
由会议承办人通过口头或短信、邮件等书面形式发出,注意口头仅适用于例会事项的确认。
(三)出席会议的重要或主要人员,应通过电话等方式确认其是否能如期出席,并做出相应安排。
(四)通知时间:
根据会议要项拟定会议通知,并提前发送。
第十条会务准备
会务准备包括以下内容:
会议场所座次布局、准备与调试会议需用的设备、出席者主宾座次铭牌、资料袋(内装铅笔和记录纸)、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、话筒和播放系统、录音工具、茶水、投影仪、幻灯片和白板或黑板等。
根据会议内容和性质不同进行相应的准备。
第十一条会议记录与起草会议纪要的内容要求
(一)必须全面记录会议的内容。
(二)必须准备记录与会人的意见,不能以个人的喜好、观点增删改变内容。
(三)会议纪要必须做到全而精,要详略得当、突出重点。
(四)起草会议纪要应采用打印体;
时间紧急的情况下也可采用手写体,但为了长久保持要求墨水笔写,同时要保持纸面清洁。
(五)会议纪要应在会后三天内提交集团办公室存档。
(六)会议纪要一般要由董事长或总经理签批,重要决议必须经所有与会人员阅读签字后存档。
第四章会议效率管理
第十二条判断会议效率的高低有以下的标准
(一)会议是否按期准时进行。
(二)目的及议题是否清晰,讨论是否彻底。
(三)会场准备是否完善。
(四)资料是否齐全。
(五)会议日程是否有计划性。
(六)参加者是否预先了解了主题。
(七)讨论时是否离题严重。
(八)会议气氛是否热烈。
(九)建设性发言的数量。
(十)是否得出结论或对策。
第十三条提高会议效率的要领
(一)严格遵守会议的开始时间。
(二)在开头就议题的要旨作一番简洁的说明。
(三)把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
(四)在会议进行中要注意以下事项:
1.发言内容是否偏离了议题。
2.发言内容是否出于个人的利害。
3.是否全体人员都专心聆听发言。
4.发言的内容是否朝着结论推进。
(五)应当引导与会者在预定时间内作出结论。
(六)在必须延长会议时间时,应取得大家同意,并决定延长的时间。
(七)应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
(八)应当把决议付诸实行的程序理出,并加以确认。
第十四条会议禁忌事项
(一)发言时不可长篇大论、滔滔不绝。
(二)不可取用不正确的资料。
(三)不可打断他人的发言。
(四)不要中途离席。
第十五条会议管理技巧
(一)控制出席人数,与会议无关者不邀请参加。
(二)每次会议须明确主题。
(三)对重大或有分歧的议题,在会议上争议不下时,主持人应及时制止且搁置该问题,会后再议。
(四)会议发言应言简意赅,相对控制每位发言时间。
(五)对有多个议题的会议,每段时间只集中讨论其中一个议项。
主持人可在每一仪项后或每隔一段发言时间进行小结,及时做出决定。
第五章会议室管理
第十六条会议室必备的物品和环境设置
(一)会议室需备有会议桌椅。
(二)会议室需备有饮水设施。
(三)会议准备有特殊要求的,应与董事长或总经理协商。
(四)会议室应保持清洁,会前会后即时保洁。
第十七条会议室使用环境的卫生要求
(一)注意保持会议室的环境卫生。
(二)严禁在会议室里吃东西。
(三)严禁在会议室及桌面上,堆放与会议室配套物品无关的设施。
(四)严禁在会议室处理与工作无关的事情。
第十八条会议室维护费用由集团办公室编制预算并执行。
第六章附则
第十九条本制度的拟定或者修改由办公室负责,报董事长、总经理审批后执行。
第二十条本制度由集团办公室负责解释。
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