QP记录控制程序Word格式文档下载.doc

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■新版□版本更改/修订□作废/替代：

编制人：

曹秋云

部门：

文控中心

日期：

2010/4/1

文件印章:

会

审

人

员

部门/职位

签名

日期

人力资源总监

物流部经理

品保部经理

采购部经理

精工部经理

电机部经理

装配部经理

研发总监

营销部总监

内勤部经理

外贸部经理

生产办副总

审核

管理者代表

批准

董事长

文件名称：

文件修订记录

页码：

2/4

1/0

版次更改记录

版本

修订

更改摘要

编制者

生效日期

1

新版

金华市大伟工具制造有限公司

文件名称

版次

编号

页次

4/4

1.目的

建立并保持管理体系所要求的记录，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，并对记录进行控制，特制定本程序。

2.适用范围

适用于管理体系所属记录的控制。

3.职责

3.1管理体系所需记录表格由文控中心负责总体管理和控制。

3.2相关各部门制订的表格、记录，由各部门自行管理和控制。

同时，各部门应作好对公司和其它部门下发、外来的相关记录的管理和控制。

4.定义

（无）。

5.作业程序

5.1记录表格编制控制

5.1.1质量管理体系记录表格按《文件控制程序》（文件编号：

QP-02）文件记录的编码要求进行编号并进行版本控制。

5.1.2根据记录实际管理现状，适当时对所记录表单进行流水码管制，编码原则：

※※—※※—※※—※※※

流水号（用001-999表示）

月度缩写（用01-12表示）

年度缩写（2010即10）

部门代码（依《文件控制程序》5.6.9条款）

5.1.3对于管理体系的记录表格的增加、更改、作废等由文件编制部门按《文件控制程序》（文件编号：

QP-02）中文件更改控制流程执行。

5.1.4纳入管理体系的记录表格由文控中心文控员编制受控的《质量管理体系记录清单》。

对于记录表格的增加、更改、作废情况，文控员要及时更新。

5.2记录的填写和传递

5.2.1本公司记录类型分两种：

一、采用纸本记载；

二、根据实际需要，采取电脑窗体录入的方式（如：

利用佳合系统管理平台V3.0，进行数据记录录入的方式等）。

5.2.2记录应由责任部门指定人员如实填写，应正确、完整、字迹清晰、不准涂改、只准划改、能准确地识别，每份记录必须有记录人签名，方为有效。

采用窗体记录的文件，若内容发生变更或更改，也应适时作好更改的相关记录。

5.2.3记录记载完整准确后，根据相关程序的要求，将该记录及时进行传递，必要时请接收部门主管或责任人签署回复意见并保存回执；

记录的传递要做到及时无误，记载责任人以及接收责任人应该充分利用记录的价值，如统计、分析并将分析结果予以利用。

5.3记录整理及审核

5.3.1对各项质量记录进行定期（根据实际情况每周、每月、每季度、每年）整理,包括对公司内部的各项记录,也包括对外来的记录如供应商提供的检验、验证报告,客户和外部审核报告,计量器具计量检测报告等。

5.3.2各部门主管不定期对所属部门、岗位的记录填写、传递、使用情况以及整理情况进行检查，可以结合目标考核、内部审核以及日常工作检查的机会进行。

针对检查过程中以及部门使用过程中发现的记录不适用情况，由使用部门及时参照《文件控制程序》（文件编号：

QP-02）进行对质量记录表格的修改、换版，并按本程序要求执行。

5.3.3在归档保存前，要对整理出来的记录进行审核检查,检查记录的整体完整情况、记录填写情况等等。

对于出现的问题要汇总分析，避免在以后的记录中发生类似的问题。

5.4记录的发放

5.4.1部分记录有需要发放其他部门参考的，由记录发放部门填写《文件发放通知单》连同原记录（可复印）一起提交文控中心文控员进行分发。

5.4.2文控中心文控员根据《文件发放通知单》进行复印发放，在每份副本正面盖蓝色【参考文件】印章。

5.4.3文控中心文控员填写《文件发放登记表》，然后将记录分发给各相关部门负责人或指定收件人，各有关部门负责人或指定收件人需在《文件发放登记表》上签署确认收妥记录，并根据需要分发给其部门各有关使用者。

5.4.4记录分发后，文控中心文控员需把记录原稿连同《文件发放登记表》保存于文控中心的总档案中。

5.5记录归档、贮存、检索、防护

5.5.1记录保存的责任单位应安排适当的贮存地点，贮存地点应保持空气流通，环境干燥适宜。

5.5.2记录保存期的长短取决于记录内容的重要程度，及所涉及产品的使用寿命周期。

一般来说，全局性的重要记录应长期保存。

各种记录的保存期应在相应程序文件中予以规定。

并由各责任部门登记在《部门质量记录归档表》中。

5.5.3防护：

在保存期内应对记录妥善保存，防止霉变、虫蛀、污秽等损伤，并应采取必要的安全防范措施，确保不丢失、不发生火灾等意外情况。

5.5.4检索：

为便于检索，记录应按分类号、日期或流水号依顺序装订排列。

5.6记录的销毁

5.6.1对逾期的记录，每年年底由各部门文件管理员填写《质量记录销毁审批表》，经部门经理批准后实施。

5.6.2针对版本更新引起作废的记录，由各部门文件管理员及时填写《质量记录销毁审批表》，经部门经理批准后实施，并及时收回使用单位的所有原版空白表格，及时销毁。

5.7记录的查阅

5.7.1对于归档保存的记录，如需借阅，应办理借阅手续，由各部门文件管理员登记在《文件借阅登记表》中，经部门负责人审批，按时归还。

如需复制，应办理申请手续，经部门负责人审批同意，填写文件发放记录后发放。

5.7.2对于属于技术资料、人事档案及财务资料记录，需要做好保密工作，一般不得借阅。

若有借阅必须经责任部门经理审批后再经董事长批准才可借阅。

6.参考文件

6.1《文件控制程序》（文件编号：

QP-02）。

7.记录文件

表单编号

记录名称

记录类型

保存部门

保存期限

QR-03-WK-01A

质量管理体记录清单

纸本

二年

QR-03-WK-02A

部门质量记录归档表

各部门

三年

QR-03-WK-03A

质量记录销毁审批表

8.附件：

（无）