领导干部与沟通和协调关系_精品文档Word下载.doc
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协调主体、协调对象、协调手段和协调目标。
(二)沟通协调的功能
《组织行为学》的作者(美)斯蒂芬.P.罗宾斯认为,"
阻碍群体工作绩效的最大障碍在于缺乏有效的沟通"
,"
沟通有四种主要功能:
控制、激励、情绪表达和信息"
。
领导工作是一项复杂的创造性劳动,涉及多方面因素和条件,任何领导和管理都离不开沟通和协调。
正如马克思所指出的:
"
一切规模较大的直接社会劳动或共同劳动,都或多或少地需要指挥,以协调个人的活动,并执行生产总体的运动---不同于这一总体的独立器官的运动---所产生的各种一般劳动"
协调是管理的本质。
美国学者哈罗德·
孔茨和西里尔·
奥唐奈认为,"
管理工作是一种艺术"
协调是管理的本质"
,而不仅仅是主管人员的一个独立职能,"
因为使个人的努力与所要取得的集体目标协调一致是管理的目的。
每项管理职能都要进行协调工作。
必须使各个人的行动协调一致,是由于在如何达到集体目标和个人与集体目标如何配合的问题上意见不同而造成的。
甚至在一个教会或平等相待的组织中,各个人常常以不同的方式解释同样的利益,他们为达到共同目标所作的努力不是自动地与他人的努力啮合的。
因此,主管人员的中心任务就是消除在方法上、时间上、力量上或利益上存在的分歧,使共同的目标与个人的目标协调起来。
这段话充分说明,协调在管理和领导工作中不仅非常重要,而且十分必要。
沟通协调主要有以下功能:
1、适应环境、促进发展的功能
领导者重要职责之一,就是协调组织与外部环境的关系。
事实上,现代社会没有任何组织可以超然独立于社会系统之外,而不受环境的作用和影响。
环境与组织,构成制约与被制约、作用与反作用的辩证关系。
环境能给组织以极大的影响和制约,组织也可以从某个方面反作用于环境,使环境发生某种程度变化。
当组织的领导者善于与外部协调关系,能巧妙而灵活地借助外部资源力量以促进组织发展的时候,不仅组织本身可能超常规发展,而且组织人员也将获得更多的成长机会。
2、统一思想、实现目标的功能
领导协调的根本目的在于提高组织的整体效能,即高效率地实现领导目标。
实践证明,组织成员对集体目标的认同不会是一个自然进程。
根据协同论观点,任何组织系统都有两种对立的发展趋势:
一种是由无序到有序的发展趋势,另一种是由有序到无序的发展趋势。
领导者的重要职责之一,就是通过有效的协调工作,促进组织成员统一思想、认同组织目标,进而推动组织由无序到有序,逐步实现组织目标。
3、消除内耗、增进团结的功能
组织自身是由若干相互联系、相互制约的子系统和元素组成的具有特定功能的整体。
组织内部各个子系统相互影响和相互作用,必然产生某种整体效应,这种"
整体效应"
不等于组织各部分功能的简单相加,而是体现出"
非加和性"
这种"
有两种表现:
一种是组织整体功能大于各部分功能的简单相加;
另一种是组织整体功能小于其组成部分的功能相加,甚至内部要素功能抵消,价值为零。
很明显,组织(特别是领导班子)"
正值的产生,有赖于领导者尤其是单位"
一把手"
高度重视协调工作,认真协调各种关系,以消除摩擦与内耗,增进组织人员特别是领导班子成员之间的团结。
4、改善形象、树立威信的功能
领导是组织的核心和灵魂。
领导班子的前途和命运,在很大程度上取决于组织成员的信赖与支持,这种信赖支持与领导班子的形象、威信密切相关;
而班子内部的团结协作是领导形象和威信的重要构件。
领导班子的团结协作从何而来呢?
共同的目标、良好的素质当然不可缺少,但是,如果没有协调,就不可能有相互谅解与友谊,配合默契就无从谈起。
由于各种原因,班子成员在工作、生活交往中难免出现矛盾和冲突,磕磕碰碰的事就更多了。
有矛盾和冲突并不可怕,可怕的是表面上虽然一团和气,但在这种一潭死水表象之下,存在火山喷发式的潜在危机。
所以说,领导协调对班子建设而言,是消除矛盾和冲突的"
润滑剂"
,具有改善其形象、树立领导威信的重要功能。
二、沟通方式与协调类型
(一)沟通方式
1、正式沟通与非正式沟通
正式沟通指在正式组织中按既定程序传递信息的过程。
按照沟通的方向,它又分为下行沟通、上行沟通和平行沟通三种具体形式。
下行沟通是指从上至下发出的组织信息;
上行沟通是指下级向上级发出的信息;
平行沟通则是同级组织(或个人)之间发出的信息。
非正式沟通是指除正式渠道之外的人际沟通。
这种非正式沟通一般基于满足个人生理、心理或社会需要,如互助、表达感情或影响他人等,它以情感沟通为主,具有直接性、细微性和灵活性等特点。
非正式沟通即通常所称的小道消息的传播,正式沟通渠道之外的其他渠道的沟通基本上都可以归入这个范畴。
非正式沟通能满足群体成员的社会需要,弥补正式沟通的不足;
但是,当正式沟通渠道严重受阻,非正式沟通"
管道"
急剧膨胀时,其负面效应就难以避免。
所以说,组织领导者应实行开明政策,让正式沟通管道"
货畅其流"
,同时疏导非正式沟通管道,扬"
正"
(正效应)抑"
负"
(负效应),使那些惑众的小道消息失去市场。
2、单向沟通与双向沟通
单向沟通指一方发送信息,另一方被动地接受信息,传送方与接受方之间不构成信息反馈(回流)。
双向沟通是指信息的传送与反馈相互交流。
双向沟通方式由于信息接受方能有机会反馈意见,信息传送方能获得相应的反馈信息,因而成为组织沟通和人际关系沟通中的常见形式。
3、语言沟通与非语言沟通
语言沟通有口头和书面两种形式。
口头沟通是人们最常用的沟通交流形式,其优点是信息传递与反馈速度快、情感直观而直接联通;
书面沟通通常以备忘录、信函、文件、报刊和其他书面文字或符号作为载体。
非语言沟通是指以表情、手势、眼神、衣着、打扮及环境修饰、物品摆设、语调等为载体进行的沟通。
非语言沟通其实都是无声的语言,人们既可以通过它们表达自己
的心思,也可以据此了解别人的内心世界。
(二)协调的类型
1、按领导协调的对象区分,有组织与环境的协调、工作职能的协调和人际关系协调
第一,系统观点认为,组织自成系统,同时它又是社会系统
组成部分,即是大系统里面的子系统,因而,组织与所处的环境
之间就存在相互影响、相互作用的互动关系;
组织要生存与发展,就需要协调好与环境的关系,就需要增强自身的环境适应能力。
作为组织的领导者,就不能不研究组织同环境的协调问题。
第二,领导的主要职能包括计划、决策、用人、组织、指挥、协调、控制等。
在面临多种事务,工作职能繁杂的情况下,领导工作要想取得事半功倍的效果,就不能不研究职能协调问题,既抓住主要矛盾,优先处理中心工作,又能统筹兼顾。
第三,马克思主义唯物论认为,人的本质在其现实性上,是一切社会关系的总和。
人际关系对人的工作、生活影响是显而易见的,对领导工作的影响更为深刻广泛。
在外部环境大抵相似的情况下,为什么有的领导者能左右逢源、游刃有余,而有些领导者尽管忙得焦头烂额,却身心不爽呢?
许多事实证明,人际关系协调得好不好,是一个重要原因。
2、按领导协调的层次分,有下级与上级关系的上行协调、上级与下级关系的下行协调和同级关系之间的平行协调。
人在世界上扮演着不同角色,领导者也是如此。
在正式组织中,对上级而言是下级,对下属而言是上级,对平级而言是同事;
在非正式组织中,无论在家庭里还是在社会关系中,所处的位置不同,扮演的角色就不一样。
这就要求领导者根据不同角色特点及要求,扮演好各种不同角色,协调和处理好方方面面的关系。
这里重点研究领导者在正式组织中协调处理各种人际关系,特别是协调处理正职与副职关系的准则和艺术。
3、按领导协调的过程区分,有事前协调、事中协调和事后协
调。
事前协调,主要指领导决策拍板之前与相关部门、人员进行的协商和调适,目的在于集思广益、形成共识,使领导决策或重要事项的处理符合科学可行的原则,减少执行障碍,求取实效;
事中协调一般是指在决策或政策实施过程中对出现的各种问题及时协调处理,排除执行中的障碍;
事后协调是指对执行结果的评估、反馈,总结经验教训,找出存在的矛盾和问题,协调处理好善后事宜。
对单位和部门主要领导来说,应将主要精力放在事前协调上,遇事要有商量意识,与各方面搞好联系沟通,在掌握各种情况(包括正反两方面)基础上,进行科学决断。
4、按领导协调的手段来分,有经济手段协调、行政手段协调、政策和法律手段协调、思想政治工作手段协调。
经济手段最大的特点在于物质利益的诱导性。
在目前人们思想境界处于"
初级阶段"
的情况下,适当运用经济杠杆,满足人们正当的物质利益需求,不失为协调的一个重要途径。
行政手段最大的特点是协调力度的强制性和时效性,在时间紧迫或者矛盾难解难分的情况下,运用行政手段协调,可以收到"
快刀斩乱麻"
的效果。
政策和法律手段主要用于宏观事项、重大问题协调上,其最大的特点在于影响面广且持续时间长,权威性较高,一般用于带普遍性、全局性问题的协调。
思想政治工作手段是领导协调不可或缺的重要方面,它的主要特点是潜移默化、情感熏陶,它具有独特的作用和功能。
值得注意的是,在领导协调过程中,应根据不同对象、环境要求选择适宜的方法和手段,比如,强制性的行政协调手段的应用就要特别慎重,防止过激行为和简单化的倾向。
此外,各种协调手段应根据实际需要结合使用,以增强协调工作的效果。
三、沟通协调的要求和原则
(一)沟通协调的一般要求
1、沟通协调应持续进行
我们正处于一个改革不断深化,经济社会建设快速发展的时期。
在新形势下,许多各种新问题和新矛盾都会不断产生,例如,面临聘用制改革、人员精简,干部职工中就可能出现心理困扰,产生情绪障碍。
如果出台的新政策与干部职工切身利益有冲突,干部职工可能一时难以承受损失,心里可能产生怨气。
这些矛盾和问题的产生大多有其客观必然性,因为既然要深化改革,总要付出一些代价,伴随诸多矛盾和问题。
实践证明,面对改革,多数干部职工群众是通情达理的,只要领导者勤于和善于与他们交流、沟通,把他们当知心人看待,把工作做到家,干部职工群众就一定能够理解。
轻视沟通,或者认为交流与沟通可以"
毕其功于一役"
,是造成沟通不良、协调不顺的重要原因之一。
组织行为学认为,当组织成员亟须了解某方面的信息,而正式组织的信息沟通不畅时,组织成员就可能寻求非正式渠道来了解,从而导致小道消息泛滥成灾。
如果组织的领导者能随时保持信息渠道畅通,致力于信息沟通的持续性,组织人员就可以据此调整自己的心态,采取必要的应对措施。
2、重视面对面的沟通和协调
在通讯工具和电子网络日益发达的今天,人们容易满足于方便快捷地传递信息而忽视情感沟通,领导者也容易忽视与员工面对面的交流。
但是,这种看似快捷的信息传递背后却隐藏着危险。
因为长此以往,它将导致领导者与被领导者情感联系的中断。
事实告诉我们,再发达的通讯工具,也无法呈现你与下属、群众面对面倾谈时的心意神情。
通过面对面交谈,领导者既可以更多地直接了解下面的信息,又可以加深与下属的情感交流。
越
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