CEOP文件控制程序B4Word下载.doc
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- 上传时间:2022-10-06
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CEOP文件控制程序B4Word下载.doc
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1. 目 的:
确保公司有关质量、环境方面的文件制定、审核、核准、登记、标识、分发、回收、修订、废止在受控状态下进行。
2. 适用范围:
本程序适用于本公司质量管理体系、环境管理体系的所有文件。
3. 权 责:
3.1 权责分配表:
权责
文件别
制定
审核
核准
一阶文件
管理者代表
总经理
二阶文件
部/课负责人
分管经理/厂长
三阶文件
部/课负责人或指派人员
部门/课负责人(视情况)
3.2 文控中心负责各类文件的登记、编号、分发、回收、报废等。
3.3各部门文员负责本部门内各类文件的收发、分类、归档、保管和必要的防护。
4.用语定义:
(略)
5. 规 定:
5.1 文件分类:
5.1.1 一阶文件:
《质量手册》、《环境手册》。
5.1.2 二阶文件:
程序文件。
5.1.3 三阶文件:
作业指导书、操作说明、检验标准、图纸、BOM、ECN等。
5.1.4 四阶文件:
各类质量、环境记录表格。
该类文件为特殊文件依《记录控制程序》〔CEOP-02〕执行管理。
5.2 识 别:
文件的识别包括文件名称、编号、发行版本、修订版次、制订日期、修订日期。
5.3 文件编号:
5.3.1 《质量手册》编号为“QM-01”;
《环境手册》编号为“EM-01”。
5.3.2程序文件编号,如下图示例:
COP-01EOP-01CEOP-01
文件序号
程序文件代号
(质量体系) (环境体系)(质量/环境共用文件)
5.3.3 品质/环境体系三阶文件体系编号规则,如下图示例:
IC-QD-01EI-01
序号序号
品保部代号三阶文件代号
三阶文件代号
(质量体系)(环境体系)
5.3.4 其它技术类文件,如:
工程图纸、检验规范、作业指导书(生产工序)各责任部门依实际管理之有效性或行业/国际惯例制订编号原则,交由文控备案后,进行编号管理。
5.3.5 各部门代号如下:
QS(Qualitysystem&
Environmentmanagementsystem)—ISO办
QD(Qualitydepartment)—品保部
FQA(FineQualityAssessment)
PQA(ProcessQualityAssessment)
IQA(IntoQualityAssessment)
QM(Qualitysystemmanagement)
PD(Productiondepartment)—制造部
ED(Engineerdepartment)--工程部
ME(Manufactureengineer)—生产工程课
TE(Technologyengineer)--技术工程课
JE(Jigengineer)
PU(Purchase)—采购部
SM(Salemanagement)—销售部
WR(Warehouse)—货仓
PM(Produtmastermind)—产品企划部
RD(Research&
DevelopmentDept)—开发部
AD(Administrationdepartment)--行政部
PA(Personadministration)—人事课
CS(customersupport)—售后服务
PMC(Productionmaterielcontrol)—计划与调度部
PC(Productioncontrol)--计划调度课
MC(materielcontrol)--物控课
5.4制订及审批:
5.4.1权责:
见本文件3.1规定。
5.4.2文件初稿完成后,须先行E-MAIL给各相关部门负责人和ISO办,以审阅流程接口之连贯性、兼容性和文件格式的符合性,并回复意见。
5.4.3文件正式定稿后,由制订部门列印出书面文件,并在“文件修订记录表”(ASA-QSFM-03)注明需分发单位,经相应部门和人员审核及会签后,“文件制定/修订会签意见表”(ASA-QSFM-17),执行最终核准。
5.4.4会签说明
a)、原则上文件会签传阅时间为一个部门1天;
b)、文件经传阅后,请传阅人在修订意见栏内填写修订意见,并注明日期、签名;
c)、会签单位由制定/修订单位根据分发部门或课室确定,会签责任人必须是部门
或课室负责人;
d)、制定/修订单位必须跟进会签情况,完成后方可交文控受控发行;
e)、文件会签传阅前制定/修订部门应事先与各部门达成统一意见后进行。
5.4.5文件经最终审批完成后,原件送到文控中心,由文控文员在“质量/环境体系文件总表”(ASA-QSFM-01)上登录,纳入统一管理。
5.5 文件储存:
5.5.1 一、二、三阶文件的原稿均由文控中心保管储存,并在每页背面上加盖红色“正本”印章。
5.5.3 文件副本由各使用单位储存,并采取必要的防护措施,防止过早损坏。
5.5.4 所有储存的文件必须分类保存并在必要时建立目录,以便快速检索。
5.6 分 发:
5.6.1 受控文件由文控文员依“文件修订记录表”(ASA-QSFM-03)之配布需求名单复印相应份数,在每页的右上角加盖“受控文件发行”章(带日期)后,在“受控文件发放及回收记录表”(ASA-QSFM-02)上登记后,发放给各部门,要求收
件人签收。
5.6.2 非受控文件及受控文件之非受控版本,一经发行后,由使用单位自行管理,文控不作统一管理。
5.6.3受控文件发行章印,红色、日期清晰、文字可辨识。
5.7 修 改:
5.7.1 受控文件的修改可由任何文件使用者提出,原则上由文件制订部门执行修改,按本文件5.4规定履行审批手续。
5.7.2 修改经历:
每次文件修订都必须在“文件修订记录表”(ASA-QSFM-03)上详细记录,并与
文件修订页一起分发各相关部门。
5.7.3修改后发放及失效文件处理:
文控中心依本文件5.6之规定将修改后的文件分发至各相关部门,同时收回失效旧版文件进行销毁。
防止作废文件非预期使用,如果出于某种目的而保留作废文件时,受控原稿文件需在右上角盖上红色“作废/文控留存”印章,移至历史档案。
历史档案必须至少保留前一版文件。
5.7.4修改后的培训,二级文件由QM主导修改、培训并记录,三级文件由制定部门主导修改、培训并记录。
5.8 文件版本/版次:
5.8.1 《质量手册》、《环境手册》、程序文件、三阶文件(限规定/办法类)分为“发行版本”与“修订版次”。
5.8.2 发行版本:
首次发行则为第一版(即A),当文件经5次修订时及因实际需要整份文件有作大篇幅修订时,则发行版本升为第二版(即B),依次类推。
5.8.3 修订版次:
文件的修改版次用页作为基本单位,当文件第一次发行则修订版次为0版(即
0),当某页经修订重新发行时,则此页升为第1版(即1),依此类推。
当版
本升级时,所有修订版次均回复为第0版。
针对FQA作业指导书,每修订一次,整份版次一起变更,其它文件的版次与文控中心发行最新版次一致即可。
5.8.4 其它技术类文件之版本号直接在修订履历栏或指定位置记入版本号,首次发行为0,以后每修订一次依1、2、3…增加;
或依制订单位确定的版本号升阶规则执行管理。
5.9 过渡性文件:
过渡性文件只是在体系运行过程中,为完成某一特殊事项或专案而制订的管理规定与记录表格,随着特殊事项或专案的结束而失效。
此类文件不列为受控文件,由使用部门自行管制。
5.10 异常情况处理:
5.10.1 文件使用者遗失受控文件或因部门扩展等原因需要增/补发件时,文件使用单
位须填写“文件增/补发申请单”(ASA-QSFM-05),经部门课长审核后,文控
中心予以增/补发。
5.10.2 文件使用者不能交回已失效文件,文件使用者须填写“文件遗失报告”(ASA-QSFM-06),经部门经理审核后,交文控中心备案,以证明失效文件不会再被使用。
5.11外来文件:
5.11.1确保公司所确定的策划和运行质量体系所需的外来技术/标准/法律法规/管理类文件时,将原稿交由文控中心在“外来文件一览表”(ASA-QSFM-07)上登记,由文控中心保管。
5.11.2若需COPY,则由文控中心在COPY副本加盖红色“外来文件”印章后,分发相关部门。
具体依本文件“5.5和5.6”规定执行储存和分发。
外购书籍等,
加盖红色“外来文件”印章后,保管于文控中心,不需分发,只可借阅。
5.12 文件的借阅:
5.12.1 原则上文控中心之受控原稿文件,一律不准外借。
5.12.2 文控中心之外来书籍与各部门之存档文件或记录,若因需要为外部门借阅时,须要在“文件借阅登记表”(ASA-QSFM-08)上登记,并经双方签名后,方可取走。
归还时,应当面确认并在归还人栏签名。
5.13文件格式:
除外来文件外,所有质理/环境体系相关文件之格式依《文件格式管理规定》
(IC-QS-01)要求执行。
6. 记录表格:
6.1 “质量/环境体系文件总表”(ASA-QSFM-01)
6.2 “受控文件发放及回收记录表”(ASA-QSFM-02)
6.3 “文件修订记录表”(ASA-QSFM-03)
6.4 “文件增/补发申请单”(ASA-QSFM-05)
6.4 “受控文件遗失报告”(ASA-QSFM-06)
6.5“外来文件一览表”(ASA-QSFM-07)
6.6 “文件借阅登记表”(ASA-QSFM-08)
6.7“文件制定/修订会签意见表”(ASA-QSFM-17)
7. 支持文件:
7.1 《记录管理程序》(CEOP-02)
7.2《文件格式管理规定》(IC—QS—01)
8.略
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- 关 键 词:
- CEOP 文件 控制程序 B4