档案管理人员岗位资格培训教材Word格式文档下载.doc
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需要指出的是,本教材作为本钢内部的档案人员岗位资格培训教材,注重对实际工作程序和应用技能的讲解介绍,它不同于目前全省通用的档案专业任职资格考试教材。
想要参加全省档案系列专业技术职称考试的人员,应以省档案局编印的《辽宁省档案中初级专业技术资格考试应试必读》(2006年版本)作为职称晋级备考的依据。
本钢集团有限公司档案馆
2014年5月
目录
第一章企业档案工作组织管理
第一节企业档案工作的任务、内容及管理原则…………………………………1
第二节国家对企业档案工作的指导监督…………………………………4
第三节企业档案管理网络建设…………………………………9
第四节企业档案工作的制度标准建设…………………………………11
第五节企业档案工作的指导与监督…………………………………14
第六节本钢集团档案目标管理考核要求…………………………………18
第二章企业文件材料形成积累与归档
第一节企业文件材料管理概述…………………………………20
第二节企业文件材料的运转与积累…………………………………21
第三节企业文件材料的鉴别…………………………………23
第四节企业文件材料的归档…………………………………27
第五节本钢集团文件材料归档范围与保管期限表…………………………………31
第三章企业档案收集工作
第一节企业档案收集工作概述…………………………………75
第二节企业档案收集工作的主要方法…………………………………76
第四章企业档案整理工作
第一节企业档案整理工作常规知识…………………………………86
第二节本钢集团档案整理著录工作实施细则…………………………………88
第三节企业档案的排架管理…………………………………121
第五章企业档案保管保护与档案安全
第一节危害档案的各种因素…………………………………122
第二节企业档案保管与保护的基本内容和一般要求………………………………126
第三节维护档案实体存放和使用有序的管理要求………………………………127
第四节企业档案保管与保护的措施………………………………131
第五节特殊载体档案的保管和保护方法………………………………132
第六节维护档案安全应遵循的基本规范………………………………133
第六章企业档案价值鉴定
第一节企业档案价值鉴定的内容、意义及标准、原则………………………138
第二节本钢集团对档案价值鉴定组织领导和业务程序的要求………………………140
第三节本钢集团档案价值鉴定工作程序与标准…………………………141
第七章企业档案开发利用、统计
第一节企业档案开发利用的内容和要求……………………………………148
第二节企业档案检索工具编制……………………………………149
第三节企业档案编研工作……………………………………152
第四节企业档案提供服务方式……………………………………155
第五节企业档案统计…………………………………………156
第八章本钢综合文档管理网建设与利用(待档案二期网站通过验收后再上传)
161
第一章企业档案工作组织管理
第一节企业档案工作的任务、内容及管理原则
一、企业档案的特点
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
是直接记录企业研发、生产、经营和管理活动的一种信息材料,是企业生产经营和管理活动整体的反映和记录,是具有查考利用价值的文件材料经整理组卷并履行归档手续转化而来的。
企业档案有以下三个主要特点:
1.综合性。
企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的综合产物。
从纵向的发展来看,它记录了企业过去和现在的历程,是企业历史的缩影;
从横向的活动来看,企业档案是企业的党群、行政、经营、生产、科研、基本建设、设备仪器管理、财务和职工管理等各种职能活动,在实现企业基本目标过程中形成的有价值的文件材料整体,全面反映了企业活动的各个方面,综合了企业各项活动的全貌。
综合性是企业档案的重要特点之一,具体体现为档案门类和档案载体形态的多样性。
这个特点要求人们重视其各构成部分之间的紧密联系,不能将其随意分散割裂开来。
2.现实性。
企业档案同现实社会经济活动存在着紧密关系。
其一,企业档案在相当长的时间里具有现行使用价值,如企业的产品、科研、基建、设备仪器等档案,当产品还在生产,科研项目仍继续试验研究,基建工程和设备仪器还在使用时,这些产品、科研、基建、设备仪器档案等,都必须继续保存在档案部门,发挥现行效用。
其二,企业档案体现着企业的现实利益,具有很现实的使用价值。
比如:
有些档案记载了科技人员的创造、发明和设计成果,它是企业进行物质生产活动的基本条件:
有些档案记录了企业营销活动、开拓市场、创造良好的企业信誉形象和推销企业产品的丰富经验等,是企业参与市场竞争,在竞争中发展自己的有力工具。
此外,企业档案在挖掘管理潜力,处理经济纠纷,进行技术交流和技术转让等活动中也发挥着作用。
可以说档案体现了企业及职工的现实经济利益和合法利益,企业必须保管好、利用好档案,不能将其束之高阁甚至随便丢弃损坏。
3.企业性。
企业对其所有的档案具有占有权。
企业作为独立法人,享有自主经营的权力。
档案是企业自主经营活动的产物,是企业的一种信息成果。
它既作为企业资产的一部分,又是企业生存和发展的基本条件之一。
因此,企业要对其所有的档案实行占有,特别是其中记录技术成果和专利的档案材料。
二、企业档案的基本功能
1.依据与凭证功能。
档案是伴随着企业活动的进程而自然形成的,是第一手的材料,不是人们按照主观意愿编写的或事后杜撰的。
因此,档案在企业活动中具有依据与凭证的功能。
企业的各项经常性活动,有赖于利用档案进行组织和协调,作出判断和决策,如,发展产品品种,提高产品产量和质量,保证安全生产,增强适应市场的竞争能力,节约人力、物力和财力,挖潜改造,扩大再生产等。
当发生重要事件或突发事故时,档案又是及时处理这些事件或事故的法律凭证和经济技术依据,是维护企业的经济利益和合权益的可靠保证。
2.条件与工具功能。
企业的新产品开发和设计,总是在前人劳动成果的基础上才会有所前进,有所创新。
而且起点愈高,开发设计成果的水平也会愈高。
这就必须充分占有和利用已有的档案材料,作为开发和设计新产品的必要条件。
同理,企业的管理决策活动也是在充分占有以往各类信息材料,并对其深入研究的基础上进行的,信息条件越充分,决策的有效性就越高。
因此说档案是一种重要的信息条件。
档案作为一种工具,主要是指它在生产经营或科技开发中,在协同工作、交流信息、互通情报、传播技术、推广应用成果中所起的传媒作用。
随着改革开放的深入发展和市场经济体制的建立,各种经济技术的合作交流将日益扩大,企业档案的这种工具功能会显得越来越重要。
3.积累与继承功能。
人们为使企业的生产经营活动具有连续性,并使之不断发展,就必须不断地总结和积累经验,借鉴和继承企业自身以往活动的成果。
档案就是积累和继承企业活动经验的有效手段。
企业正是在认真地研究和学习成功的经验和吸取失败的教训的基础上进行创造并取得发展的。
三、企业档案工作的基本任务和内容
企业档案工作的基本任务是:
按照一定的原则和要求,科学管理档案,积极开发档案信息资源,及时、准确地提供档案为企业的现实工作服务,为企业的长远发展服务,为党和国家的各项工作服务。
为完成企业档案管理工作的基本任务,企业要建立、健全符合实际情况和行之有效的档案管理体制;
设置与档案工作相适应的机构,配备一定数量的档案管理人员和网络人员;
制定一整套档案管理规章制度、标准和规范;
配备比较完善的库房和设备;
切实抓好档案工作的各项业务建设。
企业档案工作内容,主要由两部分组成,一是档案行政管理工作内容,二是档案业务建设工作内容。
档案行政管理工作内容,一般是指对企业档案工作实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导等。
各级档案行政管理部门、专业主管机关和企业本身都负有开展档案行政管理工作的责任,这就是依据国家的法律法规和政策,研究制定企业档案工作的方针政策、行政法规性文性、规章制度、计划和规划,并组织实施,以及进行监督和指导等。
档案业务建设工作内容,一般是指对文件材料形成、积累、整理和归档的管理、监督和指导,档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和档案信息资源开发利用等工作。
这些属于基础性的工作内容,必须扎实做好。
对文件材料形成、积累、整理和归档的监督与指导,是通过把文件材料工作纳入计划、程序和岗位责任制等保证体系,使企业文件材料工作有效地服务于企业各项活动,并达到归档材料完整、准确的要求。
档案收集,是指将那些具有保存和利用价值的档案材料,按照制度予以接收或征集,实现安全和科学的管理。
档案整理,包括文件材料的组卷和归档后案卷的分类、排列和编目等,是实现档案有序管理的基本措施。
档案保管,是指设置安全的库房和设备
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