苏州市城建档案馆建设工程档案立卷程序与标准Word格式.doc
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苏州市城建档案馆建设工程档案立卷程序与标准Word格式.doc
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4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料,原则上要分别组卷,组卷要合理有序。
5、馆内组卷,案卷内封面、卷内目录、备考表等一律采用电脑打印,报送单位自行组卷原则上也应电脑打印。
立卷程序与标准
立卷是一个分类、组合、整理、编目过程。
一、文件材料的分类
文件材料立卷的基本单元是一个工程(如一幢建筑、一条道路、一座桥梁)。
如一个建设工程项目由若干个工程组成,应将每个工程的文件材料严格区分开来,其中若干个工程共用一个文件,如批文、许可证、合同等,此文件可放在主要工程或1号工程材料中立卷,其他工程可在备考表中说明。
一个工程应建立一份档案著录卡。
二、文件材料的排列(一个工程)
(一)排列原则
1、文字材料在前,图纸在后。
2、文字材料按工作程序排列。
即各类文件材料及其内容依时间或工序排列。
但定论性或总体性的材料应排列在前。
3、图纸排列时,土建图在前,设备安装图在后,即:
以建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。
(二)排列顺序
1、工程准备阶段文件
2、监理文件
3、施工技术文件
4、竣工验收文件
5、竣工图
6、声像、电子文件材料
详细内容与顺序见附表
三、组合(一个工程)
将排列好的文件材料,按一定形式组合起来。
(一)组合的基本要求
组合应以文件材料的内容为主线,兼顾其他特征,使之联系密切,分级适当,分卷合理,内容尽量单一,类型鲜明,卷与卷内容相互衔接。
文字、图纸、照片、录像、电子材料应分别组合。
(二)组合的基本方法
1、工程前期活动、施工技术活动及竣工验收活动中形成的各类文件材料,一般按单位工程、分部工程、工序、单一内容或问题,或者相邻文件来组合。
同一内容的文件材料应组合在一起,原则上不跨卷组合。
如《隐蔽工程验收记录》应根据其数量多少,组成一卷或若干卷,不能将其中一部分与其他内容组成一卷。
2、根据工程规模、文字材料数量的多少,在组卷时可组合成一卷或多卷。
当工程规模较小,文字材料较少时,可组合成一卷(厚度低于20mm)。
一般性工程,可按内容组合成若干卷。
大型工程须按总体、主体、单位工程、分部、阶段分别组卷。
3、竣工图原则上按专业分开组卷。
当工程图纸较少时,也可组合立卷,但不能将同一专业的图纸分出一部分与其他专业图纸组合成一卷。
4、组卷的一般内容、顺序和组合方式依据附表
(一)进行。
5、案卷厚度原则上不超过20mm。
四、整理
1、去除文件材料上的金属物,对破损的文件材料进行托裱。
2、文字材料卷对同一案卷来说,整理后卷内文件材料必须做到统一。
规格有两种,一是297mm×
210mm(A4),二是260mm×
185mm(16K),在整理中应根据每卷具体情况而定。
如一卷中A4规格的文件材料占多数,就以A4规格为该卷标准,卷内其他不同尺寸的材料,通过折叠、裱贴等达到统一。
3、对于文件材料原件规格不足A4(或16K)时,常用裱贴方法有两种:
一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4(或16K)规格的白纸上;
二是采用阶梯式的裱贴方法,即将若干张(视原件大小定)需裱贴的小尺寸文件材料排成上下阶梯式,贴于一张A4(或16K)规格的白纸上。
裱贴时,应在左边留出25-30mm装订边。
4、裱贴衬纸用70克以上书写纸。
5、图纸一律按手风琴折叠法,折成四号图幅规格(297mm×
210mm),图签外露于右下角。
五、编目
对分类排列组合以后的文件、图纸、声像材料,进行系统的编目。
(一)卷内文件编号
1、卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
2、页号编写位置:
单面书写的文件材料在右下角编写页号;
双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角;
图纸页号的编写位置应紧靠标题栏的外右下角。
3、页号编写一律使用号码机。
4、案卷封面、卷内目录(原有图纸目录除外)、备考表不编写页号。
(二)卷内目录的编制
卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次和备注组成。
1、序号即顺序号,用以固定卷内文件次序。
卷内文件依其排列先后填写序号。
序号用阿拉伯数字从1起依次标注。
2、文件编号,填写文件的文号或每张(类)图纸原编图号。
3、责任者,填写文件材料的编制单位或第一责任单位(竣工图的责任者为施工单位)。
建材质保及材料出厂证明书的责任者可以省略。
(案卷封面上的编制单位填施工单位名称)
4、文件材料题名,也称文件标题,填写每份(类)文件材料题名的全称。
无题名的文件应根据内容拟写题名。
卷内原有完整、准确的图纸目录,题名可从简,如“建筑竣工图或建筑竣工图1-10”。
5、日期,填写编制文件的年月日或起止日期。
填写号可省略“年”、“月”、“日”用“.”代替。
质保资料的编制日期可以省略。
6、页次,填写每份(类)文件材料首页上标注的页号,最后一份文件的页次应注明起止页号。
7、备注,对卷内文件变化作必要说明。
8、卷内目录放置于本卷首页之前。
(三)卷内备考表的编制
卷内备考表由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成。
1、本卷页数,填写已编号的文件材料的数量。
2、说明,填写卷内文件缺损、修改、补充等情况。
3、立卷人,完成立卷后,由立卷单位立卷责任人签名。
4、审核人,由案卷质量审核者签名。
5、日期,由相应的立卷人、审核人等填写。
6、卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。
(四)案卷封面的编制。
1、案卷封面采用内封面形式,主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。
2、案卷题名详见七。
3、编制单位,即卷内文件材料的形成单位或第一责任者。
竣工图编制单位为施工单位。
4、编制日期,即卷内文件材料的形成起止日期,与卷内目录中日期项一致。
5、密级分秘密和无密(可不填)两种,保管期限分永久、长期两种。
(建设单位自行组卷的此两项可不填)
六、案卷装订的要求
1、案卷采用装订和不装订两种形式相结合。
即文字材料装订,图纸不装订。
2、装订采用三孔式,孔距为85mm,距纸张左边缘15mm,上中下位置距中,用棉线(鞋带)穿孔,结头打在背面。
七、拟定案卷题名
案卷题名应简明扼要,准确揭示卷内文件材料的内容,便于保管和利用。
1、案卷题名一般由建设单位名称、建设工程项目名称(含工程名称)、卷内文件材料内容三个主要组成部分,并根据工程项目的实际情况增加地址特征、卷册数等特征,进行必要的补充说明。
即为6个组成要素:
(1)建设单位名称
(2)建设工程项目名称
(3)工程或子项目名称
(4)工程地址
(5)卷内文件材料内容
(6)卷册数
2、案卷题名的6个组成要素,在具体运用时并不一定同时反映,只要案卷题名能简明扼要、准确地揭示本卷内容,区别于其他卷。
3、建设单位的名称,在命名时须用全称或通用简称。
如“苏州市城市建设投资发展有限公司”,简称“苏州市城市建设投资公司”或“苏州市城投公司”,不得简称“苏州市投资公司”或“苏州市城建公司”。
4、市政基础设施工程案卷题名构成,应略去建设单位名称和工程地点。
5、已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑等公共建筑,建设单位名称和工程地点可省略。
6、卷内文件材料部分,根据本卷实情,是基本的单份(类)文件材料,就直书其文件材料名称,是一次组合文件材料就书写一次组合名称,二次组合就写二次组合名称,等等。
组合情况及名称见附表。
7、卷册数是指同一类文件材料组成若干卷时的案卷数量,如“×
×
之一、之二……”,但文字材料一般不超过3卷,图纸不能用卷册数。
八、照片材料的整理
1、照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的秩序分类排列。
2、将排列整理好的照片,依次粘在芯页上,芯页规格统一为297mm×
210mm(A4)。
2张照片粘一张芯页。
3、每张照片要有必要和简洁的文字说明,要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容(含人物)。
4、对于一组联系密切的照片应加以总说明。
5、编目、拟定案卷标题等,参照文件材料要求进行。
6、照片材料原则上应单独立卷。
当照片较少时(几张),可不单独立卷,将整理好的芯页排列在竣工验收文件之后,与竣工验收文件一并立卷。
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