企业董事会会议文件制作标准完整版文档格式.doc
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(完整版)
一、目的与适用范围
(一)为了进一步规范XX企业董事会会议文件的制作,促进文件质量的提高,制定本标准。
(二)本标准适用于XX企业董事会会议文件的制作。
二、董事会文件内容要求
(一)XX企业董事会会议文件包括但不限于以下文件:
1.会议通知;
2.委托其他董事代为出席的授权委托书;
3.会议签到簿;
4.会议议程;
5.议案及其附件;
6.董事会会议纪要及决议。
(二)会议通知按下列要求送达,样本请见附件一:
事项
内容
通知内容
§
召开的时间、地点和方式
召集人
议程
联系方式
发出通知的日期
注意事项
召集人署名
时限
定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达
临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排
章程另有规定的按章程规定执行
方式
电子邮件
邮政寄送
专人递交
对象
董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员(如有)
附件
送达通知的同时,原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件。
收集证明文件
应于送达同时,形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。
证明文件应明确记载送达时间。
(三)授权委托书(参见附件三)应当载明:
1.委托人和受托人姓名、身份证号码;
2.授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决等;
3.授权时效;
4.委托人签字。
(四)会议签到簿(参见附件四)内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。
(五)会议议程(参见附件五)内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。
(六)董事会议案包括但不限于以下文件(部分议案文本参见附件六):
类型
议案
新设公司
董事会
选举董事长
聘任或者解聘公司总经理及决定其报酬事项,并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人及其报酬事项
批准阶段性工作报告
阶段性财务预、决算方案
制定或修改基本管理制度
其它特别重大事项
存续公司
审议总经理年度工作报告
经营计划和投资方案
年度财务预、决算方案
商业计划书
利润分配和弥补亏损
组织架构设置方案
决定聘任或者解聘公司总经理及其报酬事项,并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司其他高管及其报酬事项
制定公司的基本管理制度
设置分支机构
变更注册资本
融资方案
合并、分立、解散和变更公司形式
修改章程
制定公司重要管理制度
章程规定的其它职权事项
(七)议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定,并应采取一事一文。
(八)会议纪要(参见附件七)应该记载内容如下:
1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;
2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;
3.会议议程;
4.议案汇报人的汇报意见;
5.董事发言要点;
6.每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名;
7.列席监事与列席总经理的意见;
8.其它需要记录的情况。
(九)董事会决议(参见附件八)应记载内容如下:
3.决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名。
董事会决议由到会董事签字;
代行签字的,应当附相应的董事授权委托书。
决议涉及对外报批的事项,应一事一议,单独形成决议。
董事会临时会议决议的命名在每届董事会内依次连续排序(参见附件九)。
(十)纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式,两者特征和区别如下:
主要内容
数量
备注
纪要
会议全过程和结果的要点
所有议案
必备,用于内部存档备查
决议
经讨论后,法定多数通过的决定
单一议案
对外办理审批、登记、备案,及集团内部账务处理等相关事项所需
(十一)提供董事会会议使用的会册包括会册封面(参见附件十)、会议议程、议案及相关附件,董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。
(十二)签署
于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。
特殊情况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五日。
注意事项:
1.文件为数页,须页签。
2.受他人委托代行签字的,应署【受托人名字】+“代”字样,并附授权委托书。
三、会议命名规则
各企业董事会届数通常为3年或4年一届,以各企业章程为准。
董事会命名规则如下:
规则
举例
定期会议
【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”
XX有限公司第一届董事会第一次会议
临时会议
【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”
XX有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议
四、董事会文件制作与归档要求
(一)企业董事会会议文件制作的基本要求:
内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。
(二)会议文件页面基本参数设置采用MicrosoftOfficeWord2003软件默认设置参数:
1.纸张大小:
A4;
宽度21cm/高度29.7cm;
2.页面设置:
页边距上2.54cm/下2.54cm/左3.17cm/右3.17cm;
行距1.5倍;
3.装订线:
0cm,装订线位置为左侧;
4.方向为纵向;
5.页眉距边距:
1.5cm,页脚距边距:
1.75cm;
6.两端对齐,段前0行,段后0行,行距1.5倍,段落间不空行,段落间距为零,不加任何背景色;
7.字体:
宋体。
(三)除“标识”或特殊要求及用途外,文件所有文字一律采用黑色、简体字。
(四)在不影响议案的完整性和不致引起阅读不便的前提下,提案人可以采用相互引证的方法,对各相关部分的内容进行适当的技术处理,以避免重复和保持文字简洁。
(五)议案正文应以文字说明为主,表格、图片展示为辅。
图纸、图片、照片、表格、可独立存在的文件等不便于在正文显示的,可做成附件。
(六)附件的制作要求如下:
附件中的图表如规格超出A4纸页面范围的,在装订时,应在不影响阅读的前提下,将其折叠在A4纸页面范围内,以保持会册外观整齐规范;
如果附件较多,也可以另行装订成册。
装订成册后的附件,其封面可以比照会册封面样式制作,并在封面中央加注“附件”字样。
(七)会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。
档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。
(八)每次董事会会议档案应当单独装订成册,按照董事会会议名称连续编号。
会议档案由企业永久保存。
会议档案须附目录(参见附件十一)。
(九)企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。
方请报送办公室统一管理。
(十)公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
五、执行时间
本标准自颁发之日起执行。
附件一、会议通知
附件二、回执
附件三、授权委托书
附件四、会议签到簿
附件五、会议议程
附件六、董事会会议议案
附件七、会议纪要
附件八、会议决议
附件九、临时会议决议
附件十、会册封面
附件十一、目录
附件一
关于召开_______________公司
第_____届董事会第_____次会议的通知
各位董事:
兹决定召开_______公司第____届董事会第____次会议。
现将有关内容通知如下:
一、主持人:
二、召开时间:
_____年____月____日
三、召开地点:
四、参会人员:
[人员名单]
五、列席人员:
(一)监事:
(二)会议记录人员
(三)公司邀请的其他人员
六、拟审议事项:
(一)[议题描述];
(二)[议题描述];
(三)[议题描述];
(四)[议题描述];
(五)[议题描述];
(六)[议题描述];
(七)[议题描述];
(八)[议题描述];
(九)[议题描述];
(十)……
七、注意事项:
(一)本次会议应由董事本人出席,如因故不能出席的,可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。
董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的,视为放弃本次会议表决权。
(二)请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。
(三)请填写《回执》、《授权委托书》(需授权董事签名)并在召开会议时交回会议联系人。
(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意见。
八、联系方式:
姓名:
地址:
电话:
传真:
特此通知,敬请准时出席会议。
_____________公司
召集人签名:
附:
一、《会议回执》;
二、《授权委托书》。
附件二
回
执
_____________有限公司:
关于公司召开第
届董事会第
次会议的通知已收悉。
本人拟亲自/委托代理人
出席本次会议。
签署:
日期:
二〇
年
月
日
附注:
一、请用正楷书写中文全名。
二、首次出席会议的人员,请附上身份证复印件。
三、委托代理人出席的,请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。
附件三
授权委托书
兹委托
先生/女士(身份证号码:
)代表本人,出席
公司第
次会议,并代为行使表决权。
本授权委托书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止。
委托人签名:
委托日期:
附件四
_______________________公司
第___届董事会第___次会议签到簿
_____年___月___日
出席会议董事签到:
姓名
职务
有效证件号码
签字栏
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