综合办公室管理制度2011精选Word文档格式.docx
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第十一章印章和签名管理制度 32
第十二章通勤车乘车秩序管理规定 35
第十三章办公用计算机使用管理制度 36
第十四章复印纸张管理办法 39
第十五章信访稳定工作管理制度 40
第十五章澡塘管理制度 43
第十六章职工食堂管理规定 45
第十七章职工公寓管理规定 48
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第一章 办公用品管理规定
为了规范白莲坡煤矿办公用品管理,使白莲坡煤矿办公用品的管理趋于完善化、合理化,特制定《白莲坡煤矿办公用品的管理规定》,请相关部室和人员严格执行。
一、办公用品的范围
1、电脑、打印机、复印机、摄像机、照相机、电视机、VCD、保险柜及消耗配件等;
2、传真机、空调、饮水机、吊扇、冷藏柜及其消耗配件等;
3、科技、管理工具书,报刊、杂志、地图、图书等;
4、沙发、茶几、地毯、窗帘、欢迎毯等;
5、桌、椅、文件柜、床、床上用品、脸盆、盆架、水桶、电话、茶杯、烟灰缸、清洁球、喷壶、痰盂、制图工具、玻璃台板、文件夹、档案盒、钟表、纸篓、台历、日历、胸牌、印刷品、印泥、计算器、灭害灵、奇南香、卫生球、地板腊等;
6、书写用品、笔、墨、纸、笔记本、账本、橡皮、档案袋、图钉、订书机、胶水、刀片、胶带、曲别针、复写纸、铅笔刀等。
二、职责划分
1、行政办为矿办公用品管理部门;
2、行政办负责办公用品采购管理;
三、分类管理要求
1、办公用品,由使用单位提出申请,再由行政办公室核实后,报经营矿长和矿长批准后方可配置,配置后,行政办公室建立管理台账,明确使用单位管理责任人。
损坏、丢失要追究责任,并给予处罚和赔偿。
2、个人配置物品
(1)配置范围与更换年限
详见部室、区队办公人员办公用品配置标准。
(2)个人配置办公用品申请程序
个人提出申请单位主管签字劳资(政工)部室手续齐全行政办公室根据规定给予配备
(3)个人配置办公用品应在服务年限期满后给予更换,不到期者按原值的30%-50%进行赔偿,丢失的按原值赔偿,手续由行政办公室出具后到矿财务部交款,行政办公室见交款凭证后给予配置。
(4)个人配置办公用品在领用时,由领用人认真在库房检验,如属产品质量有问题,由行政办公室负责与供货商联系退货或进行更换。
3、大宗办公用物品管理规定
办公用品范围1、2、3、4项等有关办公物品按规定程序配置后,由使用人或负责人登记上卡片,并负责保管,如有造成损失、丢失,按原值的40%-70%进行赔偿,手续由行政办出具后,由责任人到矿财务部交款,行政办见收款凭证后,再按有关规定程序配置。
4、办公低值易耗品的管理规定
(1)配置范围:
部室管理人员;
区队队长、书记、副队长、技术员、办事员、材料员、核算员
以上各种管理人员由人力资源部、政工科统一列出各部室室、各区队使用办公用品人员名单、数量,报有关矿领导批准后,行政办按审批人员数量给予配置发放,办公低值易耗品每月考核费用7元/人,按规定限额发放,不预存,不结存。
(2)办公低值易耗品范围
文件夹、档案袋、印泥、笔、墨、纸、笔记本、橡皮、图钉、订书机、胶水、刀片、胶带、曲别针、复写纸、铅笔刀、电池(5#、7#)、大万能、小万能、作业规程纸、铁夹子、领料单等。
四、其他规定
1、按文件规定,属于个人配置的物品、公用办公用品、易耗品分别由行政办按规定进行审批发放,并对个人配置用品和公用物品建立管理台账,跟踪管理,做到帐、卡、物相符。
行政办库房保管员在发放材料时,应根据物品价格和各部室室、区队总金额进行核算发放,超发部分按原值从库房管理员当月工资中扣除。
2、行政办每月25日前,将库存报表和领料单分类整理,按财务部要求上报
2
财务部。
3、行政办根据库存和各单位办公需要提出办公用品采购计划,审批程序为:
编制 经理 分管副矿长 经营分管矿长审批后,按规定程序进行
采购
4、办公用品范围1、2、3、4项一般为零库存,各单位需要时,按规定程序审批后,再进行采购。
5、需要加工印刷品的单位,审批程序为:
需用单位 分管矿领导 本业务分管矿领导或经营矿长企管科 行政
办
行政办建立印刷品台账,使用单位出具领料单到行政办审批领取,私自印刷
的,行政办不办理入库和结算手续,费用个人负责。
6、电器类用品在规定的保质期内发生质量问题的,有采购单位负责联系更换、维修和退货。
7、因升职、离职、调离原岗位人员,应主动及时到行政办办理个人帐卡物清退移交手续,在调离通知日起,3天内不办理清退手续的,对所配办公用品按原值进行扣交款,行政办出具手续,矿财务部进行扣款。
不办理上述手续者,人力资源部不得给予办理离矿手续。
8、大件办公用品(文件柜、办公桌、椅子、电话、档案盒、盆架等),在人员调离时,只转卡片、转账,不得将此类办公用品带走,否则按原值进行扣款。
原则上交转原本部室负责人、副负责人、队长、或书记转卡片代管,本岗位配上人员后交由新配人员上卡使用管理。
第二章 差旅费报销程序管理办法
为有效控制和压缩我矿差旅费用的支出,提高办事效率,使差旅费的管理形成制度化、规范化,现就差旅费报销程序作如下要求:
一、填写申请。
出差人员必须事先填写《派差单》,注明出差地点、事项、天数等,经本部门负责人签字并加盖本单位公章,分管领导审核,矿长批准后方
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可出差。
二、分管审核。
出差人员回矿后,应形成出差完成情况书面报告,并向分管领导汇报,由分管领导审核相关票据并签署意见。
三、建立台账。
出差人回矿5天内携带《派差单》、分管领导签署意见的《出差完成情况书面报告》、分管领导签署意见的相关票据和填写后的《差旅费报销单》到行办登记,建立台账。
差旅费报销台账由办公室专人负责,台账要详细填写出差人相关资料、出差批准人、出差时间地点、出差任务、发生费用的基本情况以及相关单据的审核人等。
凡5天内没有审核登记的票据,由出差人自行解决。
四、行办初审。
每月20号由办公室把当月发生的所有票据进行整理,报办公室主任初审,由办公室主任签署审核意见。
五、矿长审签。
每月22号由办公室主任把当月审核后的差旅费用票据交由矿长集中审核并签署意见。
六、分发票据。
每月24号由办公室把矿长集中审核后的票据分发给出差人本人,并由出差人本人在台账上签字。
七、财务报销。
出差人领到矿长审核后的票据后,尽快到财务部办理相关手续。
八、其它规定。
本制度未尽事项按集团公司财务制度执行。
第三章 档案管理办法
一、档案管理领导小组组长:
矿长
副组长:
总工程师
成员:
各部室、各单位负责人二、档案资料的收集、归档
1、技术档案
(1)凡我矿购买的设备、仪器和引进项目文件材料到货时,经办单位和负责人必须通知档案管理人员参加设备、仪器和文件材料的开箱验收,并对文件材料
(随机图纸、资料、说明书等)进行现场登记,及时归档。
特殊情况下可经矿分管
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领导批准先开箱,并对随机资料进行现场登记、签字,随后归档,使用时办理借阅手续。
(2)凡未通知档案管理人员,又未经矿领导批准而擅自开箱者,对单位负责人和开箱人各罚款100元。
擅自开箱后造成档案资料丢失的,对单位负责人和开
箱人各罚款200元,视情节和造成的损失还可给予行政处分。
(3)矿井大型技术资料和晒制的各类图纸(包括修改及竣工图纸),必须在提交施工的同时,送档案室归档,归档资料不得少于2份。
中小型设计及技术资料以工作面或工程为单元,峻工后必须将有关资料进行整理送档案室归档。
透明底图等不常用资料要定期(一年一次)交档案室保管;
如因不及时移交造成档案资料丢失的,罚负责人和管理人员各100元,因此造成重大损失的从重处罚至直追究法律责任。
(4)工程项目、科研课题由项目和课题负责人指定有关人员负责收集资料,整理归档。
重要技术项目的总结报告、试验报告和科研报告必须移交档案室进行归档。
凡参加公司及公司级以上活动获得的集体荣誉证书、锦旗、奖杯等,必须及时送档案室归档。
上述内容不能及时归档造成丢失的,对责任人处以100元以上罚款。
(5)凡国家及省颁发的技术政策、各种技术规程、安全规程、各类技术规定、技术规范等长期性的技术文件,都必须移交档案室归档。
发放时间为一个月,超过一个月没有归档的,罚发放单位主要负责人100元。
2、行政档案
(1)我矿生产经营管理工作中产生的文件、会议资料(包括会议纪要、讲话稿和各种摄影、录像等。
(2)政府和上级主管部门下发我矿的各种文件,应于次年的一季度结束前归档。
上述归档内容缺失重要资料的,对具体管理人员和主要负责人分别给予至少
50元的罚款。
3、政工档案
(1)涉及干部管理的有关档案材料可在分管部室保管,但必须在行办档案室存放目录。
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(2)全矿阶段性或主题性活动的主要工作过程和结果的记录,也应立案保管,必要时交行办档案室管理;
在分管部室保存时,必须向档案室交存目录。
(3)记录集团公司、白莲坡煤矿发展历程的重要资料,必须归档管理,归档时间是次年2月底以前。
4、其它
(1)由矿资金报销的文件材料(包括缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁盘等)必须于次年2月底以前,送交档案室归档保管。
逾期不交的给予责任人报
销金额2倍的罚款。
(2)外出参观学习、考察和参加各种会议时,以我矿名义收集的有关材料,以及公费购买的科技图纸、科技资料,由档案室建档保管。
隐瞒不报的,一经发现对出差人给予资料报销费用2倍的罚款。
(3)各单位必须明确具体负责人集中统一管理本单位的档案资料。
档案可暂时分室保管,但必须向档案室报送档案目录,按要求向矿档案室移交档案资料。
三、档案资料借阅规定
1、档案资料借阅只限本矿管理人员(区队限队长及技术人员)。
借阅时,必须办理借阅手续,填写《档案借阅审批表》,由部室、分管矿领导和行办主任签字批准后方可借阅。
2、非本矿人员借阅时,须经主管矿领导签字。
财务、地质等重要资料查阅、借阅必须由矿长签字同意。
3、档案室资料如仅有一份,只准在档案室查阅,不外借。
4、档案资料一次借阅时间不得超过一个月,需要续借时必须办理续借手续。
5、财务档案的查阅、借阅、复印等,严格执行《会计档案管理办法》的规定,严格执行审批手续,并做好现场监督工作。
四、档案资料借阅后,逾期不还,按下列规定罚款:
1、图纸、资料逾期没办续借手续的,每超一天,每张罚款5元。
2、借阅后,丢失图纸资料、文件,每份罚款50-100元。
档案材料借阅人故
意或保管不善造成泄密的,视情节和造成损失,给予至少100元的罚款,同时还可给予相应的行政处分,甚至追究法律责任。
3、罚款时,由行政办公室出具罚款单,人力资源部从个人工资中扣除。
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五、档案的保密:
1、借阅人在档案室查阅档案时,
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