某有限公司海关AEO认证手册Word下载.docx
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3.1.1内部组织架构
3.1.2海关业务培训
3.1.3单证控制
3.1.4单证保管
3.2内部审计控制
3.2.1内审制度
3.2.2责任追究
3.2.3改进机制
3.3信息系统控制
3.3.1信息安全
4.0财务状况标准 09
4.1财务状况
4.1.1会计信息
4.1.2偿付能力
4.1.3盈利能力
4.1.4缴税能力
5.0守法规范标准 10
5.1.1人员违法记录
5.1.2违法记录
5.1.3注册信息
5.1.4进出口记录
5.1.5申报(传输)规范
5.1.6税款缴纳
5.2符合海关管理要求
5.2.1管理要求
5.3未有不良外部信用
6.0贸易安全标准 13
6.1场所安全控制措施
6.1.1场所安全
6.2进入安全控制措施
6.2.1进入安全
6.3人员安全控制措施
6.3.1人员安全
6.4商业伙伴安全控制措施
6.4.1商业伙伴安全
6.5货物安全控制措施
6.5.1货物安全
6.6集装箱安全控制措施
6.6.1集装箱安全
6.7运输工具安全控制措施
6.7.1运输工具安全
6.8危机管理控制措施
6.8.1危机管理
附件 17
1.0综述
本公司在海关认证企业标准的基础上结合海关认证企业标准操作规范和本
公司的实际情况修改编制了《AEO一般认证手册》,所有工作要求和方案均要按
照本手册认真执行,现予以批准颁布实施,特此说明!
本手册于2018年8月16日开始实施。
总经理:
xxxxxx
2018年8月16日
公司简介
XXXXX电器有限公司创建于1996年,公司位于中国东南沿海最具活力的海滨城市—浙江台州。
是一家集研发、设计、制造、销售和服务于一体的民营制造企业。
公司主要产品分为专业电吹风、卷发棒和直发器三大系列,现有员工300余人,产品遍布世界80多个国家和地区,主要销往美国、欧盟等地区,年产量达到一百六十万台左右,年产值在七千万左右,产品通过CCC、ETL、CE、ROHS、GS意大利IMQ及ISO9001质量管理体系等认证。
公司旗下“XXX”、“XXX”、“XXX”和“xxxxxx”系列品牌,以优良的品质,时尚的款式和实惠的价格,深得客户的青睐。
公司在近两年先后获得了优秀企业、最具成长潜力中小企业、消费者信得过单位、进出口行为规范企业、出口工业产品分类管理一类企业以及诚信民营企业等荣誉称号。
目前公司正积极开发具有环保、节能、低耗等特色新品,推进产业、产品的转型与升级。
我们将根据客户不同的需求,凭借自身雄厚的科研实力,制造出让客户满意的产品。
我们愿与海内外新老朋友一起携手,共谋发展、互惠互利。
xxxxxx公司将以领先的技术、现代化及完善的管理体系、优良的服务,为客户提供满足或超越其期望的服务和产品。
公司总经理携全体同仁真诚欢迎您成为xxxxxx的一员,与公司共同成长,“xxxxxx”将因您的加入而变得更加美好!
2.0手册说明
《AEO一般认证手册》是本公司海关认证企业标准的第一层文件,它阐明了本公司的关于对外贸易订单、生产、交付过程中的内部控制、财务状况、守法规范、贸易安全的标准。
本公司采用标准的过程控制和管理制度处理对应的订单交易、生产活动、仓储运输和财务控制过程,特别是这些过程之间的相互作用。
过程方法中的过程,包括管理过程、支持过程、交付过程。
a.海关认证企业标准操作规范是本公司所有管理、控制要求的主线,包括内部控制、财务状况、守法规范、贸易安全,最终符合海关认证企业标准。
b.内部控制包括组织机构控制、内部审计控制、信息系统控制。
c.财务状况包括偿付能力、盈利能力、缴税能力。
d.守法规范包括遵守法律法规、符合海关管理要求、未有不良外部信用。
e.贸易安全包括场所安全控制措施、进入安全控制措施、人员安全控制措施、
商业伙伴安全控制措施、货物安全控制措施、集装箱安全控制措施、运输工具安全控制措施、运输工具安全、危机管理控制措施
按照各项工作标准,本公司AEO认证手册从内部控制、财务状况、守法规范、贸易安全共四个方面投入管理控制使得本公司满足海关认证企业标准要求。
本手册3.0确定了公司的组织架构及内部控制标准;
4.0公司财务状况:
偿
付、盈利、缴税;
5.0确保公司各项符合法律要求,人员聘用无违法记录;
6.0确立公司场所安全、运输安全、合作伙伴安全、危机管理和改进措施,以满足海关认证标准的要求和企业的自我提升。
2.2
适用范围
2.2.1本手册适用于AEO认证的实施、内审和第三方审核。
2.2.2本手册适用于公司承担的下列业务范围:
本公司AEO认证手册管理控制范围是:
对本公司直发器和卷发棒(产品全部出口)、电吹风的出口、生产及服务的控制。
对外包加工商和外部材料供应商的安全供应过程的控制。
2.3职能部门
2.3.1相关部门
本公司总经办/董事会、财务部、营销部、采购部、行政部、物控部为本手册主导工作部门,其它部门负责辅助工作。
2.3.2部门职责
总经办/董事会职责:
A.认证标准的主导工作
B.参与公司对各个部门工作的审计;
C.提出对各部门的工作进行内部审计;
D.对各项文件的文件审核和审批;
E.对相关人员任命;
F.对外部供应商与外包供应商的最终审核审批等主要工作;
财务部职责:
A.负责公司各项财务信息统计;
B.对公司财务状况进行汇总提交汇总报告;
C.对公司财务状况进行分析,提出预警方向;
营销部职责:
A.接单并对订单进行调查和初审;
B.复查订单的有效性提交总经办复审并提出建议;
C.进行报关申报、单据核查;
D.保管相关单据等相关工作;
采购部职责:
A.寻找安全的外包加工商外部材料供应商;
B.对外包商、供应商的考核和初次评估和业务联系;
行政部职责:
A.对本手册提到的相关文件和表单文件进行编制、编写;
B.对相关人员进行本手册提及的业务内容进行培训;
C.对厂区安全检查、安保工作安排、建筑设施定期检查;
D.公司的系统信息安全进行监控、维护、资料的保存;
E.发布的相关文件进行记录和回收的相关文件进行保存等相应的工作;
物控部职责:
A.对供应商提供的物料签收、存储、单据核对和保管;
B.对即将发货的产品进行订单核对;
C.对集装箱进行安全检查和装载产品;
D.对完成的集装箱进行封箱检查等相关工作。
2.3.3附件文件
部门职责与标准要求对照表、公司组织架构图
3.0内部控制标准
3.1组织机构控制
公司指定高级管理人员负责关务,对企业认证建立书面或者电子档案。
公司管理层人员的职责分工必须签订书面文件,安排移到两名高级管理人员
负责海关事务,高级管理人员必须了解海关事务运行情况,确保海关知识足够丰富,以应对因海关师傅发生的各种事件。
企业认证的书面或者电子档案必须登记在册,保持有效的保管,做到可以随时查验。
相关文件:
组织架构图、海关高级管理员任命书、认证证书
(1) 应当建立海关法律法规等相关管理规定的内部培训制度。
公司内部制定报关人员培训制度,收集保管有关海关法律法规等内容的书籍或电子资料并做好登记记录。
(2) 法定代表人或其授权人员、负责关务的高级管理人员应当每年至少参加
1次海关法律法规等相关管理规定的内部培训,及时了解、掌握相关管理规定。
公司法定代表人或者其授权人员、负责海关事务的高级管理人员每年参加1次以上的海关法律法规等相关管理规定的内部培训。
法定代表人或者其授权人员、负责海关事务的高级管理人员必须了解、掌握海关有关法律法规、规章制度(特别是海关企业信用管理制度)的相关情况。
《培训管理制度》
3.2进出口业务控制
3.2.1单证控制
公司必须制定进出口单证复核或者纠错制度或者程序,并以书面形式保存相
关制度和程序
进出口货物收发货人:
在申报前或者委托申报前有专门部门或者岗位人员对
进出口单证涉及的价格、归类、原产地、数量、品名、规格等内容的真实性、准确性和规范性进行内部复核。
行政部根据总经办及海关要求安排负责进出口单证内部复核的部门或者岗
位人员,并安排部门主管或者岗位人员进行培训,让相关人员了解进出口单证内
部复核的内容、了解内部复核流程,确保内部审核或外部监督考核时各部门提供的资料与书面文件相符。
3.2.2单证保管
(1) 根据海关要求公司建立进出口单证管理制度,确保公司保存的进出口
纸质和电子报关单证、物流信息档案的及时性、完整性、准确性与安全性。
(2) 妥善保管报关专用印章,以及海关核发的证书、法律文书。
要根据求公司使用专门报关专用章,并对用章进行记录,确保印章不被乱用、盗用。
《单证复核和纠错管理制度》、《单证复核及纠错程序》3.3内部审计控制
3.3.1内审制度
(1)本公司设立专门的内部审计机构,由总经办主导内审工作,安排专职人员对进出口业务等实施内部审计。
(2)根据要求内部审核每年至少内审1次,由总经办提出内审或者每年规定定点时间进行内审。
内审流程详见《内部审计流程图》。
每次内审必须建立内审书面或者电子档案。
3.3.2责任追究
(1) 公司根据要求建立对进出口业务发现的问题或者违法行为的责任追究制度或者措施,并一书面形式公布执行。
(2) 建立对企业人员和报关人员私揽货物报关、假借海关名义牟利、向海关人员行贿等行为的责任追究制度或者措施。
公司对进出口业务发现的问题或者违法行为进行责任追究,发现企业人员和报关人员私揽货物报关、假借海关名义牟利、向海关人员行贿等行为进行责任追究,并以书面方式记录保存。
3.3.3改进机制
(1) 建立改进制度或者措施。
公司对实际情况或发现的不良状况、状态进行改进,制定改进的相关制度,并将改进相关记录进行备案保存。
(2) 对海关要求的规范改进事项,应由负责关务的高级管理人员直接负责具体的规范改进实施。
(3) 文件审核、变更、发放、回收。
除了对实际工作的现场审核、单据审核,还需对本手册或相关制度文件、程序文件、表单文件是否符合工作需要和表达的准确性进行审核,变更,将变更的新文件重新审批、发放,把原有的老文件进行回收。
《内部审计制度》、《责任追究管理制度》、《文件审核管理制度》
3.4信息系统控制
3.4.1信息安全
(1) 本公司根据要求建立信息安全管理制度,保护各部门重要的商业机密和相关资料,确保信息系统的安全得到有效保障,并对员工进行相关培训。
(2) 在程序或者制度中,明确指出识别信息系统的非正常使用,包括非法入侵信息系统,篡改或者更改业务数据,并对上述行为有严格的责任追究。
信息系统要使用专人账户和密码,并且定期更改用户密码。
行政部应当提供各相关系统使用手册,定期查询是否有对非法入侵信息系统、篡改或者更改业务数据等行为。
企业各信息系统应当实行账户、密码管理,并定期更改用户密码。
(3) 在程序或者制度中要专门体现出保护系统和数据,相关技术人员有数据恢复、备份等手段防止信息丢失,应用反病毒软件和防火墙技术。
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