新编进出口英语函电译文Word文档格式.docx
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信件无论是你亲自打字还是请别人来打,一定要做到打出的信件整齐又清洁,没有丝毫的污迹、手指印或橡皮擦痕;
否则你的形象就难以想象了。
千万不要让一封脏兮兮、皱巴巴、破破烂烂的,或满是渍痕、不堪入目的信件签了你的大名后寄给你的客人。
此外,勤换打字机或打印机上的色带,以保证信件里的每个字母都清晰无比。
破旧的色带千万不能使用,否则打印出的字母有的深有的浅,非常难看。
应始终保持打字机上的铅字清洁光亮,否则打印出来的字母模糊不清,信件上还会带有墨迹或污渍。
3匀称的布局
无论你的商业信函长短如何,其在信纸上的布局必须匀衬,视觉上呈现一种平衡感—不能让全部的内容挤在信纸的上半部或一边。
在打字前要先估计一下信函的长度及文字在信纸上的位置。
还应估计一下页边的空白,四边的空白页边构成整封信的框架。
使用文字处理器时似乎这方面的问题就简单了,你可以先起草信函的内容,而后作润饰,在打印前还可以调整一下整封信的布局。
页边宽一些,使信函看起来方便,更受人欢迎。
所以如果你的信很长,你就得打算用两页信纸,而不要把所有的内容挤在一页信纸上。
但也不要将最后几行字单独地写到另一页信纸上去,这时最好将所有的内容写在一页纸上。
大部分的商业信函都是间隔一行,段落之间空两行。
但是,如果信函很短,则间隔两行就比较美观,段落之间可间隔两行或三行。
根据个人的喜好,段落的开头可用缩行的形式,也可以不用。
如果用缩行的形式,则每个段落缩进的距离都应相等,切不可某一段缩进一厘米而另一段却缩进两厘米或更多。
那样的话,你的信会给人一种粗枝大叶、凌乱无序的感觉。
4简短的段落
商业信函的应该内容明了,布局悦目。
字句冗长,词语拖沓的信是不会受人欢迎的。
所以必须尽量使语句和段落短小精悍。
每一段讲述一层意思,而意思的表述要尽可能地简明扼要。
5正确的语法、拼写、标点符号
决不应该让有拼写、打印或句子结构错误的信函寄出去。
如果你只关注信函的语气和内容,只在意信函能否完成你所赋予它的使命,那么,那些错误对你来说可能显得无关紧要。
其实你错了。
语法不通,拼写错误,标点符号遗漏或误用都会影响读信人对你的看法,结果你的信函徒然无效。
信函发出去以前均须仔细审阅,改正每个错误,否则读信的人既不会信任你也不会尊敬你。
这将是你为你信函里的错误所付的代价。
准确使用标点符号非常重要,因为这有助于表达或强调你的意思,使你的信件更易读、更受人欢迎。
二商业信函的七个主要部分
结构完整的商业信函有以下七个主要部分:
1信头即撰写信函的企业的名称地址
2日期即信函撰写或签署的年月日
3封内地址收信人的姓名地址
4称呼对收信人的称呼
5信函正文信函的内容或信息
6结束语信函中表示礼节的结束用语
7签名此部分可包括写信人的职务
1信头 此部分能显示企业特色,通常印在公司信笺上,可由下列部分组成:
1)公司全称 从企业的名称你可能知道那是家什么类型的企业。
2)司标 通常是企业的一个很醒目的徽记或商标。
3)地址 信头里的地址应该有发出信函的办公地点,此外,还可以包括公司总部的
地址或公司注册地址,如果企业有分部或其他办事机构,这些部门的地址也可列出。
地址部分还包括电话、传真、电传号码,电子邮件的地址,有些公司的信笺上还有电报挂号。
4)主要经管人员名称。
5)产品图象 这通常是企业所制造或销售的产品的微型图象,如一辆汽车、一台电脑或一辆摩托车。
人们一看到这样的图象就可以知道这家公司是经营什么业务的。
6)企业类型有些公司的信头里印有Importer&
Exporter(进口商与出口商),Distributor(经销商),或BuildingContractor(营造商)等字样,这样您就可以了解这是一家什么样的企业。
有时候你可以从公司信笺下面印着的商品、产品或服务项目的名称上了解这家公司的专营范围。
7)注册编号 这类编号一般是以较小的字体印在信头里的,有时候还包括计划某家公司注册地的国家或城市名称。
8)参照编号如果引用(YourRef.)你方参照编号,那是为了让对方在阅读信件时知道这一信件是讨论他们曾提及的某个什么事项的;
而如果使用(OurRef.)我方参照编号,则是为了让对方在写回信时提到我方的这一编号,以便我们方便地查寻带这编号的信函。
9)日期 有些公司的信笺上,DATE(日期)这个词印在信头部分的底下,这样日期就应该打在这个位置上。
2日期
如果在信头里没有提供写日期的位置,那么日期应打在信头下两至三行的地方。
日期可从左面页边写起,也可以置于中间,或置于右边;
置于右边时最后一个数字可作为右页边的起始符号。
然而最好还是遵循你所在单位的习惯办事。
日期应打在一行里面,星期几这样的字眼一般不用写。
日期最好以D/M/Y这样的次序来写,即日、月、年,因为现在以计算机进行文字处理的表格日期栏里日期通常都是这样排列次序的。
但是,实际上有不少人是用M/D/Y这样的次序来书写日期的。
日期可以用1、2、3、4……这样的基数词,也可以用1st、2nd、3rd、4th……这样的序数词。
如果使用序数词时,请特别注意个位有1、2、3这些数字的日期写法,因为初学者常常会错写成1th、 2th、
3th、21th、22th、23th、31th或者11st、12nd、13rd等等。
为避免写错,还是使用基数词为好。
月份名最好全部拼写出来。
不要用数字,因为这样会产生问题,譬如12/11究竟是11月12日还是12月
11日。
然而,由于文字处理器上广泛使用D/M/Y这样的排列,并且大部分欧洲人常常用缩略形式来书写日期,如-1.7.97-,因此如果你喜欢用数字来表示月份名,应注意两点:
(1)采用D/M/Y次序,
(2)用两位数字来表示日期,01/07/97。
此外,因为一年只有12个月,如果日期的数字是13以上,我们可以放心用数字来表示月份名,如:
13/01或者01/13将毫无疑问是1月13日。
如果日期是以M/D/Y的次序写的,那么在日后面(尤其当日是用基数词写时),应用逗号将表示日和年的两组数字分开,如:
January1,2000。
3封内地址
封内地址的内容应与信封上的姓名和地址的内容相同。
由于公司秘书或打字员每天可能要打几十封信,开几十个信封,因此封内地址能帮助她/他确定信件有没有放错信封。
就这样,封内地址逐渐成了商务信函不可缺少的一个部分。
封内地址应与左页边对齐;
虽然封内地址可用缩行式书就也可用平头式书就,但以平头形式为好。
日期与封内地址之间应留多少空间取决于信函的长短,一般长度的信建议空开两行。
寄往国外的商务信函封内地址可全部或部分包含下面内容:
1)收信人全名(如果您了解的话)
如果你知道收信人的全名,就把它写在地址的第一行。
这里所谓的全名是指一个人的名字和他的姓氏,也可以是他的名字(及他的中间名字)的首字母与他的姓氏,而姓氏应该全部拼写出来,在姓名前可加上该人的尊称,如应写:
Mr.JohnSmith或Mr.J.M.Smith而不是写成Mr.Smith。
2)收信人职务(如果你了解或你希望在信内地址里写上的话)
职称可打在收信人的姓名后面,也可在下面单独打一行,尤其是你发觉收信人尊称、姓名及职称都打在一行里显得太长的时候。
如果收信人在公司里担任某个公职,而你又不知道他的姓名;
在这种情况下,职称可写在封内地址的第一行。
3)收信人公司名称
公司名称一般应全部打出来,如果太长,其中有些单词也可用缩略形式,如可将ChinaInternationalTrustandInvestmentCorporation写成ChinaInt’lTrust&
InvestmentCorp.。
封内地址一般不写公司名称的首字母,如仅写CITIC来表示上述公司名称。
4)办公楼名字
封内地址可包括公司办公所在的楼宇名字,如:
ShanghaiCanter(上海商城)、SunPlaza(太阳广场)等。
如果封内地址这一部分占了五、六行以上,而在下面一行里街道的名称前写有楼宇的门牌号,这样的话,楼宇名称可以省略。
5)楼宇门牌号、街名、及房间号码(如果有的话)
楼宇门牌号一般写在街道名称前,但是房间号码(如果办公地设在某个房间内的话)应写在街名后,如:
1234St.RichardAvenue,#2105(圣理查德街1234号2105室)。
6)城镇名、邮政编码
一般大城市的名称后可不写该城市所在县、州或省份的名称,但是小城镇的名字后就应该写上。
英国有两个城市都叫Richmond(里奇蒙),一个在Surrey叟雷郡,另一个在Yorkshire(约克郡)而在美国有好多城镇都叫Washington(华盛顿)。
因此,如有邮政编码也应该写在封内地址里。
7)国名
对于寄往国外的信函,无论在信封还是信纸上,国名都是一个不可缺少的部分。
没有国名,许多信件就无法投递,有的可能会送错地方。
譬如,有两个城市的英文名字都是Tripoli,一个在利比亚(的黎波里),而另一个在黎巴嫩(特里波利)。
总之,无论你是写回信还是首次发信,对于对方的姓名地址应按照来信或你所找到的原来出处上所写的那样拼写。
拼写和打字一定要准确。
注意Iceland(冰岛)和Ireland(爱尔兰)就一个字母之差。
切勿因为你觉得对方名字似乎拼写不对就随意改动。
美国人的姓氏五花八门、各不相同,他们的少数民族用的不是英文姓氏。
即使有些典型的英国人姓氏从拼法上看来也有些与众不同。
Byrd、Smyth、和
Bird、Smith同样都是姓氏。
切勿随意将Y改写为I。
4称呼
如果在信中不用“经办人”与“标题”这两行文字,称呼的位置应该是紧靠左页边,应至少在封内地址两行以下,与下面信的正文的距离也是两行。
在英国,写给企业而不是给企业里个人的信,在称呼中用DearSirs;
而在美国最常用的是Gentlemen。
现在人们开始用DearSirsorMmes或Ladies/Gentlemen这样的称呼,以免有性别歧视之嫌。
写信给那些妇女社会地位得到公认的国家里的企业时,尤其要注意这一点。
DearSir是用来称呼其名不详的男性收信人的,而DearMadam则是用来称呼其名不详的女性收信人的,不论其是单身还是已婚。
DearSirorMadam可用来称呼一位其名不详且其性别也不详收信人。
如果已知收信人的姓名,则称呼的形式应该是Dear后跟上该人的尊称和姓氏。
称呼中一般不
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