英文书信格式PPT推荐.ppt
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西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。
信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅。
写信头时,先写发信人的地址,然后写其他项目和发信日期。
具体次序是:
第一行写门牌号和街名;
第二行写区名、市、省、国家名;
国家名前加上邮政编码,国家名称后面可以加上电话号码,最后一行写发信日期。
信头,ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044PeoplesRepublicofChinaTel:
86-010-51688719Aug.20,2009(美式),579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeoplesRepublicofChina20Aug.,2009(英式),并列式,斜列式,信内地址即收信人的姓名和地址,它要写在信纸的左上角,低于写信人地址和发信日期一两行写。
其书写顺序是,先写收信人姓名、头衔和单位名称,占一二行,然后写地址,可占二至四行。
信内地址,Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.,Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.,并列式,斜列式,JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,2008,信头寄信人的地址和日期,ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000,信内地址收信人地址,DearMr.Wang,称呼,LearningfromMr.Zhou,ateacherin,正文每段开头右缩进约五个字母,Sincerelyyours,LiWei,结束语及签名正文下一、二行处,Encl:
PersonalResume,关于称呼,不认识的人:
DearSir/Madam认识但不熟悉的人:
DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友:
DearMary,关于结束语,写给机关、团体或不认识的人:
Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely写给长者或上级:
Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently朋友或亲戚:
Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend,信件常用称呼和落款用法,附件信件若有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
若多个附件,则应写Encls.副本转送信件若有副本转送,应在左下角注明CC.再启再启部分用来补充正文中遗漏的话,一般应尽量少用,正式的文件中更应避免使用。
如果有可用P.S.补叙,并列式/齐头式/正排式这种格式的要领:
每个要素都从左边开始排列,每一行都不向右缩进,因而整封信的左边成一垂直线,右边参差不齐,单倍行距,段与段之间要空一行。
这种格式在商务英语信函中是目前最为流行的英文书信格式。
YourNameAdressPhoneDateRe:
TowhatthisletterrefersCERTIFIEDMAILPERSONALRecipientsNameCompanyNameAddressAttentionRecipientsNameDear*,BodySincerely,SignitureEncl:
cc:
信封的写法,WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China,寄信人姓名地址,寄件人姓名地址,Dr.WilliamJones,收件人姓名,UniversityofPittsburghPittsburgh15213,收件人地址,英文书信的基本原则英文书信的书写可概括为7个C原则:
Completeness(完整),Clarity(清楚),Concreteness(具体),Conciseness(简明),Correctness(正确),Courtesy(谦恭),Consideration(谅解)。
1.完整一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系,可以避免由于疏漏所导致的诉讼;
一封书信写得是否完整,建议用5个W来检验。
例如在定货信中,必须明确说明:
(1)需要什么商品(Whatyouwant);
(2)何时需要(Whenyouneedthegoods);
(3)货物发到何地何人收(toWhomandWherethegoodstobesent);
(4)如何付款(Howpaymentwillbemade);
(5)为什么(Why);
如拒绝对方的要求,或对对方提出要求时应说明理由,2.清楚清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚,以免对方产生误解。
例如:
原句:
Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改为:
Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009.,3.具体书信中的具体原则指信要写得具体明确。
特别是答复对方要求的信,一定要具体,如对电报、电传的日期、号码等要交代清楚。
Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改为:
WeconfirmourtelegramofMarch18.,4.简洁书信应行文流畅、言简意赅,避免冗长。
Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter改为:
Weapprciateyourletter,5.正确英文书信中,除了避免语法、拼写、标点错误外,所引用的史料、数据等也应准确无误。
6.谦恭语言要有礼且谦虚,及时回信也是礼貌的表现。
7.谅解写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。
Wewontbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth.改为:
Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty.,特殊信函
(1)投诉信,开头段:
说明与收信人的相关性,并标明写作意图。
主体段:
写明投诉的原因,要展开说明。
可以说具体理由,也可以说问题的具体体现方式。
此外,提出你对如何改进或解决问题的建议,清楚地表明你希望问题如何得到解决。
结尾段:
表达你希望上述问题得到迅速解决的强烈愿望,并对有关人员作出的努力表示感谢,希望尽快得到满意的答复。
特殊信函
(1)投诉信,Dear*,_.NowIamwritingtocomplainabout_._.ButIamcompletelydisappointedatwhatIexperiencedthere.Firstly,_.Moreover,_.Worseofall,_.Ibelieve_.Itisnotproperlysettled,IwouldcomplaintotheConsumersAssociation.Atthesametime,Isincerelyhopethat_.Iwouldbegladtosee_andIlookforwardtoadaywhen_.,句型:
IamwritingtoyoutocomplainaboutToimprovethissituation,itisadvisabletotakethefollowingmeasure.Foronething.Foranother,Idohopethattheproblemswillbesolvedassoonaspossible.,特殊信函
(2)求职信,开头段:
说明信息来源,并说明写作意图。
介绍相关工作经历、学习经历及个人本性,以表明你可以胜任这个职位。
表示强烈的期盼,并希望尽快得到答复。
特殊信函
(2)求职信,DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor_thatyouadvertisedin_.Iamastudent_,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,_.Ihaveafairmasteryof_.Asforexperience,_.Therefore,Iamconfidentthat_.Incidentally,couldyoupleaseinformmeof_?
Ihope_.Icanbereachedat_.Thankyouforconsideringmyapplicationagain.Iamlookingforwardtoyourreplyandeventually,meetingyou.,句型:
Ihavereadyouradvertisementin(刊物名)of(时间)forasecretary,andshouldbegratefulifyouconsidermeasacandidatefortheposition.Ishallbepleasedtofurnishyouwithanyfurtherinformationconcerningmyeducationandworkexperience.,特殊信函(3)询问信,开头段:
说明写作意图,说明写这封信的目的是寻求什么样的信息或帮助。
询问具体问题,强调所需信息的重要性。
表达获取信息的强烈期盼,提供联系方法以供收信人与你联系。
并对有关人员表示感谢。
特殊信函(3)询问信,DearSirorMadam,Iamwritinginthehopethat_.Ia
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