业主投诉处理制度Word格式文档下载.docx

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4. 2投诉分类：

4.2.1根据每一项投诉的复杂程度、严重程度和处理面临的难度，将其分为以下四种类型

4. 2.1.1重大投诉：

已经引发法律诉讼、已经被媒体（报刊、外部网站等）曝光的投诉及10人以上的集体投诉、投诉发生一个月后由于我方原因仍未能得到有效解决的投诉。

4. 2.1.2热点投诉：

可能引发法律诉讼或被媒体曝光的投诉、一个月内累计三次以上不同投诉人的相同投诉或3人以上的集体投诉、投诉一周以后由于我方原因仍未解决的投诉。

4. 2.1.3重要投诉：

处理完毕后发生二次投诉的以及需要顾问支持和其他公司提供协助（包括经验支持）的投诉。

4. 2.1.4一般投诉：

其他所有情况。

4. 2.2提出投诉的业主主要分类

4. 2.2.1在管项目所有的业主/住户；

4. 2.2.2员工、合作方以及其他经营活动接触对象。

4. 2.2.3在物业管理工作中的其他接触对象；

4. 2.3按业主投诉内容划分的主要类型

4. 2.3.1管理责任类投诉；

4. 2.3.1.1房屋设备管理类：

由于对房屋毗连及其附属配套的共用设施、设备的维修、养护、运行和管理不到位引起的投诉，包括共用的上下水管道、落水管、垃圾道、烟囱、共用照明、天线、中央空调、高压水泵房、楼内消防设施设备、电梯等（含外包）。

4. 2.3.1.2安全管理类：

由于对物业正常的工作、生活秩序维护、管理不到位，或采取的安全措施不当，导致存在安全隐患或发生安全事故等而引起的投诉。

包括对外来人员、物品搬运、车辆道路、消防等的管理，对讲机使用（如安全员夜间对讲机声音过大）、技能防范、突发事件处理以及当班护卫员夜班睡觉等。

4. 2.3.1.3环境管理类：

由于对物业环境的净化和美化管理服务不到位引起的投诉。

包括绿化、清洁卫生、垃圾清运、消杀、商铺环境（如油烟问题、占道经营、乱摆卖等）、不能归属其它类别的噪音的监控等。

4. 2.3.1.4服务接待类：

由于对物业服务中心接待来访来电引起的投诉。

包括接待记录、接待语气、接待态度、接待效率等。

4.2.3.2人员素质类投诉；

4.2.3.2.1服务态度：

由于物业管理人员因素影响服务质量而引起的投诉，具体分为：

职业道德、敬业精神、服务礼仪、服务心态等。

4.2.3.2.2沟通技巧：

由于物业管理人员与业主沟通因素影响服务质量而引起的投诉。

4.2.3.3工作效率类投诉；

4.2.3.3.1处理及时性：

由业主直接反映到服务中心的投诉未进行及时处理而引发的二次投诉以及客服部传达的投诉未及时处理的投诉。

一般投诉在24小时内处理，如遇特殊情况，不能在24小时内处理完毕的，要及时通知业主。

4. 2.3.3.2反馈及时性：

对业主直接反映到服务中心的投诉未进行及时回复以及客服部传达的投诉未按要求回复给客服部的投诉。

一般投诉在24小时内回复给业主，如遇特殊情况，不能在24小时内处理完毕的，要及时知会客服主管。

4. 2.3.4其他类投诉；

由于非上述各类原因引起的其它提供管理服务不到位引起的投诉。

5.机构设置、原则、要求、要领

5. 1各类投诉的负责单位

5. 1.1业主投诉由客服中心负责；

客服部片区客服员为投诉处理第一责任人。

该负责人在接受工作后，应该及时（不超过一个工作日）将处理的情况回馈客服部主管，客服主管按事件的轻重度，汇报给项目经理。

负责人应能保证提供的所有对外接口正常运转.外部接口的所有联系方式应向所辖区的业主公示。

5. 1.2员工维护其个人权益的内部投诉或对总部员工工作态度、工作质量的投诉，以及对各项目员工违反职业道德甚至法律法规行为的投诉等，由客服部转交给人力资源部或相关部门处理；

5.1.3对项目管理制度、办事流程设置的投诉以及媒体采访、公检法、工商、税务等政府部门人员到访等方面的由客服部转交项目经理处理。

5. 2投诉处理基本原则

5. 2.1及时原则：

对投诉及时做出反应，并在规定的时间进行有效处理，不能及时处理完毕的应按时跟进进展情况，并适时通知顾客。

5. 2.2诚信原则：

注重承诺和契约，有诺必践；

处理问题应以能够公诸于众为标准；

为保证诚信原则的贯彻，应注意不承诺能力以外的事情，不轻易承诺结果。

5. 2.3专业原则：

以专业标准要求自己，对顾客体恤、尊重；

协调专业部门从专业角度处理问题，做到实事求是、有根有据，维护公司专业形象。

5. 3投诉处理要求

5. 3.1记录统计：

所有顾客投诉应全部纳入投诉处理流程中进行管理，并予以记录跟进，定期进行统计分析。

5. 3.2责任到人：

管家负责收集、分析所属区域内的顾客信息，并跟进所属区域顾客诉求的处理，管家主任负责定期组织顾客座谈会，加强与顾客面对面的沟通。

5. 3.3投诉预警：

预防胜于被动处理，应设立预警机制，防范重大顾客投诉的产生；

定期总结经验，重大、热点投诉应形成案例，充分共享，避免重复发生过去的问题。

5. 3.4避免升级：

能在权限内的及时解决，超越处理权限的，不得拖延推委，应尽快主动上报处理，避免被动，投诉升级。

5. 3.5避免群诉：

及时道歉，避免矛盾激化，特事特办，灵活处理个案投诉，避免发生群诉事件。

5. 4投诉处理要领

5.4.1认真对待，不敷衍塞责：

对具有群体投诉性质的，管理处负责人应第一时间出面以示对当事人的尊重；

迅速查明情况，高效率处理，属于我们的责任，不能推卸。

5. 4.2坚持原则，不随意让步：

以法律法规、合同、质量标准、国家规范为依据，明确事实，是处理好投诉的前提；

涉及补偿、赔偿问题时要综合衡量业主的利益，必要时引入第三方进行协调。

5. 4.3态度鲜明，不含糊其辞：

对我们不应当承担责任的，应当明确告诉顾客，即使顾客不接受，甚至以曝光相要挟，都不能含糊其辞；

对于不能即时答复的，我们的态度应该是在查清事实的基础上，给顾客一个负责任的答复。

6.投诉受理流程：

6. 1投诉的受理

6.1.1业主信息实施首问责任制，接到业主的投诉应及时记录在业主投诉记录中，受理业主投诉时应收集的信息包括：

业主的姓氏、地址、电话、投诉事件等。

受理业主投诉时应注意表示对业主的尊重和关心，了解事件的真相，业主的感受和业主想通过投诉达到的意愿，受理结束时，要对业主致歉或感谢其对我们服务工作的支持。

6.1.2受理人员对于不了解的事情，忌猜测和主观臆断。

受理人员能够及时处理的投诉要及时处理，不能及时处理的，应与业主明确最快反馈信息的时间或将服务上移，即将投诉信息转交客服主管。

6.1.3若遇重大、紧急事件，须于第一时间通知项目经理及相关部门，事后补报书面材料。

6. 1.4项目所有员工无权决定不受理任何投诉信息。

各级人员接到业主投诉时均应准确记录并及时反映至指定岗位。

6.1.5项目其他员工通过其他任何方式接到的投诉信息，应该及时（参照上述规定）转达给相应客服员，或将最合适的投诉接口提供给投诉者。

6. 2投诉的处理

6.2.1客服员接收投诉信息时，及时记录到《服务信息记录》，将投诉按时填写到《业主投诉处理单》（附件1）下派到相关物业客服员及部门，应该按照以下要求及时处理：

6. 2.1.1工作时间收到的电话投诉，应在当日进行处理，一般投诉在24小时内回复给业主；

如遇特殊情况，不能在24小时内处理完毕的，要积极跟进事件处理进程，并及时通知业主；

6. 2.1.2工作时间收到的书面投诉，应在当日进行处理，一般投诉在24小时内回复给业主，如遇特殊情况，不能在24小时内处理完毕的，要及时知会业主，电子邮件需

书面向业主回复，首先将书面回复的内容发给客服主管审核，经项目经理审核后再给业

主回复；

6. 2.1.3I作日非工作时间（当日下班后直到次日上班前）发生的投诉或收到的书面投诉，应在收到投诉后当日进行处理，一般投诉在24小时内回复给业主，如遇特殊情况，不能在24小时内处理完毕的，要及时知会业主。

6. 2.2如果业主同意，则按双方达成的一致意见处理。

如果业主不同意，则进一步与业主沟通和协商，直至双方达成一致意见。

6. 2.3投诉处理完毕后，客服员应对处理情况进行验证。

对于上交到服务中心或直接投诉到项目经理的投诉，客服员在验证了处理情况后，应将结果记录反馈至项目经理，以便项目经理进行回访。

6. 2.4对于业主的无理投诉，也应该给予合理、耐心的解释，通过沟通技巧让业主接受。

6. 2.5对于属于业主投诉范畴，但超出物业公司目前处理能力的投诉，接待人应个案问题专项分析，尽可能地采取措施减缓业主的不满意程度，如果通过沟通、协调仍不能满意，只能作为未关闭投诉纳入统计分析。

这样也便于提醒相关部门在后来的工作中继续关注这个投诉，随时找到新方法新机会予以解决。

如果在年度末该投诉仍未关闭的，建议仿照财务管理中的坏帐处理方法，对无法关闭的投诉作专题分析，同时在新的年度投诉统计时内可剔除不再统计。

6. 3投诉回访

6. 3.1业主投诉处理完毕经过验证合格后，前台应及时回访业主，并对业主意见进行记录，但以下几项情况无须回访：

① 现场能即时处理并得到业主满意确认的投诉；

② 匿名投诉、无法确定联络方式的网络投诉；

③ 不便回访的敏感投诉等。

6. 3.2对于由客服员受理的投诉，投诉处理完毕后，客服员负责回访和记录。

对非本单位能力解决的投诉，应及时跟进，并及时向业主通报进展状况。

6. 3.3回访主要是征询业主对投诉受理过程、处理措施、结果的意见，回访形式包括电话、上门访谈、网上回函和调查问卷等。

6. 3.4前台对所有的投诉结果进行回访，定期评估业主的满意度。

并对投诉情况进行每日记录、每周汇总填写。

6. 3.5客服主管对投诉处理结果进行双向汇报，将顾客的反馈信息传达给品质部及项目经理，为项目改进工作提供依据。

业主投诉处理单

投诉人

房号及电话

投诉时间

接待人

投诉事宜及要求

记录人：

客服员处理结果或意见

客服员：

日期：

责任部门处理情况及结果

部门主管：

业主期望及建议

业主签字：

项目领导意见

项目经理：

编号：

XWWY/YGY/YZTS--

备注