大型报告会流程.doc

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大型报告会流程

组织架构图

会议总负责人

场内负责人

场外负责人

迎宾组

摄影组

销售组

安保组

后勤组

音响设备组

舞台服务组

检票组

外围安全

车位引导

礼仪组

会议前期筹备

在会议前期筹备工作中，首先要确定本次会议主题、目的、形式、规模、广告宣传、邀约人群、时间、讲师、主持人、主办单位及承办单位，并以文字形式整理成册，经上级领导审核通过后开始筹划。

筹备工作注意项

1）款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。

2）与酒店提前预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。

3）分工明确，各司其职。

总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。

一、前期人员分工

在前期人员分工上，我们应该明确自己在此期间的工作职责，人员分配一定要合情合理，工作细节由各个小组负责人统一安排。

各小组所需准备的特殊物品报与后勤组，有后勤组统一采购制作。

安排如下表：

岗位

人数

人员

职责

负责人

电话

负责人

1

负责会议整体工作的监督协商

讲师

1

会议内容及课件准备

主持人

1

串场词开场词准备演练。

接待

1

负责联系讲师并协调车票、住宿来往时间。

以及会议需准备物品协商

后勤

3

会议所需物料筹备，制作。

确定会议场地

邀约

全体

邀约参会人员

1、主持人工作：

核对议程，反复排练，把串词、议程熟记于心，保证主持时不出错，根据会议主题控制会场氛围，控制好会场的不同时间段的不同氛围，需要激情的时候激情澎湃，需要深沉的时候严肃深沉，需要幽默的时候妙语连珠……根据议程与各个演讲嘉宾核对时间与演讲顺序，保证出场时嘉宾顺利到场，如果嘉宾有特殊情况不能及时到岗，要及时调整议程，并向大会说明情况。

会前检查好会议相关的所有演示文稿与音乐、宣传片等，保证会中不出错。

与音响师、控制台、总协调做好紧密配合，保证会议顺利进行。

会前向听众介绍会场注意事项与会议相关事项，如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事宜、凭嘉宾调查表领取礼品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票事宜等。

会前要与总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。

2、总协调：

会场所有事务的控制工作，保证各种工作顺利有序进行，如议程、嘉宾到位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控制、饮料控制、摄影摄像控制、嘉宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的培训、演讲时间等控制。

保证会议顺利进行。

二、会场选址

根据会议规模、邀约人群来确定会议地址。

选址标准及要求：

1、在市中心附近，有一定知名度；会场大小视会议参会人数多少而定；

2、交通方便；有停车位，最好可以预留；

3、场内设备齐全；

4、确定会场后还应记录会场布局，悬挂条幅的长度，背景布的尺寸，销售台，咨询台摆放位置；

5、预约会议前一天布置会场，彩排的时间。

并询问是否提供迎宾；

6、留下会场管理人电话，方便及时沟通；

7、提前为赞助合作商预留空位。

会场调查表：

会场

联系电话

会场地址

条幅

喷绘

1.大小2.数量

1.大小

停车位

1.位置2.多少3是否可以预留

音响设备

1.是否可用2.是否需要自带

投影设备

1.是否可用2.是否需要自带

灯光设备

1.开关位置及是否会对会议产生影响2.是否可用

公交线路

1.周围有几路车

座位图

1.确定座位图准确性

三、赞助合作：

根据会议目的、形式洽谈赞助合作商。

在会议前一个月与合作商沟通，了解合作商的人脉、资源、需求、费用。

赞助商的会员是否可以参加会议；赞助商所需座位；充分了解赞助商的需求（宣传知名度或会议现场商品出售），根据赞助商的需求提供合作方式；如赞助商以现金形式或是礼品形式给予赞助费，我们为赞助商提供会场内的展位，条幅位，或冠名权等。

具体合作方案由总负责人根据会议及当地情况制定

四、物料准备

1、会议资料准备：

打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。

保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。

礼品奖品及时准备。

2、条幅，背景布根据会场环境确定尺寸和内容，内容和赞助单位名称清晰。

明确物料是赞助商做还是公司做。

物料内容、名称要统一。

3、特别注意需要提前制做的物料：

条幅、喷绘、展架、礼品、手提袋（包括宣传资料、笔、横格纸）、小礼品、门票、指示牌。

物料统计表如下

负责人

手机

监督人

手机

宣传类

手提袋N个

宣传单N份

X展架n个

条幅n个

小礼品n份

喷绘

布场类

桌花N朵

指示牌

水笔、白板

胸花

设备类

笔记本电脑

音响设备

视频设备

对讲机

线板

会议类

视频短片

音乐

PPT

抽奖箱

道具

其它类

促单表

签到笔

入场登记表n份

产品N套

运输车N辆

收据（购物表）

POS机

五、接待流程及工作内容

接待人员，有专人负责租车事宜，接机接车有专门人员配置，这些人员要掌握司机电话，车型与座位数，以便及时调度车辆；还要掌握客户到达机场车站准确时间，安排工作人员与司机接待。

准备好接待牌，使客户能准确找到会务接待人员。

跟车人员准确把客户送到会场，安排住宿，重要领导与嘉宾需要专门人员接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾到后直接入住。

会前，把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。

讲师（嘉宾）

联系方式

接待

联系方式

来石时间

（最好安排在会议前一天）

车票安排

（提前确定由谁购买车票）

住宿地址

注意事项

安排好车辆接送。

住宿环境优雅，距会场较近。

注意饮食。

六、邀约

邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品说清楚，项目说得吸引人一些。

客户参会名单及时整理好。

会议各项准备确认及彩排

一、场地确定：

由会场负责人在彩排开始前一天再次确认会场，确保会场在彩排和会议当天可以正常使用，附座位图。

会场

联系电话

会场地址

条幅

1.大小

2.数量

3.内容

喷绘

1.大小

2.内容

停车位

1.位置

2.多少

音响设备

1.是否可用

2.是否需要摆线

投影设备

是否可用

茶水

会场是否提供

引位

会场是否提供

讲师

（确定讲师到场时间）

到场人数

（确定到场人数）

座位图

（确定座位安排）

赞助商资源

（确定数额）

二、讲师到场确定:

由负责讲师接待人员负责与讲师沟通，确定会议当天的行车路线、出发时间、接送车辆、司机等事项。

确保讲师在会议当天可以准时到场。

三、到场人数确定:

1、合作商：

确定合作商是否有会员到来及人数：

在会议开始之前，再次跟合作商打电话确认会员到来人数。

并记录跟合作商确定座位位置。

2、会员：

通过送票数量，并分析其到场可能性最后做一个按比例做一个统计。

3、陌拜：

确定陌拜总人数：

所有陌拜人员统计陌拜收集回来的名单数，并分析其到场可能性最后做一个按比例做一个统计。

4、赞助商资源确定

1.核对合作商提供的礼品：

礼品收到之后清点，并记录名称、数量提供单位等信息。

2.确定合作商的商品，所需位置：

跟合作商沟通列出合作商的名称、商品、会议宣传所需场地大小信息。

四、物料准备确定

后勤组与个小组确定所需物料数量，将其一一测试保证其正常使用。

并将其归类放置。

彩排时将物品运送至会场。

送至会场后确定物料是否齐全并负责将会场布置好。

五、彩排有关工作及注意事项

（一）、会中安排

（一）时间：

（二）地点：

（三）议程：

1、7：

30全体人员到会场；

2、7：

50所有参会人员准备完毕；

3、7：

50-8：

30入场就座完毕；

4、8：

30-9:

00会议开始，主持人上场介绍主讲嘉宾及其他事项。

5、9:

05-11:

00主讲嘉宾开始

6、11:

00-11:

30颁奖，销售发放小礼品，退场。

会议流程

会议开始前

会议进行中

会议结束后

车位引导

外围安全

检票

迎宾

暖场音乐、视频播放

会后咨询

引导观众离场

整理物料

主持人开场

讲师上台，讲座开始

抽奖环节

主持人上台促单

销售环节

收场

（二）、入场时各单位组有关要求

1、准时到达指定位置，领队及时与现场工作人员接上头，听候指令。

人员安排表

组

岗位

人员

职责

负责人

电话

后勤

物料

明确物料种类，确保物料齐全及正常使用，负责会场安排布置。

运输

配合物料负责人运送物料

场内

舞台服务

熟悉会场舞台，了解熟悉所操作的ＰＰＴ文件，道具等。

摄影

在会场指定位置架立摄像机，调试摄像机镜头，确保正常拍摄。

拍照时拍到大会各个环节的内容情况

设备

音响调试，会场音乐切换，PPT切换，视频放映等

场外

安保

会议当天会场的秩序维持，熟悉场地，通道，所有出入口

引位

引导参会人员从会场门口进入会场并有序入座。

签到

协助后勤组完成物料的运输

所有人员除本身职责外，配合完成会场布置。

2、服装大会统一要求。

（三）、看台安排

请各安保人员安排好家长和宝宝，防止宝宝打闹，发生意外，要求确保良好秩序，特别要防止个别人冲入场地或往场地扔东西。

请各家长在指定区域入座，分别从各自看台口入看台，不要串座。

（四）、关于后勤

1、确定所需物料齐备。

负责人

手机

监督人

手机

宣传类

手提袋N个

宣传单N份

X展架n个

条幅n个

小礼品n份

喷绘

布场类

桌花N朵

指示牌

水笔、白板

胸花

设备类

笔记本电脑

音响设备

视频设备

对讲机n个

线板

会议类

视频短片

音乐

PPT

抽奖箱

道具

其它类

促单表

签到笔

入场登记表n份

产品N套

运输车N辆

收据（购物表）

POS机

（五）会场布置安排：

1，条幅悬挂：

条幅悬挂于醒目的地方如;门口、会场上方，位置居中。

2，销售的产品、展架确定位置：

位置摆放在醒目位置如会议室问口侧面，但不能影响会议的正常进行。

产品的摆放位置不能距离收款台距离太近。

以免因为人多影响销售3，合作商展位摆放位置：

确定在会场外面，保证不会影响会议正常进行也不能让合作商动静过大。

4.为会议特别制作的宣传画、座位矿泉水，会议纸笔，提前整理放到每个座位上。

5.笔记本电脑到位（主持台一台，控制台一台，演示区一台）。

6讲台区布置：

主持台LOGO、鲜花、主持台的麦克1-2个、无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台。

7.礼仪物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。

8.声光电调试，桌签核对与粘贴、排列。

9.预留座椅,贵宾室布置。

10.技术演示区：

2-4台笔记本电脑，装好产品，技术人员到位（插座备好）。

11.会后礼品发放区、收取调查表区，督促客户凭调查表