管理系统中计算机应用小抄(排版完毕直接打印)国际贸易专业Word格式文档下载.doc
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1.1.2管理和管理系统
1.管理
管理是管理者或管理机构,通过计划、组织、领导和控制等活动,对组织的资源进行合理配置和有效利用,以实现组织特定目标的过程。
管理的概念有以下几个含义:
(1)管理的目的是实现企业的目标。
(2)管理是对组织资源进行合理配置的过程。
(3)管理的实施是通过计划、组织、领导和控制等活动进行的。
2.企业管理系统
“系统”是由相互作用和相互制约的若干要素结合而成的,具有特定目标和功能的有机整体。
实现企业预期的经济效益目标,需要构成一个可控制的管理系统。
它一般有三个组成部分:
一是管理的客体,即管理对象(生产和服务过程);
二是管理的主体,即管理者和管理机构;
三是联系两者的信息系统。
1.2管理信息
1.2.1管理信息的作用
管理信息的作用也主要体现在以下几方面:
1.管理信息是重要的资源
信息对经济发展、社会进步起着巨大作用。
信息的占有水平与利用程度,成为衡量一个国家现代化水平的重要标志,是国家综合实力的重要组成部分。
管理者管理的主要资源有:
人力资源、原材料资源、机器资源(包括设备和能源)、资金资源和信息资源五类。
其中,前四种资源都是有形的,一般称之为物质资源;
而信息资源是无形的,是由于它所描述的对象而具有价值,为此称之为概念资源。
管理者是利用概念资源来管理物质资源的。
2.管理信息是决策的基础
现代管理的核心是决策。
正确的决策取决于多种因素,如决策体制、决策方法、领导者的能力、技巧等;
但决定性的因素,是对客观实际;
即对未来行动及其后果的正确判断。
信息系统可以帮助企业领导迅速取得和分析有关决策的信息,有助于企业降低决策中的不确定性和风险。
如果信息不充分,决策就失去了根本的依据,信息不灵就可能导致决策的失败。
要提高企业的竞争能力,要实现正确的决策,就必须拥有大量的信息。
3.管理信息是实施管理控制的依据
管理过程就是信息的收集、传递、加工。
判断、决策的过程。
企业系统的全部活动可概括为两大类:
生产活动和管理活动,围绕着生产活动,执行着决策、计划和指挥职能。
生产活动中流动的是物,而管理活动中流动的是信息。
物流和信息流的关系:
物流是生产经营活动的主体流动,信息流伴随着物流产生,反映物流的状况。
管理人员通过信息流了解物流的运动;
同时通过信息流计划和调节物流。
因此,在经营管理中信息流起着主导作用。
企业中物流是单向的、不可逆的,而信息流是双向的,即有信息反馈。
信息反馈的定义:
控制物流的输入信息作用于受控对象后,把产生的结果信息返回到输入端,并对信息再输入发生影响的过程。
而上述作用于受控对象后的结果信息称为反馈信息。
4.管理信息是系统内外联系的纽带
从企业内部来看,企业本身是一个复杂系统。
为将各组成部分联结为一个整体,为使组织间相互协调,就要将它们之间的信息流很好地组织起来。
因此信息既是系统之间联系的纽带,也是系统内各组成部分联系的纽带。
1.2.2管理信息的特点和分类
1.管理信息的特点
管理信息具有一般信息的特点,又有其本身独特之处,这些特点可归纳如下:
(l)原始数据来源的分散性。
(2)信息资源的非消耗性。
(3)信息量大。
(4)信息处理方法的多样性。
除传统的算术运算和简单统计加工外,近年来数理统计、运筹学中的许多方法,在经济管理领域中的应用日益广泛。
(5)信息的发生、加工、应用,在空间、时间上的不一致性。
2.管理信息的分类
(1)按信息稳定性分类,将信息分为固定信息和流动信息两类。
固定信息是具有相对稳定性的信息,在一段时间内可以在各项管理任务中重复使用,不发生质的变化。
它是企业一切计划和组织工作的重要依据。
流动信息(作业统计信息),它反映生产经营活动中实际进程和实际状态的信息。
它随生产经营活动的进展不断更新,时间性较强,一般只具有一次性使用价值。
但是及时收集这类信息,并与计划进行比较分析,是评价企业生产经营活动、揭示和克服薄弱环节的重要手段。
通常将信息稳定系数在0.85以上的信息划成为固定信息。
实际工作中,把一些相对稳定的信息也包括在固定信息中,但它们的信息稳定系数不得低于0.6.
以工业企业为例,其固定信息主要由三个部分组成:
①定额标准信息。
②计划合同信息。
③查询信息。
(2)按决策层次分类,将管理信息分为战略信息、战术信息和业务信息。
企业是分层次进行管理的,不同层次的管理具有不同的职能,需要不同的信息。
战略信息:
供企业高级管理者进行战略决策时使用,包括系统内外、过去和现在、各种环境的大量信息。
战术信息:
供企业中级管理人员完成大量计划编制、资源分配等工作时使用。
主要包括系统内部各种固定信息,历史情况与现状信息、以及部分具体的外部信息.
业务信息:
供企业基层管理人员执行已经制定的计划,组织生产或服务活动时使用。
主要包括直接与生产、业务活动有关的、反映当前情况的信息。
1.2.3管理信息处理的内容
管理信息处理的内容主要包括信息的收集、存储、加工、传输和提供五个方面:
1.信息的收集
根据数据和信息的来源不同,可以把信息收集工作分为原始信息收集和二次信息收集两种。
原始信息收集:
在信息或数据发生的当时、当地,从信息或数据所描述的实体上直接把信息或数据取出,并用某种技术手段在某种介质上记录下来。
二次信息收集:
收集已记录在某种介质上,与所描述的实体在时间与空间上已分离开的信息或数据。
二者区别:
原始信息收集的关键问题是完整、准确、及时地把所需要的信息收集起来,它要求时间性强、校验功能强、系统稳定可*.
二次信息收集则是在不同的信息系统之间进行的,其实质是从别的信息系统得到本信息系统所需要的信息,它的关键问题在于两个方面:
一是有目的地选取或抽取所需信息;
二是正确地解释所得到的信息。
2.信息的存储
在信息存储方面应考虑存储量、信息格式、使用方式、存储时间、安全保密等问题。
3.信息的加工
对收集到的信息都要进行加工,以便得到更加反映本质或更符合用户需要的信息。
从加工本身来看,可以分为数值运算和非数值处理两大类:
(1)数值运算包括简单的算术与代数运算、数理统计中的各种统计量的计算及各种检验、运筹学中的各种最优化算法以及模拟预测方法等。
(2)非数值处理包括排序、合并、分类、选择、分配,常规文字处理,图形、图像处理等。
4.信息的传输
信息的传输形成企业的信息流。
信息传输应考虑信息的种类、数量、频率、可*性要求等。
在实际工作中,信息传输与信息存储是相联系的。
当信息分散存储于若干地点时,信息的传输量可以减少,但分散存储也会带来存储管理上的一系列问题,如安全性、一致性等,而且变得难以解决。
如果信息集中存储在同一地点,上述问题比较容易解决,但信息传输的负担将大大加重。
5.信息的提供
信息加工完成后,就应按管理工作的要求以各种形式,将信息提供给有关单位和人员,在企业中提供的主要形式为各种计划、统计报表、报告文件等。
1.2.4管理信息处理的要求
现代企业对信息处理的要求可归结为及时、准确、适用、经济四个方面。
在企业经营活动中,根据不同范畴的问题,需要进行不同的决策,以及与之相应的信息。
这些决策大致可以分为三类:
(1)战略规划:
确定企业的目标和方针,制定实现目标所需要的资源配置计划。
一般来说,战略规划所需要的信息是经过高度概括的,主要是外部信息,信息的范围广泛多样。
(2)管理控制:
管理控制是经营管理人员按照战略规划确定的方针策略,运用给定的资源,有效地实现预定目标的过程。
(3)日常业务管理:
日常业务管理就是高效率执行特定业务的过程。
由于业务的内容、目标、所用资源等都是在管理控制过程中确定的,因此,在这一过程中需要进行判断的过程不多。
所需要的信息绝大部分是企业内部发生的,信息内容既明确又详细。
1.3管理系统中计算机应用的发展
1.3.1计算机应用的发展阶段
管理系统中计算机应用即广义管理信息系统的概念,其发展可分为以下三个阶段。
l.电子数据处理(ElectronicDataProcessing,EDP)
这一阶段计算机在管理中的应用主要在于日常业务与事务的处理、定期提供系统的业务信息。
EDP的主要目标是提高管理人员处理日常业务的工作效率,减轻工作负担,节省人力和降低工作费用。
这一阶段还可以再分为两个子阶段:
数据单项处理和数据综合处理。
2.数据的系统处理
狭义的管理信息系统(ManagementInformationSystem,MIS)阶段。
进入20世纪60年代,由于计算机已普遍地应用于各种业务管理,这时开始出现的管理信息系统,它是为实现企业整体目标,对管理信息进行系统的处理,为各级管理人员提供业务信息和辅助决策的信息系统。
MIS有以下特点:
(1)在企业管理中全面使用计算机。
(2)应用数据库技术和计算机网络。
(3)采用决策模型解决结构化的决策问题。
(4)解决结构化的决策问题:
即可以利用一定的规则和公式来解决例行的和反复进行的、有章可循、可以“委托”给计算机处理的问题,如用线性规划求解生产资源最优配置等问题。
这种决策主要面向企业中、低层管理人员。
3.支持决策
在企业中,高、中层管理决策问题具有半结构化或非结构化的特征,即:
决策的目标和评价标准经常变动;
支持决策的信息不能完全获得;
支持决策的信息具有不确定性和模糊性;
决策规则依决策者或决策环境而变化。
为支持或辅助管理中半结构化和非结构化问题的决策,出现了以下各种支持决策的系统。
(1)决策支持系统(DecisionsupportSystem,DSS)。
DSS是在半结构化决策活动过程中,通过人机对话,向决策者提供信息,协助决策者发现和分析问题、探索决策方案,评价、预测和选择方案,以提高决策有效性的一种以计算机为手段的信息系统。
DSS具有以下的特点。
①主要针对管理人员经常面临半结构化的决策问题。
②系统主要应用数据和模型进行决策分析研究,需要模型库的支持。
③易于为非计算机专业人员以交互会话的方式来使用。
④系统支持但不是代替高层管理者制定决策。
DSS的基本结构一般由一个模型库、一个数据库、它们的管理软件系统(包括数据库管理系统DBMS、模型库管理系统MBMS),以及人-机交互系统(会话生成与管理软件DGMS)组成。
(2)群体决策支持系统。
DSS的基本模型仅适用于较小的决策,为适应集体决策的需要,产生了群体决策支持系统(Group
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