合同档案管理制度范文(精选4篇)Word格式文档下载.docx
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五、测试协议:
指⽤公司产品、商品、部件等⽤于外部测试的协议。
六、联盟协议:
指为拓展销售渠道⽽签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同:
指为市场运作、品牌推⼴等签订的⼴告、宣传等市场活动合同。
⼋、财务合同:
指与相关⾦融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同:
指为企业发展与相关机构、部门、⾏业组织签订的合同。
⼗、综合合同:
区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配
⼀、合同档案管理的归⼝部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有⽂件编号归档;
⾮采购、⾮销售类合同的盖章和合同编号分配;
合同相关档案资料的收集、整理;
所负责⽂件合同档案的借阅、保存和销毁。
⼆、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章⽂件合同归档要求
⼀、⽂件合同编号规则
合同号是合同档案唯⼀的保管单位。
销售合同号14位,其余均为12位。
⽂件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式:
ST-2004-XS-0001-HT
1.年度号:
年度号由四位阿拉伯数字组成,指⽂件材料形成的年度。
2.分类号:
分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼⾳⾸字母给予识别代码。
3.顺序号:
顺序号4位,⽤阿拉伯数字表⽰:
0001、0002……表⽰公司当年某⼀类合同的序号。
4.部门代码:
部门代码仅限销售合同,为各部门的汉语拼⾳简称。
⼆、合同签订⼈在合同上签字后,由签订⼈或经办⼈办理合同评审⼿续;
经领导审批后,到档案管理员处编号并登记,到印鉴管理员处登记并盖章。
合同在双⽅均盖章⽣效后须将原件⼀份送到档案管理员处存档。
三、合同签订⼈或经办⼈负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员,并按⽉将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后,每⽉⽉初部门档案管理员办理档案移交,填写《档案移交单》,双
⽅签字认可,管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同(订单)原件⼀律要求在公司归档,各部门及平台只留复印件备查。
档案管理员每⽉初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单,以电⼦邮件或传真的形式发给各部门,各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每⽉5号前汇总本部门上⽉度的完整合同档案资料,制作《合同档案汇总表》提交经营管理部,并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书⽂件,⽆论是否中标,都要求在投标后1个⽉内将⽂件的电⼦⽂档(或光盘)交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁
⼀、正式形成的合同档案以合同签订之⽇起开始计算档案保管期限。
⼆、合同⾦额在50万元(不含)以下的保存10年;
合同⾦额在100万元(不含)以下的保存15年;
合同⾦额在5000万元(不含)以下的保存50年;
合同⾦额在5000万元以上的永久保存。
三、档案销毁:
1.任何组织或个⼈未经允许⽆权随意销毁公司档案材料。
2.各档案管理⼈员应定期对档案进⾏检查。
3.合同⽂档的保存条件要有防⽕、防潮、防有害⽣物等措施,以确保合同⽂档的安全。
4.凡是超过保管期限⼜确⽆保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记,经主管业务负责⼈批准后,专⼈监销,由档案管理专员销毁,并由《档案销毁清单》⽴卷永久保存。
第六章档案借阅
⼀、公司合同原件,⼀般不予借出。
⼆、特殊原因需要借阅公司档案的,若借阅本部门签订的合同,应填写借阅申请单,经部门经理审
核后,到档案管理员处办理借阅⼿续。
若借阅⾮本部门签订的合同,则除本部门经理签字外,还要报公司主管业务负责⼈批准⽅可借阅。
档案材料的复印⼿续同借阅。
三、借出档案借⽤期限为⼀周。
借阅⼈应到期归还。
确因⼯作需要继续借⽤的,必须再次办理借阅⼿续(续借)。
对逾期1周仍不归还者,由档案管理员下发催还单,此后⼀周内仍不归还者。
四、借阅⼈应注意档案安全和保密,严禁涂改,转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度
⼀、公司各部门凡违反本制度,⽆故延期或不交应归档的备份⽂件材料的,⼀经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其部门负责⼈和单位领导写出书⾯检查外,各罚款200元,并予以通报批评。
⼆、公司所有员⼯凡违反第六章第四条,泄露公司档案机密的,涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事⼈各罚款200-1000元,并予以通报批评;
三、公司所有员⼯违反第六章第三条,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事⼈写出书⾯检查,并对借阅⼈进⾏绩效处罚100元;
四、⼀般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况,应⽴即报告档案归档部门并办好补办⼿续,同时对借阅⼈进⾏绩效处罚100元;
如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,扣除借阅⼈及部门负责⼈⼀个⽉绩效⼯资,并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案,不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。
六、对借阅公司档案⽤于⾮⼯作需要造成重⼤损失或影响的,公司将追究其法律责任。
第⼋章附则
⼀、本制度由⾏政部门负责解释及修改,由总经理办公会批准后执⾏。
该规定可以依据实际情况进
⾏随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后⽣效,且⾃动替代以前的版本。
公司全体员⼯应遵循最新版本的规定。
⼆、本制度⾃下发之⽇起执⾏。
三、附件
附件1《档案移交单》附件2《档案借阅单》附件3《档案销毁清单》附件4《合同登记本》
合同档案管理制度2
公司为进⼀步规范销售合同⽂档和管理⼯作,提⾼管理⽔平,逐步实现销售合同管理⼯作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。
⼀、制度
所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等
(包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸)。
⼆、公司在业务经营过程中,收取相应客户的资质、往来的调查表等,也属本管理制度的归档⽂件。
三、合同档案管理原则
1、公司经营产品的采购、销售均须订⽴合同。
2、业务合同归档、保管、建⽴档案,由销售部管理,以确保档案的完整、完全和有效利⽤。
3、销售部指定专⼈负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同⽂档。
四、合同章管理原则
1、公司统⼀发放合同章,属销售业务使⽤的合同章发放到销售部。
2、业务合同章除因⼯作需要留⼀枚由驻马钢办事处保管外,其余均由指定⼈员保管。
3、各业务部门、业务⼈员⽤章时应填写⽤章登记表,并附上⽤章的⽂本原件或复印件,交由销售部经理签字后⽅可使⽤。
若因⼯作需要带合同章外出时,须办借⽤⼿续,使⽤完毕后即⾏交回。
五、合同⽂档的管理要求
1、合同⽂档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进⾏分类编号。
2、保存的合同⽂档每半年清理核对⼀次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理并追究相关⼈员责任。
3、合同管理⼈员要加强对合同档案的登计、监督⼯作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。
4、合同档案管理⼈员应根据实际需要编制合同检索⼯具,以便有效地开展合同⽂档的查询、利⽤
⼯作。
5、各业务员可查阅合同⽂档,确因⼯作需要须借出查阅,须经部门领导签字同意后⽅可办理借阅
⼿续,合同原件⽆特殊情况不得外借。
五、附则:
1、本制度⾃审批通过之⽇起实施。
2、本制度由销售部负责解释。
六、附件:
《合同档案登记表》。
合同档案管理制度3
1.⽬的:
加强采购部档案的收集和管理,提⾼⼯作效率,全⾯规范采购管理体系,制订本制度。
2.适⽤范围:
适⽤于采购部对内部⽂件及档案的控制。
3.职责:
3.1采购档案管⼈员:
负责采购部所有⽂件的.整理及归档。
3.2采购经理:
负责采购档案⽂件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法:
4.1归档内容分类:
4.1.1采购内部⽂件的归档。
采购部⼯作中需存档的⽂件,采购订单、应付账款对账单、⼯作计划、采购计划、⼊库单、退货单及采购部门相关管理⽂件资料。
4.1.2公司其他部门提供的⽂件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放⽂件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的⽂件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电⼦档的⽂件记录。
4.2档案保存期限:
4.2.1公司内部往来⽂件需保存3年。
4.2.2公司外部往来⽂件需保存5年。
4.2归档要求:
4.2.1归档⽂件材料应齐全完整,按照⽂件的⾃然形成规律保持⽂件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有⽂档均要编号,并建⽴⽬录,逐项填写清楚,书写⼯整。
4.2.3所有存档⽂件格式统⼀,⽽且有相关部门领导签字或盖章,是有效⽂件。
4.2.4采购部档案要有专⼈、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅:
4.3.1需查阅或借阅采购部⽂件时,需向采购部领导汇报,得到批准后借阅,查阅保密⽂件时,需履⾏审批⼿续,得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案⼈员要求严格执⾏安全和保密制度,不得泄露。
4.3.3查阅档案应当⽇归还;
摘抄和复制档案资料需经采购经理批准,档案原件不得借出公司外部,如特殊情况借出,必须经理采购经理审批签字。
4.3.4采购档案管理⼈员,要及时收取借阅的档案,避免遗失。
4.4档案销毁
4.4.1采购档案保管期限已满或已失效,需要销毁时由采购部档案管理⼈员提出销毁意见,编制销毁清单,该清单永久保存。
4.4.2办理销毁⼿续,必须经由采购经理批准备,⽅能销毁。
4.4.3采购档案保管期已满,但其中未了结的债权债务和合同⽂件,应单独抽出,另⾏建⽴档案,由档案管理⼈员保管到结清债权债务和合同改造完毕为⽌。
合同档案管理制度4
⼀、劳动合同管理制度
1、签订劳动合同的原则
(1)本着平等⾃愿和协商⼀致的原则。
要求劳动合同的内容必须公正、诚实、守信。
(2)遵守国家法律、法规和政策。
(3)以书⾯形式明确规定双⽅的责任、权利和义务。
(4)双⽅严格执⾏。
劳动合同签订后,双⽅都应严格按照合同规定的内容遵照执⾏,任何⼀⽅违约,都将按规定追究违约责任。
(5)以酒店经营⽬标为中⼼。
2、劳动合同的订⽴
(1)原在册的劳动合同制员⼯以及新进酒店的⼈员。
(2)酒店的法⼈代表或委托⼈,代表酒店与其他⼈员签订劳动合同。
(3)劳动合同期限分为有固定期限、⽆固定期限和完成⼀定的⼯作为期限三种。
其中有固定期限的劳动合
同是指:
签订⼀年以上有期限的劳动合同;
⽆固定期限的劳动合同是指:
在签定劳动合同时不明确终⽌期;
完成⼀定的⼯作为期限的劳动合同是:
指合同当事⼈双⽅完成某⼀⼯作为期限
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