写字楼评选优秀示范大厦物业工作方案Word格式文档下载.docx
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v创建物业公司市物业管理示范大厦时间:
准备期2016年10月至2017年4月
预选期:
2017年5月至2018年10月
申报期:
2018年11月正式申报参加2018年度“市物业管理示范大厦”评选工作(在大厦硬件设施达到“创优”标准的情况下)。
v创建市物业管理示范大厦方案
2016年5月开始,按照市优标准的要求落实到每一个部门每一个岗位,依照物业公司严格的监察制度,针对大厦项目的高端性进行更加苛刻的要求,加大力度管理和提高项目的服务质量,提高每一个大厦物业人员的服务意识。
2成立“创优”工作小组
物业公司将对大厦实行“国优”标准管理,在各项硬件条件达到标准的条件下,物业公司将在接管大厦1年内通过ISO9000系列质量体系;
接管两年内使大厦成为物业公司市物业管理示范大厦;
接管第三年使大厦达到全国物业管理示范大厦。
物业公司将成立“大厦创建物业公司市物业管理示范大厦工作领导小组”(以下简称“创优工作领导小组”),全面组织,协调和实施创优工作。
1、创优工作领导小组成员组长:
总物业经理
副组长:
各级部门经理
2、创优工作领导小组成员负责组织和协调全体员工积极备战,迎接达标检查,全体成员按各自职能划分分为以下五个责任小组:
公关协调组
责任人:
申报手续组
资料整理组
物业整改组
接待服务组
负责创优工作中的公关和各方关系的协
调工作。
负责联系市房管局及有关部门办理相关申报手续,负责整个创优工作的协调、指挥、监督、实施。
负责按创优要求整理迎检资料
负责按整体工作进程安排物业自检及根据自检和专家检查意见进行物业整改,以达到创优达标要求。
负责接待市、建设部及公司邀请的专家,
做好后勤服务工作。
3领导小组各成员职能分工明细表
主要内容
负责领导全面掌控创优达标工作,并具体负责公关协调组。
协助协调各职能小组工作,并具体负责申报手续组。
负责做好公司行政、采购、人事配合工作,并具体负责资料整理组。
负责接待服务组,做好接待服务工作。
负责创优工作中的资金预算及资金安排,以及涉及财务方面的自检与整改完善,协助进行财务资料整理。
负责加强大厦日常管理,提升服务水平,安排自检与整改工作的实施,并协助进行基础管理,物业服务、客户服务等资料的整理。
负责协助做好创优工作的公关协调工作。
负责做好达标要求的基础管理,房屋管理、设备设施管理方面的自检与整改完善及进行协助进行分部资料整理。
负责做好达标要求的绿化、环卫方面的自检与整改完善及协助进行分部资料整理。
负责做好达标要求的保安、车辆与交通秩序方面的自检与整改完善及协助进行分部资料整理。
负责做好达标要求的消防方面的自检与整改完善及协助进行分部资料整理。
负责协助做好接待工作中的餐饮服务。
负责协助做好接待工作中的房务服务。
负责协助做好财务方面的工作。
负责创优工作中涉及电脑与计算机相关方面的自检与整改完善及协助进行分部资料整理。
为明确领导小组各成员的职能,做到权责明细,以便于更好的执行和实施公司的创优达标计划,现将领导小组各成员具体职能明确如下:
4创优工作例会制度
1、例会制度:
2016年6月至2017年5月期间,每两个月召开一次工作例会;
2017年6月至201
8年6月期间,每月召开一次工作例会;
此后,组长根据情况不定期召开专题会议或工作例
会解决具体问题,例会旨在布置创优工作任务,并总结上一阶段工作发现问题,寻求解决问题答案,安排本期工作,检查计划的落实情况。
2、建立创优工作记录及会议记录制度:
每位组员要做好工作记录及会议记录,旨在掌握进
程状况,保证创优工作顺利进行,创优工作近尾声时,做好迎检关工作记录。
创优工作结束后将所有会议记录归档,做为创优工作资料。
5内部动员、岗位分工
在员工中积极开展宣传工作,充分调动员工积极性、增强企业凝聚力和荣誉感,把创优活动当作企业经营和发展的大事,提高公司员工对大厦创优活动的认识。
明确岗位分工、注重交叉管理,做好不同岗位间的分工、合作,有检查、有执行、整改及时,做到环环相扣。
6创优整改包括硬件设施的整改和创优资料的完善:
软件方面:
1、日常管理服务是否到位;
2、岗位责任明分工,制度规范要齐全;
3、日常管理服务标准是否保持和贯彻一致;
4、管理和服务细节、过程和结果,发现不合格事项处理;
5、项目管理数据要清楚,明确管理资料、信息、档案的建立、使用和管理。
6、顾客投诉的接受和处理;
7、有无存在管理和服务盲区;
8、各岗位考核机制要齐全,考核制度有落实;
9、管理服务过程有痕迹,重点体现在日常记录;
10、应急措施要明确并具操作性。
硬件方面:
1、外观要完好、整洁;
2、内部整洁、有序、安全、无违反装修管理和消防管理法规的乱搭、乱建、乱改等违章行为;
3、设施设备维护、使用、管理要完善。
各类公共设施、设备使用功能保持良好的工作状态;
4、机房环境和设备表面维护管理应做到整洁、干爽、无灰尘、无锈迹、无脱漆、无虫、无鼠害;
5、消防系统配置齐全,标识清楚完善,消防疏散通道畅通;
6、二次供水系统、水池、水箱的清洁、消毒以及煤气管道、电梯等设施设备的安全防护措施一定要到位;
7、无卫生死角;
8、环境绿化美化效果;
9、公共秩序的防护设施完好齐整、治安、交通标识齐备、设备先进完善。
创优资料的整理主要有:
1、项目产权资料;
2、竣工验收资料;
3、图纸移交资料;
4、管理公司成立登记资料包括;
5、业主方委员会成立与活动资料;
6、公众管理制度;
7、所有内部管理标准作业规程;
8、所有内部管理的日常质量记录;
9、员工绩效考评结果记录;
10、所有的住户投诉记录;
11、所有的住户回访记录;
12、所有的住户报修记录;
13、所有的住户意见征集记录;
14、所有的管理处对外通知、通知记录;
15、财务损益表;
16、所有的对外委托合同书;
17、所有的员工培训记录;
18、所有的员工岗位、职称证书、和员工档案;
19、业主方、住户档案;
20、所有的住户装修管理档案;
21、政府相关部门出具的无治安案件、火灾事故证明书;
22、所有社区文化记录;
23、所有的电梯年检、二次供水检疫、卫生消杀检疫证书;
24、所有的标识复印件;
25、所有的多种经营资料;
26、政府、住户、上级公司、外界对管理处工作的评价资料,以及其它应提供的资料、记录等。
所有资料应充分体现完整无缺,体现规范管理服务。
创优活动应得到业主方的支持和配合。
7创优考评操作策刬内容
物业公司在参加市物业管理优秀大厦考评的申报时,会提前拟好一份操作策划书,这份操作策划书的内容主要从正确理解参加考评的目的及掌握好考评打分的尺度;
考评资料的整理与制作;
对考评的理解与容易扣分的处理;
考评现场工作与安排技巧等方面着手进行编写。
考评的目的及掌握好考评打分的尺度
考评的目的在于树立典范,淘汰不合格企业,培养一批管理人员,推进物业管理市场化,在作操作策划的同时首先应从以下几个方面考虑:
1、公司如何开展考评迎检工作;
2、参评单位如何制定自身物业管理考评定位;
3、如何做好前期准备阶段的自检工作;
4、大厦与小区考评有何区别;
5、如何掌握自检打分的尺度;
6、如何策划对大厦内业主方宣传工作;
7、IS09000质量标准与优秀小区(大厦)有何区别,如何从物业管理的重要概念与前期自评、
ISO看考评。
考评资料的整理与制作
考评资料的整理与制作是考评工作中最主要的一项工作,这也是最重要的一个课题,主要从以下几个方面考虑:
1、资料整理的程序;
2、如何整理资料目录;
3、资料的表现形式不只限于文字,还可用图表、照片和录像带;
4、如何使浩繁的原始资料精简有效,哪些资料可以收录进考评资料中;
5、如何进行创优项目费用核算;
6、证件的复印应注意些什么问题;
7、整理好的资料应怎么装订及包装;
8、如何有意识地收集考评原始材料;
9、考评会议程序安排及考评参加的人员如何选择;
lO、考评时应为考评小组准备哪些能够及时翻阅的材料。
对考评的理解与容易扣分的处理
l、没进行综合验收的物业怎么办;
2、完整的管理交接手续应具备哪些内容;
3、如何理解考评中专业化管理要求所包含的内容;
4、如何自检日常管理制度是否完善(制度体系化应遵循的原则);
5、考评标准中要求的现代管理手段体现在哪些方面;
6、语言规范化常常会忽略的地方有哪些;
7、完整的住户档案包含内容(何谓一户一档);
8、房屋完好率指的是什么;
9、如何理解业主方投诉、求助以及维修及时率;
lO、住(用)户的满意率从何而来?
如何整理有关资料;
ll、人住率、收费率要如何真实体现;
l2、二次供水资料包括哪些内容;
13、设备、设施的标识、标牌如何制作;
l4、如何登记造册、制作权属清册以及如何巡查记录;
l5、怎么区分保安值班、消防值班、设备房值班的交接班制度及记录;
l6、突发事件的应急方案编制和现场应急措施;
17、公共场地的安全管理与警示;
18、资料上如何体现达到无重大责任事故发生的要求;
19、维修基金的有关制度中应注意的问题是什么;
20、卫生管理方面最容易忽略的地方有哪些;
21、对参加考评工作的管理人员进行接待礼仪的培训范围;
22、是不是所有管理制度都应该上墙;
23、其它相关内业资料从何处开始举证,哪些资料是有利的举证材料。
8创优自检—共用设施设备管理项自检说明
1、创优自检—保安、消防、车辆管理项自检说明
2、创优自检—环境卫生管理项自检说明
3、创优自检—房屋管理及维修养护项自检说明
4、创优自检—管理效益项自检说明
5、创优自检—精神文明项自检说明
6、创优自检—基础管理项自检说明
7、创优自检—绿化管理项自检
9每月实施工作安排
时间 准备内容 检查内容 主管部门
1、.按规划要求建
1、建设目的规划许可证;
2、建设工程规划许可证;
3、规划图纸;
4、临建房屋批准手续(如有临建房屋);
5、96年后新建项目“六图二书”;
2016年5月 工程部
设,房屋及配套设
施投入使用
2、已办理接管验收手续
(1/1000比例尺的现状图、规划
总平面图、道路规划图、竖向规划图、市政设施管网综合规划图
- 配套讲稿:
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