xxx医院物资采购管理制度Word格式.docx

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本着“诚实守信、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。

第二章采购组织机构的设立及职责

第七条 

采购组织机构

成立桐梓县人民医院物资设备采购工作领导小组。

该小组为医院采购工作的决策机构，组长由院长担任，副组长由分管副院长和党支部书记担任。

成员由后勤科、设备科、信息科、审计科、财务科、价格科、院办公室以及物资设备使用科室等人员随机抽取组成。

其主要职责是：

1、制定并审议各类物资设备采购招标规章制度和有关招标文件。

2、协调、指导全院招标工作。

3、受理招标工作的投诉。

医院物资设备采购工作领导小组下设办公室，办公室分别设在后勤科、设备科、信息科，负责相关的招投标工作的日常组织协调工作，其具体工作内容是：

1、执行领导小组的决议，向领导小组报告工作的进展情况。

2、后勤科主要负责后勤服务、办公用品、电工材料、水电五金、被服用品、印刷品等品种的采购；

设备科主要负责医疗耗材设备等的采购；

信息科主要负责电脑打印机耗材、信息设备、信息软件等的采购。

3、代表医院与有关招标代理机构或行政监督部门进行工作联系。

4、组织管理招标活动。

组织拟定招标文件商务内容及委托编制标底；

汇报考察、发标、答疑、截标等事项；

整理招标会议纪要和保管招标、投标文件资料及归档；

负责发放中标通知书。

5、办理领导小组授权的其它有关招标事务。

办公室下设采购组织机构，采购组织机构包括采购工作小组。

采购工作小组是在采购工作环节中成立的临时性工作班子。

采购组织机构各小组分工协作，各负其责，密切配合开展各项采购工作。

第八条 

各相关（成员）部门的职责

采购组织机构成员主要负责物资设备采购管理、招投标管理、资金管理、监督、审计和物资设备使用等。

各部门的主要职责如下：

1、后勤科、设备科、信息科：

担任牵头单位，履行领导小组办公室职责。

2、审计科、价格科：

协同牵头单位，参与拟订采购工作方案；

监督采购（按照相关政策法规）和医院相关制度正确履行工作程序及职责；

根据需要参与相关验收工作；

监督检查合同履行情况。

3、使用科室：

对标的物的使用功能和产品质量性能负责；

有权向业务主管部门对标的物的品种、规格、材质、参考型号及使用功能和产品使用性能提出建议；

主持或参与相关验收工作。

4、财务科：

负责财政年度采购项目及资金的计划和管理；

对医院确定购置物资设备的计划项目，要合理安排好资金，落实采购项目的经费到账，对采购活动的计划资金使用负责；

参与合同付款条款拟定。

5、审计科：

全程监督物资设备采购活动；

参与相关验收工作。

6、工会：

及时反映协调群众意见和建议；

对采购工作程序及运作情况进行监督、建议或质疑。

7、其他部门：

参与相关的采购招标工作，对采购工作小组决议承担相应责任。

第九条 

采购工作小组的设立

依据采购设备的内容和性质，采购工作小组由医院相关部门和科室临时组建，实行组长协调下的部门代表分工负责制，在医院物资设备采购工作领导小组领导下开展工作。

采购小组成员组成应保证形成廉洁、高效的工作机制，保证采购任务如期完成。

医院采购工作小组具体包括：

询价谈判、考察及评标。

人员组成由医院物资设备采购工作领导小组办公室提出建议名单，报请医院分管物资采购的院领导同意后确定。

采购工作小组人员数量根据采购任务的具体情况确定，一般为三人以上单数（含三人）。

1、询价谈判采购：

符合招标采购的严格按照有关规定执行，不具备招标条件的应设立询价谈判采购工作小组，以竞争性谈判、询价的方式进行。

2、考察：

采购工作小组可根据工作需要组建考察组。

考察组对采购工作小组负责，职能是负责考察、并提交考察报告。

3、评标：

对于招标采购活动，可根据需要在采购工作小组人员基础上扩充设立评标组，评标组的职能是参加评标并向采购工作领导小组提交招标结果。

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第十条 

参与采购活动的小组成员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权，并承担相应责任。

第十一条 

使用科室对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责，参与相关的验收工作。

第十二条 

采购工作小组和使用科室评标、谈判等议事规则

1、以满足设计和使用要求为前提，依据审定的计划资金额度控制标的质量等级，力求节约。

2、投标报价口径一致，质量、价格、服务并重，同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务，综合评议比较。

3、在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。

在采购价不低于成本价的情况下，优先考虑有信誉的签约客户。

4、小组应在充分考虑使用科室意见的基础上，按照“少数服从多数”的原则形成小组决议。

小组决议会签完成认定有效。

第三章 

采购活动的运作方式

第十三条 

物资采购活动按照竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式选定供应商。

第十四条 

第十五条 

询价谈判采购活动应填写《询价谈判采购活动备案表》。

第十六条 

医院后勤服务、医疗耗材、办公用品、电工材料、水电五金、被服用品、电脑打印机耗材、印刷品等品种的各类物资设备的有关业务部门，应结合本部门职能特点协助医院物资设备采购工作领导小组办公室，建立常用物资设备“采购资源信息库”。

采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外，还应从可供商品和已供商品两方面反映各种供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。

一般情况下，采购资源信息库中同种类商品至少应保证有两家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。

采购资源信息库应实行滚动优选，动态管理。

第十七条 

对于涉及国家安全、国家秘密的物资设备，要按照国家有关要求，会同医院有关部门制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求，防止借采购项目保密而逃避或简化采购方式的行为。

第四章采购工作程序

第十八条 

物资设备的采购工作程序指从采购工作立项起到物资设备验收归档止的工作程序，主要包括立项、邀请供应商、谈判、确定供应商、合同谈判、合同草签、合同审批和签订、合同实施、物资设备验收、资料归档等环节。

第十九条 

物资设备采购立项

物资设备使用单位应根据实际需要，在对市场状况充分调查了解的基础上，填报《物资采购申请表》，报医院物资设备采购相关科室。

物资采购申请表通常应包括的基本内容：

申请的理由、物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额等。

第二十条 

邀请供应商

采购计划确定后，医院物资设备采购相关科室应采取适当方式发布需求信息，吸收资质信誉状况良好的供应商参与报价。

一般情况下，应以投标报价书的方式向供应商提出投标报价要求，并采取密封方式进行投标报价，保证运作过程公平、公正。

第二十一条 

供应商的资格审查

医院物资设备采购相关科室应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行初审。

合格供应商资质证明一般包括：

营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。

供应商有如下行为时应取消其资格：

提供虚假资信材料，骗取合法供应商资格的；

采取不正当手段诋毁、排挤其它供应商的；

向采购人员行贿或提供其它不正当利益的；

偷梁换柱，供应假冒伪劣商品的；

采取其他不正当竞争手段的。

第二十二条 

供应商选定

询价谈判。

询价谈判应成立询价谈判采购工作小组，由三人以上单数组成。

确定符合资质条件被询价的供应商数量不得少于三家。

一般情况下，应要求被询价供应商进行一

（二）次性报价。

询价谈判组应根据采购需求，综合考虑质量、服务，按照合理低价原则最终确定供应商，并将结果通知被询价的其它供应商。

第二十三条 

合同审批

订立合同应严格履行规定的程序，一般应采取书面合同形式。

合同条款应当明确、完备、规范、合法。

合同形式由采购工作小组办公室根据实际情况确定。

合同份额一般应至少一式四份，分交院办公室、医院物资设备采购相关科室、财务部门和供应商。

院内管理复印件有效。

物资设备采购合同经法人代表或其委托代理人签批同意后认定有效。

凡以医院名义与供应商签定的采购合同，未经医院法定代表人或其授权委托人审查签署的，均为无效合同，当事人应承担侵权责任。

第二十四条 

合同实施

合同履行由物资设备采购相关科室监督实施，如出现不能或不能完全履行时，应及时上报物资设备采购领导小组采取措施减少损失，包括形成补充合同或解除合同。

第二十五条 

物资设备验收

每项采购活动，货到入库前必须由使用科室以及物资、耗材库管人员根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况组织初步验收，填报《物资设备采购验收单》，并在“验收情况”栏内载明供货质量情况。

在验收没有达到质量要求时，应做退货处理。

第二十六条 

采购活动付款要与合同履约进展情况相协调，以“保证供应，保证质量，最大限度降低资金风险”为原则。

计划财务科办理物资设备采购付款手续时，必须以合同条款、会签的《物资设备采购验收单》作为付款的依据。

第二十七条 

物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范，各项内容要真实、准确、完整。

“物资采购申请表”、“询价谈判采购活动备案表”、“合同书”、“验收单”和“会议纪录”等均为采购活动必须形成的重要文件材料，分别由医院物资设备采购相关科室及院办公室专人负责及时归档备案。

第五章纪律和监督

第二十八条 

纪律要求

1、采购活动必须遵守“集体研究，民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人说了算。

2、参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。

不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息。

3、参与采购活动的工作人员不得私下接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请。

4、供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。

第二十九条 

主要监督内容

1、采购审批或备案事项的执行情况；

2、采购信息公告情况；

3、采购方式、采购程序情况；

4、采购合同的订立和资金支付情况；

5、对供应商询问和质疑的处理情况；

6、有关法律、行政法规和规章制度的执行情况；

7、采购文件、资料的规范化建立和存档情况。

第三十条 

采购工作小组的工作要接受医院相关业务管理机构监督检查。

财务人员对合同履行情况有责任进行监督，发现有违反合同约定行为的应拒绝付款并报告主管领导。

第三十一条 

医院审计部门对1万元以上物资设备采购实施过程监督；

对采购金额在1万元至10万元的物资设备采购活动参与对供应商的考察选定。

采购活动的监督方式由医院审计部门根据情况需要确定。

第三十二条 

医院应定期对采购工作情况进行专项检查。

专项检查工作组应以相关职能部门为主干组成，检查内容由医院提出。

第三十三条 

下列行为属于采购违规行为

1、违反集体采购原则的；

2、违反采购工作程序，规避监督检查的；

3、未按规定形成采购工作文书或归档备案的；

4、向投标人透露其他潜在供应商有关情况的；

5、接受供应商好处，