用友软件系统操作说明.docx

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用友软件系统操作说明

用友软件系统操作说明

一、系统的运行环境

运行环境的设置对系统运行来讲，无疑是至关重要的。

下面我们分别说明系统运行的硬件环境和软件环境，最后是我们的建议环境。

系统运行的硬件环境

系统运行的环境

系统运行的建议环境

注意：

不要用减号“－”等特殊字符作为机器名。

安装产品之前请将金山毒霸的防火墙和时时监控系统关闭。

（一）系统运行的硬件环境

单用户版

主机:

P3或以上

内存:

64兆或以上

硬盘:

4G或以上

鼠标:

标准系列鼠标

显示器:

Windows系统支持的显示器,可显示256色

打印机:

Windows9x、WindowsNtServer/Workstation4.0、Win2000支持的各类打印机

网络版

网络服务器:

主机P3或以上，内存256兆或以上，其它同单机要求。

工作站:

同单机要求。

（二）系统运行的环境

客户端:

中文win98二版、Windows2000Professional+Sp4、中文winnt4.0、

Windows2000Server+Sp4、WindowsADServer+Sp4、WindowsXP+Sp2、

Windows2003Server

服务器端:

Windows2000Server+Sp4、Windows2003Server、WindowsADServer+Sp4

数据库环境:

MSDE2000+MSDECriticalUpdate（关键更新）

网络协议:

TCP/IP、DCOM

（三）建议环境

主机:

P350或以上

内存:

128兆或以上

硬盘:

10G或以上

鼠标:

标准系列鼠标

显示器:

Windows系统支持的显示器,可显示256色

打印机:

Windows9x、WindowsNtServer/Workstation4.0、Win2000支持的各类打印机

二、如何使用系统

（一）系统管理概述

本网络财务软件与传统的财务软件产品有着根本的不同,它是由多个产品组成，各个产品之间相互联系，数据共享，完整实现财务、业务一体化的管理。

而传统的财务软件产品则往往强调集成，所有的功能都集成在一个产品之中，产品和产品之间不能进行数据交流和数据共享。

由于本网络财务软件所含的各个产品是为同一个主体的不同方面服务的，并且产品与产品之间相互联系、数据共享，因此，就要求这些产品具备如下特点：

具备公用的基础信息

拥有相同的账套和年度账

操作员和操作权限集中管理

业务数据共用一个数据库。

要想满足上述要求，就要设立一个独立的产品模块，也就是系统管理模块，来对所属的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。

具体来说，系统管理模块主要能够实现如下功能：

对账套的统一管理，包括建立、修改、引入和输出。

对账套中年度账的统一管理，包括建立、清空、引入、输出和结转上年数据。

对操作员及其权限的统一管理以及设立统一的安全机制，包括数据库的备份、功能列表和上机日志等。

与此相适应，在下属的各个产品中就不再做这些操作了，它们将主要集中于自身的业务操作。

操作流程

如何注册进入系统管理

如何改变密码

操作流程

新用户操作流程：

如何注册进入系统管理

【操作步骤】

⒈用户运行本软件系统管理。

⒉点取功能菜单【系统】下的【注册】,在这里，系统允许用户可以以系统管理员的身份，也可以以账套主管的身份注册进入系统管理。

⒊系统管理员负责整个系统的维护工作。

以系统管理员身份注册进入，便可以进行账套的管理（包括账套的建立、引入和输出），以及操作员及其权限的设置。

⒋账套主管负责所选账套的维护工作。

用户可根据所设置的账套主管，在账套栏目选择所对应的账套，点击〖确定〗按钮，便可以进行所选账套的修改和所含年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及操作员权限的设置。

如何改变密码

【操作步骤】

⒈登录时，在密码栏目中输入正确的密码，然后将“改密码”栏目设置为选中，点击〖确定〗按钮。

⒉用户输入新的口令，并进行确认。

（二）如何使用配置和注销功能

系统管理可以对系统的数据进行自动备份，以增强系统数据的安全性。

用户可以通过系统管理中的配置功能，来对系统数据的备份方式进行设置，使之能更好地满足用户的使用要求。

【操作步骤】

⒈用户注册进入系统管理，用户点取功能菜单【系统】下的【配置】。

⒉用户可以在界面上进行如下的设置：

指定备份路径用户可以在界面上指定系统数据的备份路径，系统默认的路径为：

c:

\windows\system\ufsystem\backup。

指定自动卸载时间所谓自动卸载是指系统管理中没有任何功能任务登录的时间超过一个固定值，系统管理便自动终止服务，自动卸载下来。

这个固定时间段可以由用户在界面中自行指定，范围是5?

0分钟。

细节：

用户进入系统时，系统将自动检查此时的数据库，如果有问题，则系统将自动恢复最近备份的数据库，以便使用户的损失达到最小;如果没有问题，则系统自动将此时的数据库备份到用户指定的备份路径下。

⒊以上设置完成后，点击〖确定〗按钮，表示确认；如想放弃，则点击〖放弃〗按钮。

如何使用注销功能

“注销”实际上就是将旧操作员的注册注销掉，进行新的操作员注册，也就是重新注册。

具体方法是：

用户注册进入系统管理，点取功能菜单【系统】下的【注销】即可。

（三）设置备份计划

用户可以通过系统管理中的【设置备份计划】功能，由客户设置自动备份计划，系统管理根据这些设置定期进行自动备份处理，以增强系统数据的安全性，同时增强自动处理事务能力，可以在不处理日常业务的时间里进行此项工作。

用户注册进入系统管理，用户点取功能菜单【系统】下的【设置备份计划】，输出"备份计划设置"界面。

【操作说明】

增加备份设置计划

点击〖增加〗按钮，显示"增加备份计划"界面，按栏目说明选择输入相关的备份条件；选择系统数据的备份路径和要备份的账套或年度账；点击〖增加〗按钮，保存设置。

查询备份日志详细情况

在"备份计划设置"界面，点击〖日志〗按钮，可查询备份的详细情况。

设置输入输出时的临时路径

点击〖路径〗按钮，可设置备份输出或恢复账套时的路径。

【栏目说明】

计划编号：

最大不能超过12各字符。

计划名称：

最大不能超过50个字符，不能为空，不能输入非法字符，可以随时修改。

备份类型：

有账套备份和年度备份两种选择。

账套备份：

当选择账套备份时系统自动将系统中已经存在的账套显示出来，用户选择需要备份的账套号。

年度备份：

当选择年度账备份时系统自动将系统表中已经存在的年度账显示出来，用户可以选择需要备份的年度账。

注意

已经设置了备份计划、且该计划正在启用的账套不能再次被选择；选择账套备份时一次可以选择多个账套号，且必须保证有一个账套号，可以随时修改选择的账套号。

已经设置了备份计划、且该计划正在启用的年度账不能再次被选择；选择年度账备份时一次可以选择多个账套的年度账，且必须保证有一个账套的年度账，可以随时修改选择的年度账。

发生频率：

单选项，只能在每天、每周、每月中选择一项。

每天选择每天进行备份时，需要设置每几天备份一次，可以设置的天数为大于等于1的整数，不能为空，可以随时修改。

每周选择每周进行备份时，需要设置每几周备份一次，可以设置的周数为大于等于1的整数，不能为空，可以随时修改。

每月必须设置，可以随时修改。

发生天数：

指在每月、周的第几天开始备份。

备份路径：

备份文件存放路径可以选择一个本机或者网络路径存放备份数据文件。

对应每一个账套（年度账套）系统自动保存最新的两份数据备份文件。

系统自动根据设置的路径对应每一个账套或年度账套建立子目录。

保留天数：

删除旧备数据份的天数，以系统时间为准。

有效触发：

如引网络或数据冲突无法备份时，以备份开始时间为准，在有效触发小时的范围内，系统可反复重新备份，直到备份完成。

数据升级

升级SOLServer数据

选择需要升级的"当前机器的账套"和"当前账套的年度"，点击〖确认〗按钮，系统开始对所选账套进行升级。

提示：

账套升级前应已做数据备份。

已升级的账套可不用重新升级。

三、系统启用

本功能用于系统的启用。

要对某个系统操作必须先调用此功能。

进入系统启用：

用户创建一个新账套后，自动进入系统启用界面，用户可以一气呵成的完成创建账套和系统启用。

或者由用户[系统管理_账套_启用]进入，进行系统启用的设置。

【操作步骤】

选择要启用的系统，在方框内打勾，只有账套主管有系统启用权限；

在启用会计期间内输入启用的年、月数据；

用户按〖确认〗按钮后，保存此次的启用信息，并将当前操作员写入启用人。

【系统启用的约束条件】

各系统的启用会计期间均必须大于等于账套的启用期间。

如果总账先启，购销存的启用月应大于总账的已结账月。

如果总账先启，工资、固定资产的启用月必须大于等于总账的未结账月。

注意：

对于启用了存货核算（已期初记账），但是没有启用购销存的老用户数据，在启用购销存时，系统将自动弹出购销存升级提示界面，并对原数据进行升级。

在升级之前，需要注意以下事项：

1、请确认已做好数据备份；

2、请确认已将上月存货系统的数据录入完整，并已月末结账，在本会计月，所有业务尚未处理；

3、购销存启用后，在原存货系统录入的期初数据以及出、入库单据将作为购销存产品的期初数据；

4、购销存启用后：

原存货系统录入的所有单据将不允许被修改、删除；

5、购销存启用后：

原存货系统录入的采购入库单在核算系统记账、生成凭证时，以采购结算单的形式进行记账、生成凭证；以后购销存系统新增的采购入库单在采购结算前，在核算系统记账、生成凭证时，以暂估入库单形式记账、生成凭证；暂估入库单在核算系统月末结帐或暂估处理时，根据核算系统的核算业务范围设置中的暂估方式的不同，将会在核算的明细帐中生成相应的红字回冲单、蓝字回冲单或者入库调整单。

而以采购结算单形式记账时不会产生这些单据；

6、购销存启用后，原存货系统提供的与总账系统对账功能将会取消，如果用户需要查询相关科目的账表，请在总账系统中查询相关科目账；

7、购销存启用后，购销存模块将会置为启用状态。

提醒：

普及版不提供购销存（采购、销售、库存）模块

四、如何进行账套管理

（一）如何建立一个账套

在运行系统之前，首先要新建本单位的账套。

【操作步骤】

⒈用户在系统管理界面单击【账套】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【建立】上，单击鼠标则进入建立新单位账套的功能。

⒉第一步：

输入账套信息。

用于记录新建账套的基本信息，包括已存账套、账套号、账套名称、账套路径、启用会计期和会计期间设置。

界面中的各栏目说明如下：

已存账套系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。

账套号用来输入新建账套的编号，用户必须输入。

账套名称用来输入新建账套的名称，用户必须输入。

账套路径用来输入新建账套所要被放置的路径，用户必须输入，但可以参照输入。

启用会计期用来输入新建账套将被启用的时间，具体到“月”，用户必须输入。

会计期间设置用户在输入“启用会计期”后，用鼠标点击〖会计期间设置〗按钮，弹出会计期间设置界面。

系统根据前面“启用会计期”的设置，自动将启用月份以前的日期的背景色设为蓝色，标识为不可修改的部分;而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）的背景色设置为白色，标识为可以修改的部分。

用户可以任意设置。

⒊输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第二步设置；点击〖取消〗按钮，取消此次建账操作。

⒋第二步：

输入单位信息。

用于记录本单位的基本信息，包括单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、备注。

界面的各栏目说明如下：

单位名称用户单位的全称，必须输入。

企业全称只在发票打印时使用，其余情况下，全部使用企业的简称。

单位简称用户单位的简称，用户可以不输。

单位地址用户单位的详细地址，用户可以不输。

法人代表用户单位的法人姓名，用户可以不输。

邮政编码用户单位的邮政编码，用户可以不输。

联系电话用户单位的联系业务电话，用户可以不输。

传真用户单位的传真号码，用户可以不输。

电子邮件用户单位的电子邮件地址，用户可以不输。

税号用户单位的税号，用户可以不输。

备注一输入用户认为有关该单位的其他信息，如所有制类型等。

备注二输入用户认为有关该单位的其他信息。

⒌输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第三步设置；点击〖上一步〗按钮，返回第一步设置；点击〖取消〗按钮，取消此次建账操作。

⒍第三步：

输入核算信息。

用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码、本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。

界面各栏目说明如下：

本位币代码用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。

本位币名称用来输入新建账套所用的本位币的名称。

用户必须输入。

账套主管用来输入新建账套账套主管的姓名，用户必须从下拉框中选择输入。

企业类型用户必须从下拉框中选择输入。

行业性质用户必须从下拉框中选择输入。

是否按行业预置科目如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打勾；否则可以不进行处理。

⒎输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第四步设置；点击〖上一步〗按钮，返回第二步设置；点击〖取消〗按钮，取消此次建账操作。

⒏第四步：

输入基础信息选项。

界面各栏目说明如下：

存货是否分类如果您单位的存货较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类选项前打勾，表明您要对存货进行分类管理；如果您单位的存货较少且类别单一，您也可以选择不进行存货分类。

注意：

如果您选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。

如果您选择存货不分类，那么在进行基础信息设置时，您可以直接设置存货档案。

客户是否分类如果您单位的客户较多，且您希望进行分类管理，您可以在客户是否分类选项前打勾，表明您要对客户进行分类管理；如果您单位的客户较少，您也可以选择不进行客户分类。

注意：

如果您选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。

如果您选择客户不分类，那么在进行基础信息设置时，您可以直接设置客户档案。

供应商是否分类如果您单位的供应商较多，且希望进行分类管理，您可以在供应商是否分类选项前打勾，表明您要对供应商进行分类管理；如果您单位的供应商较少，您也可以选择不进行供应商分类。

注意：

如果您选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案。

如果您选择供应商不分类，那么在进行基础信息设置时，您可以直接设置供应商档案。

是否有外币核算如果您单位有外币业务，可以在此选项前打勾；否则可以不进行设置。

⒐输入完成后，点击〖完成〗按钮，完成此次操作；点击〖上一步〗按钮，返回第三步设置；点击〖取消〗按钮，取消此次建账操作。

注意：

只有系统管理员用户才有权限创建一个新账套。

（二）如何修改账套

账套主管可以通过修改账套功能，查看某个账套的账套信息，也可以修改这些账套信息。

【操作步骤】

⒈用户以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。

⒉在系统管理界面单击【账套】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【修改】上，单击鼠标则进入修改账套的功能，即弹出如图7-6所示界面。

⒊系统自动列示出注册进入时所选账套的账套信息、单位信息、核算信息、基础设置信息。

账套主管用户可根据自己的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。

⒋点击〖完成〗按钮，表示确认修改内容；如放弃修改，则点击〖放弃〗

注意：

只有账套管理员用户才有权限修改相应的账套。

（三）如何引入和输出账套

引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。

该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。

【操作步骤】

⒈系统管理员用户在系统管理界面单击【账套】的下级菜单【引入】，则进入引入账套的功能。

⒉系统管理员用户在界面上选择所要引入的账套数据备份文件。

账套数据备份文件是系统卸出的文件，前缀名统一为UF2KAct。

选择完以后，点击〖打开〗按钮表示确认;如想放弃，则点击〖放弃〗按钮。

输出账套功能是指将所选的账套数据从本系统中卸出。

【操作步骤】

⒈系统管理员用户在系统管理界面单击【账套】的下级菜单【输出】，则进入输出账套的功能。

这里的输出实际上是指备份，选择输出功能就是将账套备份到用户指定的位置，如果将“删除当前输出账套”栏目设为选中，则源账套将被删除。

⒉系统管理员用户在账套号栏目选择将要进行输出的账套，如想删除源账套，则还要将“删除当前输出账套”栏目设为选中。

点击〖确定〗按钮表示确认;如想放弃，则点击〖放弃〗按钮。

注意：

只有系统管理员用户才有权限引入和输出一个账套。

五、如何进行年度账管理

（一）如何建立年度账

在系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。

这样一来，系统的结构清晰、含义明确、可操作性强，对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。

【操作步骤】

⒈用户首先要以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面。

⒉然后，用户在系统管理界面单击【年度账】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【建立】上，单击鼠标则进入建立年度账的功能。

⒊界面中有两个栏目，都是系统默认的，用户不能进行任何操作。

账套自动显示的是用户注册进入时所选的账套

会计年度自动显示的是所选会计账套当前会计年度加1的年度。

用户如对新建年度账进行确认，可点击〖确定〗按钮;如放弃，可点击〖放弃〗按钮。

注意：

只有账套管理员用户才有权限进行有关年度账的操作。

（二）如何引入和输出年度账

年度账操作中的引入和卸出与账套操作中的引入和输出的含义基本一致，所不同的是年度账操作中的引入和输出不是针对某个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。

年度账的引入操作与账套的引入操作基本一致，不同之处在于引入的是年度数据备份文件（由系统卸出的年度账的备份文件，前缀名统一为UF2KYer）。

年度账的输出操作也与账套的输出操作基本一致，不同之处在于输出的是年度账，在输出操作的界面上选择的是具体的年度而非账套。

引入和输出的具体操作步骤可参见如何引入和输出账套

（三）如何引入和输出账套

引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。

该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。

【操作步骤】

⒈系统管理员用户在系统管理界面单击【账套】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【引入】上，单击鼠标则进入引入账套的功能。

⒉系统管理员用户在界面上选择所要引入的账套数据备份文件。

账套数据备份文件是系统卸出的文件，前缀名统一为UF2KAct。

选择完以后，点击〖打开〗按钮表示确认;如想放弃，则点击〖放弃〗按钮。

输出账套功能是指将所选的账套数据从本系统中卸出。

【操作步骤】

⒈系统管理员用户在系统管理界面单击【账套】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【输出】上，单击鼠标则进入输出账套的功能。

这里的输出实际上是指备份，选择输出功能就是将账套备份到用户指定的位置，如果将“删除当前输出账套”栏目设为选中，则源账套将被删除。

⒉系统管理员用户在账套号栏目选择将要进行输出的账套，如想删除源账套，则还要将“删除当前输出账套”栏目设为选中。

点击〖确定〗按钮表示确认;如想放弃，则点击〖放弃〗按钮。

注意：

只有系统管理员用户才有权限引入和输出一个账套。

（四）如何结转上年数据

一般情况下,企业是持续经营的,因此企业的会计工作是一个连续性的工作。

每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。

【操作步骤】

⒈用户首先要以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面。

⒉在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单【结转上年数据】，进入结转上年数据的功能。

⒊进行结转的步骤可以参考下图所示的流程图：

【说明】

⒈在结转上年数据之前，首先要建立新年度账，具体步骤参见如何建立年度账

⒉建立新年度账后，您可以执行购销存系统（采购、销售、库存）、核算系统、固定资产、工资系统的结转上年数据的工作。

固定资产、工资系统的结转不分先后顺序，您可以根据需要执行；购销存系统（采购、销售、库存）、核算系统、应收应付需要按照先后顺序执行。

⒊如果您在使用总账系统时，使用了工资系统、固定资产系统、核算系统、购销存系统，那么只有这些系统执行完结转工作后，才能执行结转；否则可以根据需要直接执行总账系统的结转工作即可。

4．老板通年度结转时需要结转以下数据：

⑴所有我的报表数据

销售信息中心、销售信息中心-历史、客户应收结算客户应收结算-历史、客户销售往来、客户销售往来-历史、销售毛利分析、销售毛利分析-历史、绩效考核、绩效考核-历史

⑵设置数据

考核方式、业务目标（考虑到今后可能会实现跨年度查询，因此先结转过来计划数据）、流动科目设置、预警设置、银行帐号设置、网银自动查询设置、银行服务器设置

⑶用户操作习惯数据

简单条件保存、图形放置位置保存、报表格式保存、报表列宽保存

（五）如何清空年度数据

有时，用户会发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用清空年度数据的功能。

“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有：

基础信息;系统预置的科目报表等等。

保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。

【操作步骤】

⒈以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面。

⒉在系统管理界面单击【年度账】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【清空年度数据】上，单击鼠标。

⒊账套主管用户可在界面中的会计年度栏目选择要清空的年度账的年度，点击〖确定〗按钮表示确认，这时，为保险起见，系统还将弹出一窗口，要求用户进行再度确认;如果想放弃，则直接点击〖放弃〗按钮。

六、如何使用视图

视图主要包括两个部分：

刷新和上机日志。

下面，我们分别来看一下：

如何使用刷新

如何使用上机日志

如何使用日志过滤

如何使用刷新

系统管理一个很重要的用途就是对各个子系统的运行实施适时的监控。

为此，系统将正在登录到系统管理的子系统及其正在执行的功能在界面上列示出来，以便于系统管理员用户或账套主管用户进行监控。

从界面上我们可以看出，系统管理的功能列表分为上下两部分，上一部分列示的是正登录到系统管理的子系统，下一部分列示的是子系统中正在执行的功能。

查看时，用户可在上一部分用鼠标选中一个子系统，下一部分将自动列示出该子系统中正在执行的功能。

这两部分的内容都是动态的，它们都将根据系统的执行情况而自动变化，用户如果想看到最新的情况，就需要启用刷新功能来适时刷新功能列表的内容。

【操作步骤】

⒈用