工作规范工作职责与规范标准.docx

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工作规范工作职责与规范标准

工规

作范

职标

责准

目录CONTENTS

一、前台工作职责与规范标准

二、人力资源工作职责与规范标准

三、代理人工作职责与规范标准

四、法务工作职责与规范标准

五、天理律所对公司法务的职责

六、国际部工作职责与规范标准

七、流程部工作职责与规范标准

八、代理流程详解

九、司机工作职责与规范标准

行政前台工作职责及规范标准

1. 负责公司前台接待及电话接转、客户的迎来送往。

（对于来客主动打招呼，时时保持微笑，有礼，态度诚恳；对于来电，语气温和，耐心应答，需转接的应快速转接到相应人员）。

2. 负责收发、记录信件、报刊、文件等。

（接收到信件或其他物品后迅速记录完及时准确的传递到各收件人手中，发快递要记录好寄件时间、发件人、寄件人、发件文件名称、快递单号，在选择快递公司时，要按寄件所需时间来选取，不着急的文件就用慢点便宜点的快递公司。

）

3.协助公司行政经理的日常工作，比如扫描、打印文件、查找信息等，工作积极。

4.及时更新客户联系方式信息，一旦接到客服部送来的客户联系方式变更，就要及时在D盘客户发件信息表里相应变更。

5.收发传真，按传真上联系人姓名及时交到相应人手中，对于客户的回执，收到后放到档案柜中的专门回执文件夹里。

6.酒店、饭店预订（对于酒店预订，记录好入住人数、时间、酒店名称、房型、所需间夜、含不含早餐等；对于饭店就餐预订，记录好饭店名称、就餐时间、人数、包厢还是散桌等，在订好后及时通知相应人员；争取以最合理的价格争取到最好的服务。

）

7.饮水的购买：

一次性在水站购买100桶，一旦出现2个空桶了就给水战打电话送水。

8.协助上级购置办公设备、办公用品，负责发放及记录。

（办公用品发放要严格登记，杜绝重复浪费，节省消耗，爱护各项设施和用品）

9.所有商标局下文的扫描、复印、录入、存档；驳回文件先处理，除卡帕的驳回外，其他的驳回都不用复印，泉州的文件在扫描后及时交给宋程程，做到及时、准确，高效率。

文件扫描，除卡帕用PDF格式外其余公司的文件用正常格式JPG，录入和存档都按照文件的申请日期来存在相应年份文档中。

录入表格按照申请日期，在D盘档案里找到相应年份相应文件类型的表格，在编辑查找里输入文件的注册号或者申请号查找，录入需要录入文件的法律状态，在录入时一定要仔细，仔细核对申请人名称、商标名称、类别等是否一致；张总有单独的表格。

扫描件放在E盘相应的年份类型文件夹里。

纸档按申请年份和文件类型放在“S3”、“档案一”、“档案二”柜文件盒中。

张总的文件有单独的档案盒，卡帕的文件有专门的卡帕文件柜T2。

10：

各项向商标局报文申请的录入、扫描、存档，按申请日期和类型存到各个相应文档中，张总的文件有单独的文档。

11.档案柜的归放、整理，档案资料的查找（规范、按年份具体时间、文件类型分门别类，做到有序以便日后查找便捷，保持档案柜的清洁与整洁）。

12.做好白兔升级工作（五点下载好数据，然后导入升级）。

13.保证公司公共设施的正常运行（简单的问题自己先处理下，如果复杂处理不了的给楼下打电话帮忙处理）。

人力资源岗位职责及规范标准：

1、负责修改完善人力资源战略规划，上报公司决策层通过后，督导各部门、人员实施；

规范标准：

根据公司现有人员配置，了解各部门人员需求，做出全年的人员预计招聘数量报给董事长后开始每月按照计划实行。

2、负责修订公司人力招聘和储备管理体系建立并实施（开拓多种招聘渠道，储备人才数量，保证岗位空缺时间不超过一个月）；

规范标准：

确定职务需求后在合作网站上发布招聘职位，筛选简历，通知面试，面试合格后如需要部门复试的副总经理以上职位就参加部门复试，通过面试、复试后进入部门实习。

及时更新维护招聘网站。

3、负责组织实施人员培训管理（制定培训计划，按培训计划组织培训，保证达到每岗位需培训小时数）；

规范标准：

按照公司发展组织相关培训，新进人员培训后安排考试，验收培训结果，及时了解员工成长，保证公司团队竞争力。

4、负责组织实施员工绩效管理（按照企业绩效管理制定实施绩效考核，完善、更新企业关键绩效指标法，保证绩效考核结果大体公平）；

规范标准：

修改及完善公司各部门绩效，并监督实施。

5、负责完善优化绩效薪酬管理并实施；

规范标准：

对绩效的推行过程中及时看到不足，并指出须改进部分。

6、负责员工个人发展规划拟定和完善；

规范标准：

及时和员工沟通，了解员工心态，进行疏导，保证公司团队的稳定性和凝聚力。

7、负责员工合理化建议督促实施（对员工建议进行及时反馈，合理化建议上交公司决策层）；

规范标准：

对员工的合理建议及时对董事长反馈。

8、完成上级领导临时交办的其他任务。

规范标准：

对上级交代的临时任务保质保量的及时完成。

代理人岗位职责及规范标准

代理人岗位职责：

1、客户开发和维护；

2、办理商标申请注册、异议、争议、撤销、驳回复审等基础案件；

2、协助办理商标确权诉讼、商标侵权诉讼案件；

3、协助主管办理相关商标法律工作；

4、独立办理驰名商标认定相关的前期工作，配合地方工商局查处；

代理人岗位规范标准：

1、掌握商标相关法律法规、商标审查标准及商品和服务区分表；

2、精通中国商标网查询系统及商标相关软件系统；

3、主动联系客户，为客户提供专业解决方案；

4、接待客户要礼貌、热情、周到；

6、对外出具的文书使用公司统一的格式文本，如非格式文本，须部门主管确认后外发；

7、客户委托商标注册，均须仔细查询或者评估，将相关风险以口头或书面形式告知客户；

8、业务流程按公司最新公布的业务流程标准执行；

9、报价以公司公布的报价表为准，低于报价标准的，须经部门主管以上级别确认后再行报价；特殊案件以个案形式、由汪伟令确定报价；

10、每周整理手头客户列表、更新跟进情况、记录业务内容及报价；

11、参加部门会议，交流业务心得体会、讨论疑难问题、提出工作有关意见或建议。

法务工作职责及规范标准

按照以下法务流程做好审核、装订、做件、写文、报文、驰名商标整理、泉州档案管理等工作

1、网上注册申请：

网申地址：

http:

//202.108.90.79/ef/

企业法人需要材料a、营业执照副本复印件b、标样（标准：

商标图样文件格式应为jpg，图形应清晰，图样文件大小应小于"200KB"且图形像素介于"400×400－1500×1500之间。

）c、商标项目（要严格按照商品分类表填写）网上申请完毕下载网申pdf文件下载地址http:

//202.108.90.79/ef/apply/queryReg.d、裁剪标样（图形清晰，大于5×5厘米且小于10×10厘米），打印报文清单（盖章），扫描、复印文件，交给存档人存档，去商标局报送

2、个人注册申请：

需要材料a个人的身份证复印件（本人签字）b个体工商户营业执照副本复印件（加盖红色公章）c标样（要求同网申标样）d商标项目（要严格按照商品分类表填写）e委托书、

按照商标局规定格式填写商标申请书（可从商标局网站上查找2010年7月1号最新版，注意申请书、委托书上客户要签字盖章）装订材料，打印报文清单（盖章），扫描、复印文件，交给存档人存档直接报送

3、异议、异议答辩、驳回复审、异议复审、争议、争议答辩的写作：

撰写需要长期练习，扎实的文字功底，理解条文，且熟悉运用条文。

主要依据《商标法》、《商标法实施条例》《商标审查及审理标准》。

好好阅读。

需要材料：

a、营业执照副本复印件，b、委托书（客户盖章）c、企业介绍d、产品宣传材料e、荣誉f、申请书（首页客户盖章）

注意：

有关异议、争议的案件，一式两份，分为正副本

4、续展：

所需资料a、提供最新加盖公章的营业执照副本复印件（企业）\身份证正反面复印件或者个体工商户营业执照复印件（盖章）b、委托书（客户盖章）c、商标的详细信息

5、更正：

所需资料a、提供最新加盖公章的营业执照副本复印件（企业）\身份证正反面复印件或者个体工商户营业执照复印件（盖章）c、错误的商标证原件d、申请书e、委托书

6、变更：

所需资料a、提供最新加盖公章的营业执照副本复印件（企业）\身份证正反面复印件或者个体工商户营业执照复印件（盖章）b、当地工商局开具的变更证明原件（企业）\公安局户籍办开具的证明（个人）c、申请书d、委托书

7、撤三年不使用：

所需资料a、提供最新加盖公章的营业执照副本复印件（企业）\身份证正反面复印件或者个体工商户营业执照复印件（盖章）b、委托书（客户盖章）c、商标的详细信息

8、转让：

所需资料a、提供转让人及受让人最新加盖公章的营业执照副本复印件（企业）\身份证正反面复印件或者个体工商户营业执照复印件（盖章）b、委托书（客户盖章）c、商标的详细信息

9、许可备案：

所需资料a、提供最新加盖公章的营业执照副本复印件（企业）\身份证正反面复印件或者个体工商户营业执照复印件（盖章）b、委托书（客户盖章）c、商标的详细信息d、商标使用许可合同

10、档案管理：

北京走件a材料复印扫描b确认函扫描d将纸制文档、电子文档交给前台存档

泉州走件a不必复印扫描b将走件存入泉州ex表格即可

11、驰名商标材料整理：

主要按照驰名材料收集目录审查客户发来的材料缺什么文件制作成列表给客户发去让其继续收集

依据本公司工商驰名的整理标准，已整理成电子版，可随时查阅

12、下文整理（主要泉州）：

将下文的扫描件放入泉州发来的相应文件夹，并在ex表格中对下文的商标新信息进行录入

一段时间后将泉州的下文整理，制作收文回执给泉州邮过去。

天理律所对公司法务部的职责

1、日常工作事务

（1）办理商标异议、异议复审的申请文书写作及制作文件递交；

（2）办理商标异议答辩、异议复审答辩文书写作及制作文件递交；

（3）办理商标注册的网上申请工作，并制作文件递交；

（4）办理商标注册的材料补正工作；

（5）办理注册商标的续展工作；

（6）办理注册商标的变更工作；

（7）办理注册商标的转让及其相关备案工作；

（8）办理注册商标的使用许可及其相关备案工作；

（9）办理对于注册商标因三年不使用而申请撤销其商标的具体工作；

（10）办理注册商标的注销工作；

（11）办理商标行政诉讼的具体工作；

（12）办理驰名商标认定的材料整理及递交工作。

2、公司业务法律支持

（1）提供与公司业务方向有关的法律咨询和建议；

（2）受公司委托，代表公司参加涉及公司的诉讼、仲裁、行政复议和听证等活动；

（3）协助公司相关部门解决涉及法律方面各类纠纷；

（4）协助审查公司各类对外合同协议文体及相关的操作流程和规定；

（5）开展对公司各部门及相关机构的法务经验交流及培训工作，提高员工的法律意识；

（6）为公司各部门提供相应的法务支持。

国际商标代理

职责：

每日查收邮件，并给外事所的咨询以回复、提供法律建议等

向各国外事所转案，询价、谈价等

进行国内、国际商标查询

进行相关国家的网申工作

报价

安排部门人员工作

培训，如：

马德里、单一国商标注册程序及基本常识

撰写商标国际注册方案

部门总结

文件归档整理

配合公司其他部门进行国际注册报价等工作

公证认证事宜

定期召开部门会议

客服部工作职责及规范标准

（一）.商标局下文的处理，收到下文后，和客户联系。

代理部的客户的下文：

收到下文，确认后派发给各个相应签单人

公司老客户的下文如下：

1、收到受理通知书、商标证等，通知客户，做回执单和文件一块直接寄给企业。

2、收到驳回通知、异议裁定等，扫描件发给企业，根据情况建议客户是否进行复审，出具建议函。

3、收到复审决定书等，扫描件或者传真件给企业，根据情况建议客户是否进行行政诉讼。

4、收到异议答辩通知书，通知企业，建议是否进行答辩。

（二）、接受客户的咨询，解答疑问。

态度要热情、有耐心。

（三）、给客户查询商标能否注册，有无近似情况，出具查询报告和有效的建议方案。

（四）、签单，做确认函、委托书、申请书、协议书等发给企业。

（五）、商标公告每周监测一期，找出近似标，出具监测报告和建议书，发给相应企业

（六）、维护客户，定期联系客户，通报商标进展情况，做好反馈工作

（七）、客户信息的保存与及时更新。

做好新客户的备案工作。

（八）、每周检查行政前台的档案管理情况，针对录入信息、扫描件档案、纸件档案三方面。

（九）、监督代理部和法务部门的工作质量，做到公平公正

商标申请代理流程

第一章：

商标注册申请

（一）、商标注册程序基本流程表

（二）、企业商标注册网上申请代理流程说明：

1.代理人了解客户相关商品与服务项目，确定所属类别和商标样式，进行商标查询，分析注册风险，出具商标申请法律意见书。

2.代理人和客户意见达成一致，代理人收集资料：

a营业执照副本复印件、b、标样电子版（标准：

商标图样文件格式应为jpg，图形应清晰，图样文件大小应小于"200KB"且图形像素介于"400×400－1500×1500之间。

）c、具体所选商品项目（要严格按照商品分类表填写）

3.起草知识产权事务委托代理合同和做确认函.代理人将起草代理合同交与合同内容确认人确认，合同内容确认人认无误后在确认函上签字，代理人才能将代理合同发于客户签字盖章。

注意：

代理合同一式两份。

4.代理人将客户签字盖章后代理合同交与合同审查人审核，审查无误后合同审核人在确认函上签字，在合同上盖章。

此时合同正式生效。

5.代理人到客服部进行客户备案，后客服部在确认函上签字。

6.代理人向客户催款，将一份生效的代理合同交与财务保管，另一份留着交与客户。

款到后财务在确认函上签字。

7.代理人将收集的资料和确认函一并交与流程安排人，流程安排人根据情况安排国内法务部做件人做件或者涉外部做件人做件。

8.法务做件人填写网上申请表，国内企业填写申请（书式一），国外企业填写申请（书式二），港澳台企业皆可（注意：

网申每天只能做10件，提交后需修改信息只能当天完成）。

网上申请完毕后隔天方可下载网申文件PDF格式，裁剪标样（图形清晰，大于5×5厘米且小于10×10厘米，准备5张标样），打印报文清单，扫描、复印、装订文件，将扫描件、复印件交给存档人存档。

存档人对该档案进行编号。

法务经理审核走件，审核无误后在走件上盖章和内部流程确认函上签字，安排人员去商标局报送。

（涉外做件流程后补充）。

9.商标注册申请受理通知书的送达：

商标网上申请后15-30天左右商标局下发受理通知书，代理人联系客户，根据情况将受理通知书邮寄与客户或者亲自拜访送达。

10.查询商标进展情况：

商标注册申请受理通知书下发后4个月左右，可在中国商标网上对该商标进行信息查询，及时反馈与客户。

后定期与客户沟通交流，汇报商标进展情况并咨询客户新需求。

11.商标顺利通过初审公告期后1-3个月左右商标局下发商标注册证，代理人根据情况邮寄与客户或者亲自拜访送达。

如在公告期前被驳回、部分驳回或者在公告期被异议，请详见驳回复审和异议答辩代理流程）

（三）个体户商标注册申请代理流程说明

1．代理人了解客户相关商品与服务项目，确定所属类别和商标样式，进行商标查询，分析注册风险，出具商标申请法律意见书。

2.代理人和客户意见达成一致，代理人开始收集资料：

a申请人身份证正反面复印件（需本人签字）、个体户营业执照复印件（盖章）、b、标样电子版（标准：

商标图样文件格式应为jpg，图形应清晰，图样文件大小应小于"200KB"且图形像素介于"400×400－1500×1500之间。

）c、具体所选商品项目（要严格按照商品分类表填写）

3.代理人起草文件：

a知识产权事务委托代理合同b确认函c注册申请书d商标代理委托书。

注意：

个体工商户注册商标，申请人可以是其姓名+身份证号码，申请人也可以是个体工商户营业执照上的字号名称。

4.代理人将起草代理合同、申请书、委托书交与合同内容确认人确认，合同内容确认人认无误后在确认函上签字，代理人才能将代理合同、申请书、委托书发于客户签字盖章。

注意：

代理合同一式两份。

5.代理人将客户签字盖章后代理合同交与合同审查人审核，审查无误后合同审核人在确认函上签字，在合同上盖章。

此时合同正式生效。

6.代理人到客服部进行客户备案，后客服部在确认函上签字。

7.代理人向客户催款，将一份生效的代理合同交与财务保管，另一份留着交与客户。

款到后财务在确认函上签字。

8.代理人将收集的资料和确认函一并交与流程安排人，流程安排人根据情况安排国内法务部做件人做件或者涉外部做件人做件。

9.法务做件人裁剪标样（图形清晰，大于5×5厘米且小于10×10厘米，准备5张标样），打印报文清单，装订申请书、委托书、身份证复印件、个体营业执照、标样（5个）成套，扫描复印后将扫描件、复印件交给存档人存档。

存档人对该档案进行编号。

法务经理审核走件，审核无误后在走件上盖章和确认函上签字，安排人员去商标局报送。

（涉外做件流程后补充）。

10.商标注册申请受理通知书的送达：

商标申请材料递交一个月左右商标局下发受理通知书，代理人联系客户，根据情况将受理通知书邮寄与客户或者亲自拜访送达。

11.查询商标进展情况：

商标注册申请受理通知书下发后4个月左右，可在中国商标网上对该商标进行信息查询，及时反馈与客户。

后定期与客户沟通交流，汇报商标进展情况并咨询客户新需求。

12.商标顺利通过初审公告期后1-3个月左右商标局下发商标注册证，代理人根据情况邮寄与客户或者亲自拜访送达。

如在公告期前被驳回、部分驳回或者在公告期被异议，请详见驳回复审和异议答辩代理流程）

第二章：

商标驳回复审

（一）、驳回复审基本概念

驳回复审是指商标注册申请被商标局以拒绝注册的绝对理由或相对理由驳回后，申请人不服驳回的，在法定期内15天内向商标评审委会员提出复审的程序。

（二）、商标驳回复审流程表

（三）、商标驳回复审申请代理流程说明：

1、我司客户申请注册的商标被驳回，代理人先与法务人员进行初步沟通讨论,分析复审胜率。

后与客户联系，告知驳回原因和复审截止日期（自收到邮戳15天内），根据具体情况而建议客户是否进行复审。

对于不复审的需和客户做书面的不复审确认函，客户签字盖章后存档，驳回通知原件根据客户需要决定是否邮寄。

2、代理人客户意见达成一致，代理人起草文件：

a知识产权事务委托代理合同b、确认函c驳回商标注册申请复审申请书d、商标评审代理委托书

3、对于复审的商标，客户所需提供资料：

a、企业简介b、设计商标的含义c、商标使用情况d、该商标产品所获荣誉情况e、企业营业执照副本复印件（经年检盖公章）f、别处转来的驳回复审需要驳回通知原件和信封正反面复印件。

（bcd根据企业具体情况决定是否提供）

4、代理人将起草的代理合同、驳回商标注册申请复审申请书、商标评审代理委托书交与合同内容确认人确认，合同内容确认人认无误后在确认函上签字，代理人才能将代理合同、复审申请书、评审代理委托书发于客户签字盖章。

注意：

代理合同一式两份。

5、代理人将客户签字盖章后代理合同交与合同审查人审核，审查无误后合同审核人在确认函上签字，在合同上盖章。

此时合同正式生效。

6、代理人到客服部进行客户备案，后客服部在确认函上签字。

7、代理人向客户催款，将一份生效的代理合同交与财务保管，另一份留着交与客户。

款到后财务在确认函上签字。

8、代理人将收集的资料和确认函一并交与流程安排人，流程安排人根据情况安排国内法务部写件人员做件或者涉外部写件人。

9、法务写件人员整理材料（注意：

需要驳回通知书原件和下文送达时的信封正反面复印件），根据商标法和商标审查标准撰写驳回复审理由书，法务经理初步审核后，写件人员装订、扫描、复印材料，将扫描件、复印件交给存档人存档。

存档人对该档案进行编号。

法务经理最后审核走件，审核无误后在走件上盖章和确认函上签字，安排人员去商标局报送。

（涉外做件流程后补充）。

第三章：

商标异议

（一）、商标异议程序基本流程图

从异议人立场：

异议理由成立

被异议商标不予核准注册（胜）

被异议商标予以核准注册

异议理由不成立

不服裁定，向北京市第一中级人民法院提起诉讼

从被异议人立场：

（二）、商标异议申请

1、异议基本概念

是指商标所有人、利害关系人为保护自己的商标利益，或第三人基于商标法法禁用或禁止注册条款，在法定期限内（公告之日起3个月内）对商标局初步审定并刊登公告的商标依法提出反对核准注册的意见，要求商标局驳回商标注册申请的法律行为。

2、商标异议申请代理流程说明

①、代理人与客户沟通，了解异议商标和被异议商标基本信息，对比两者商标，同法务部门商讨可行性，构思方案反馈客户。

②、客户（异议人）所需提供资料：

a、企业简介b、商标使用情况（最早使用时间、销售合同、发票；宣传广告合同、发票；宣传图片等证明异议商标被大众广泛认知认可）c、所获荣誉情况（最好是著名商标或者驰名商标）d、领导参观视察企业图片e、企业营业执照副本复印件（经年检盖公章，一件异议所需2份）

③、代理人将起草的代理合同、商标异议申请书、商标代理委托书交与合同内容确认人确认，合同内容确认人认无误后在确认函上签字，代理人才能将代理合同、异议申请书、商标代理委托书发于客户签字盖章。

注意：

代理合同一式两份。

④、代理人将客户签字盖章后代理合同交与合同审查人审核，审查无误后合同审核人在确认函上签字，在合同上盖章。

此时合同正式生效。

⑤、代理人到客服部进行客户备案，后客服部在确认函上签字。

⑥、代理人向客户催款，将一份生效的代理合同交与财务保管，另一份留着交与客户。

款到后财务在确认函上签字。

⑦、代理人将收集的资料和确认函一并交与流程安排人，流程安排人根据情况安排国内法务部写件人员做件或者涉外部写件人。

⑧、法务写件人员整理材料，根据商标法和商标审查标准撰写异议申请理由书，对提交的证据材料分类编号和制作目录清单。

法务经理初步审核后，写件人员装订、扫描、复印材料，将扫描件、复印件交给存档人存档。

（注意：

异议申请材料一式两份，分为正副本）。

存档人对该档案进行编号。

法务经理最终审核走件，审核无误后在走件上盖章和在确认函上签字，安排人员去商标局报送。

（涉外做件流程后补充）。

注意：

可先提交异议申请，补充证据材料在自提交日3个月内补上，需要补充证据的应在申请书中声明。

⑨、自异议申请提交之日起3个月左右商标局下发异议申请受理通知书。

商标局将我方提交的异议申请副本发送被异议人进行答辩。

被异议人有30天答辩材料准备时间，答辩后我方收到证据交换通知书及材料，异议人30天内对其答辩的内容进行质证。

被异议人放弃答辩则没有证据交换也不会有质证。

一般在被异议人答辩期满3个月后异议案件进入实质审理与裁定阶段。

异议裁定书将于自异议申请提交之日起1年半左右商标局下发。

自收到邮戳之日起15天不服裁定结果的一方可向商标评审委员会提出异议复审申请（详见异议复审代理流程）。

（三）、商标异议答辩

1、异议答辩基本概念

商标局在受理商标异议申请后，会及时将异议人的“商标异议申请书”及异议理由和证据材料等的副本送交被异议人，限定被异议人在收到商标异议书等副本之日起30日内答辩，被异议人在限定期限内未作出书面答辩的，视为放弃答辩权利，异议程序照常进行。

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2、商标异议答辩代理流程说明

①、联系客户，通知商标异议答辩事宜，将材料扫描发于客户。

将异议方的理由详解讲解给客户。

了解客户答辩意向。

（注：

和客户说明答辩是不收取官费的，只收取代理费）