综合档案室建设方案及设备预览表三篇.docx
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综合档案室建设方案及设备预览表三篇
综合档案室建设方案及设备预览表三篇
篇一:
综合档案室设备设施一览表
(参考方案)
1、库房
(1)档案库房、阅览室、办公室实行三分开,但位置不能相距太远;
(2)档案库房面积要求满足单位档案管理需要,并有一定预留空间(20-30年);
(3)档案库房要实现“三铁”:
铁门、铁窗、铁柜(架);
(4)档案库房要达到“八防”要求:
防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物(虫、霉、鼠等)。
2、设备
(1)档案盒1996年以后使用无酸纸封底面、档案盒;
(2)档案柜(架)数量充裕而且质量好:
①档案柜(架)以能放A4规格的为好;
②档案柜(架)数量要求能满足今后20-30年左右发展的需要,越充裕越好。
(3)根据实际需要配备必要的管护设备:
序号
设备名称
推荐使用
使用范围
说明
1
直列式档案密集架
据实际选用
库房
防火、防尘。
2
空调
据实际选用
库房、办公、阅览
防潮、防高温、防有害气体。
3
抽湿机、排气扇
据实际选用
库房
防潮。
4
双层
窗帘
内层:
普通窗帘布
据实际选用
库房、办公、阅览
防光、防高温。
外层:
防紫外线窗帘布
5
铁门、铁窗
据实际选用
库房、办公、阅览
防火、防盗、防有害生物(鼠等)。
6
七氟丙烷气体灭火
两种同时选用
库房
防火,库房内不能使用水剂灭火器。
干粉灭火器
办公、阅览、其它
防火,库房内不能使用水剂灭火器,公共场所用消防栓水喷淋灭火系统。
7
温湿
度计
双金属片式温湿度计
两种之一
库房
最好不要使用毛发温湿度计,因为不太准确,且使用年限短。
干湿球温湿度计
8
防
虫
药
天然芳香中草药
防霉驱杀虫药
四种交替
轮流使用
库房
多种交替轮流使用,防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。
抗霉杀虫片
天然防蛀剂
中药防蛀防霉剂
9
计算机及适用的档案管理软件
据实际选用
办公
10
移动硬盘(80G以上)
据实际选用
办公
用于备份档案数据(目录条目、电子文件)。
11
复印机
办公
可与综合部合用,不须单独配置。
12
照相机
据实际选用
办公
可与综合部合用,不须单独配置。
13
自动号码机
长城42型
办公
打页码、件号用
14
8位号码印
据实际选用
办公
填盖档案盒背脊年度、备考表日期用
15
黑色印油、红色印油及印台
据实际选用
办公
16
平边切刀
弓箭牍/浙江省义乌市照相切刀总厂
办公
用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等。
17
自动
手钻
电动手钻
日立牌HITACHIFD10SA
办公
用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔。
日立牌比较静音且质量好。
钻咀(3.5㎜、4㎜)
18
多用插座拖把(3M)
据实际选用
办公
用于电钻使用时电线不够长时使用。
19
大铁夹(20个)
据实际选用
办公
用于装订时夹牢固定纸张。
20
白色棉线(股扎或线球)
及穿针
据实际选用
办公
用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。
用棉质,不用尼龙。
21
木砧板(直径约30㎝)
据实际选用
用于电钻钻孔时作垫板。
22
装订机
订书机
普通
据实际选用
办公
厚层
23
不锈钢
订书钉
6㎜
云南乐春天牌或其它
办公
用于装订的档案、档案目录、汇编等。
归档文件必须用不锈钢订书钉。
13㎜
17㎜
24
起钉机
据实际选用
办公
25
美工刀(界纸刀)及刀片
据实际选用
办公
26
直尺
据实际选用
办公
27
剪刀
据实际选用
办公
28
胶水
据实际选用
办公
29
双面胶(1-4㎝)
据实际选用
办公
贴标签等用。
30
透明胶
据实际选用
办公
贴标签等用。
31
档号章(1套)
据实际选用
办公
档号章包括(文书档号章、文书归档改革档号章、科技档号章、会计档号章、保管期限章、英文字母粒、阿拉伯数字粒、汉字粒<○-九>)、碳素(或黑色)印台、红色朱砂印台等。
32
档案目录柜(全玻璃移门柜850W×420D×1880H)㎜
江门华堡“7580全玻璃移门柜”
办公、阅览
亚光静电喷塑,乳白色,全玻璃搪门,内分五层,每层放A4均可。
用于存放档案目录、文件汇编、编研材料、全宗卷、图书资料等。
33
办公台及椅子
据实际选用
办公、阅览
档案员档案办公及借阅时阅览用。
34
电脑台及椅子
据实际选用
办公
档案员档案办公用。
35
打印机
HP激光打印机A4
办公
档案员档案办公、打印档案目录等用。
36
档案整理工作台及椅子
(约2.4M×1.2M)
据实际选用
办公、阅览
档案员整理档案用。
37
储物柜
据实际选用
办公、阅览
用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖把、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。
综合档案室设备设施参考图案价格
参考图案
设备设施名称/规格
参考价格
直列式档案密集架
700-1000元/立方米
防紫外线窗帘布
30-50元/米
七氟丙烷气体灭火
5-8万元/套
干粉灭火器
150-300元/个
毛发指针式温湿度计
10-50元/个
双金属片式温湿度计
30-250元/个
干湿球温湿度计
5-15元/个
天然芳香中草药防霉驱杀虫药
抗霉杀虫片
天然防蛀剂
中药防蛀防霉剂
计算机及适用的档案管理软件
2900元/套
移动硬盘(80G以上)
300-1000元/个
自动号码机
40-100元/个
8位号码印
3-5元/个
黑色印油
红色印油
印台
平边切刀
90-150/张
自动手钻
200-300元/个
大铁夹(20个)
1-4元/个
白色棉线(股扎或线球)及穿针
1-3元/扎
木砧板(直径约30㎝)
10-50元/个
不锈钢订书钉
4-6元/盒
装订机订书机
5-30元/台
档号章(1套)
50-100元/套
档案目录柜(全玻璃移门柜850W×420D×1880H)㎜
700-800元/套
SK-6-9十五门储物柜
950W×420D×1880H
700-800元/套
XX年X月X日
篇二:
综合档案室建设方案
为了对公司及所属企业的各类文件、档案进行综合统一管理,防止资料在分散保存、调用时流失、损坏,现拟在集团办公室建立综合档案室。
一、档案室归档文件项目:
(一)公司在工作活动中不断产生和形成的各种文件材料;
(二)专项工作及科技项目合作、协作单位形成的相关档案材料;
(三)企业发展立项、项目设计、施工等单位和设备厂商移交的相关档案材料;
(四)产权转让、土地房产、设施设备等产权档案材料;
(五)新闻媒体报道,反映单位活动的有关资料,以及其他单位和个人形成和保存的与本单位活动有关的资料;
(六)其他涉及公司相关的实物档案。
二、档案室组建计划:
(一)、3月底完成档案室库房的整改及各企业单位档案的数量、规模以及档案管理现状情况调查。
(二)、根据档案了解情况,拟定综合档案室的存放方式及初始目录。
(三)、列出档案室设备清单,提交王总审批,采供部采购,尽快完成档案室内设备安装及组建。
(四)、4月中旬安排专人专车到各企业将所有存档的资料,收集到综合档案室,初步完成档案移交、归档工作。
(五)、4月底完成所有档案的重新建档、立卷、编号,并完成用专用管理软件的登记录入工作。
建立完整的、便于保管、查询的档案管理系统。
(六)、专(兼)职人员继续完善所有档案的整理、修复工作,并按档案管理实施细则严格执行档案的收集、统计、借阅、销毁等制度。
(七)、以后各企业根据有关档案法规的规定和要求,取得的各种文件资料原则上由本单位负责立卷和归档,按要求定期或不定期向集团公司档案部门移交保管。
(八)、如企业需留用,可留复印件,档案的转移均要办理好相关的文字手续。
XX集团办公室
年月日
档案分类方案、归档范围、保管期限表
分类方案
归档范围
管理
期限
考核评定
种类
类别
文
书
档
案
综
合
类
上级职能部门来文
永久
1
集团公司发文
永久
5
集团公司及各分公司总结、会议纪要、制度等
永久
3
集团公司下发的通知、领导讲话、工作计划等
短期
5
会议纪要
长期
1
集团公司下属各单位的请示、报告及批复
短期
3
报刊刊登的关于骏王集团公司及所属各单位的各种资料
长期
1
集团公司及企业文化宣传刊物
长期
1
集团公司及所属各单位的先进表彰及处罚记录
长期
1
集团公司及所属各单位的合同、协议
永久
5
集团公司及所属各单位的验资报告、评估报告
永久
1
集团公司及所属各单位的可行性研究报告
永久
1
集团公司及所属各单位车辆、财产等保险资料
永久
3
集团公司及所属各单位的各类证照
永久
5
集团公司及所属各单位的各种仲裁资料
永久
3
集团公司及所属各单位的人事档案资料
长期
5
集团公司及所属各单位的劳资资料
长期
1
科
技
档
案
基
本
建
设
类
建设工程的可行性研究、工程选址、土地征用及呈报审批的报告、计划、方案
永久
1
基建工程施工的报告、批复、合同、协议
长期
5
基建工程地质、水文勘察的报告、记录
长期
3
基建工程设计图、设计计算书及修改图样、施工图纸
长期
1
基建工程会议纪要
长期
1
基建工程竣工图、验收、工程决算报告
永久
3
关于公有住房买卖协议书、售价评估表、减免申请单、产权证、保险证缴款通知书、存根等
长期
1
设备仪器类
设备、仪器的引进(购进)计划、批复、合同、协议
长期
5
设备仪器的图样、使用、说明、合格证书、配件目录及安装调试验收材料
长期
3
设备运行、检查维修记录、设备仪器的改装、报废的报告方案、总结
长期
1
会
计
会计凭证类
原始凭证和记账凭证
15年
3
银行存款余额调节表
3年
1
有价证券
5年
1
会计账薄类
会计总账、明细帐
15年
1
现金出纳帐
25年
1
银行存款帐
25年
1
固定资产明细帐
5年
1
分类方案
归档范围
管理期限
考核评定
种类
类别
档
案
财务报告类
会计预决算、年度报表及会计分析材料
永久
2
会计月报表、纳税月报表
5年
1
企业各类统计报表
5年
1
其他类
会计移交清单
15
2
会计档案保管清册
25年
1
会计档案销毁清册
25年
1
声像档案
照片类
上级领导来我单位视察工作时的照片
永久
1
集团公司所属各单位活动照片
长期
1
集团公司领导参加各种会议照片
长期
1
录像类
上级领导来我单位视察工作的录像资料
永久
1
本单位历次重大活动的录像资料
永久
1
实
物
档
案
荣誉类
奖状、奖章、证书、合格证(省级以上永久、地市级长期)
永久长期
1
锦旗、奖杯、奖牌(省级以上永久、地市级长期)
聘书、任命书
永久
1
单位互赠的重要纪念品
永久
1
印章类
停止使用的内部机构、业务印章
永久
1
其它类
其它有保存价值的实物
永久长期
1
管理业务丛书或相关刊物
电子档案
磁盘类
本单位制发的各种重要文件、资料等
机关购买的各类管理、使用软件
长期
1
光盘
机关购买的各类管理、使用软件
长期
1
篇三:
综合档案室建设方案
一、各档案库的建筑及技术参数:
1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放,还必须考虑一定的发展空间。
2、地面承重最大容量为1240公斤/平米,不得小于800公斤/平米,采用密集架时应不大于1200公斤/平米。
3、密集架每组分为六层搁板,每层搁板承重为80公斤,柜体自重为80公斤。
4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。
5、一般档案室门高2m,宽1m,特殊档案室可加高,加宽门。
要求门窗必须加防尘橡胶条密封,窗户建议采用防盗窗,门采用防火、防盗门。
6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室(库),消防栓不应设在档案室(库)内,应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖,防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。
管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实,其他墙身孔洞也应采取防护措施,底层地面应采用坚实地坪。
二、档案室的采光、通风要求
1、采光度(自然光和人造光)两种,在正常的情况下,我们应该采用自然光照射,但在条件不允许的情况下,我们应和人造光来照明。
2、档案室、查阅档案及其他技术用户应防日光直射,并均应消除紫外线对档案、资料的危害。
3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时,应选用防爆灯,防止用电时间过长发生失火。
灯光,当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。
4、档案室通风也应采用自然风,如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。
三、档案室温湿度要求
1、不论气候条件如何,有条件的情况下均应设置长年的温控装置,温度相对湿度要求如下表。
温湿度范围14℃~24℃不小于14℃不大于24℃,有温度调节设备的,温度的变化幅度不得超过温度±2℃,相对湿度45%RH不大于60%RH,有湿度调节设备的相对湿度的日变化幅度不得超过±5%。
注意:
温、湿度的测量点,是指在地面以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。
2、对于干燥的地区可采用加湿机,定期用湿拖把拖地来保证环境湿度。
3、湿度过大的地区,如南方地区可采用抽湿机。
4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。
确需采用时,应采取有效措施,严防漏水、漏气,且采暖系统不应有过热现象。
四、档案室洁净度要求
1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。
2、开向室外的门窗宜设置纱门,纱窗,外窗应具有较好的防尘功能。
3、定期打扫室内卫生,清洗防尘网。
五、档案室防雷接地要求1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜:
计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。
2、接地引入线的长度不应该超过30m,其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。
接地线不得使用铝材,不同金属互连时,应防止电化腐蚀。
六、档案室电源要求
1、如果电压稳定性不能满足要求,应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。
2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷,应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。
3、蓄电池一般设计两组并联,UPS蓄电池一般只设计一组UPS设计需要设计冗余备份,可以采用串联或并联方式。
采用逆变器/UPS时,主要敦变器按最大功率确定,有条件最好配备一台备用。
4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。
七、档案库房要求
1、档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14℃~24℃,有设备的库房日变化幅度不超过±2℃,相对湿度应控制在45%~60%,有设备的库房日变化幅度不超过±5%。
保存母片的胶片库温度应控制在13℃~15℃,相对湿度应控制在35%~45%。
2、各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表,潮湿地区应配备去湿机,专门库房应安装空调设备。
3、库房内外温湿度应定时测记,一般每天两次,掌握温湿度变化情况,随时予以控制调节,注意积累库房温湿度变化的资料,每年进行一次综合分析,以便掌握库内外温湿度变化规律,制定综合管理计划。
4、空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。
温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。
5、档案柜密集回应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙不小于10cm,柜侧间距不小于60cm),成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降温。
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- 综合 档案室 建设 方案 设备 预览 表三篇